Biroja vadītājs vai juridiskais darbinieks sagatavo dokumentus digitālai parakstīšanai, norīko atbilstošos parakstītājus, nosūta dokumentu, izmantojot e-parakstīšanas platformu, un saglabā parakstīto rezultātu dokumentu pārvaldības sistēmā. No pirmā acu uzmetiena tā ir atkārtojama, labi pārskatāma soļu virkne. Tomēr atbilde uz jautājumu, vai AI var to pārņemt, ir: daļēji, un tikai noteiktos apstākļos.
Strukturētība ar vērtējumu 4 ir augsta: pie fiksēta dokumenta veida, piemēram, standarta līguma vai piegādes līguma, precīzi ir zināms, kādi lauki jāaizpilda, kur atrodas paraksta lauki un kādā secībā parakstītājiem jāparakstās. Šis uzdevums labi noformulējams kā noteikumu kopums, tāpēc ir piemērots automatizētai apstrādei. Apjoms (4) šo priekšstatu pastiprina: uzņēmumiem, kas ļauj parakstīt daudzus līdzīgus dokumentus, sistēma, kas pārņem atkārtojamo darbu, dod labumu.
Tomēr strukturētība ir spēkā tikai tik ilgi, kamēr dokumenta veids ir fiksēts. Tiklīdz organizācija strādā ar dažādiem līgumu veidiem, ar apspriestiem pielikumiem vai dokumentiem, kuros parakstītājs mainās katrā gadījumā, automatizācijas pamats izzūd. Tad kādam vispirms jānoteic, kāda veidne un process ir piemērojams, un tieši šī daļa nav nofiksējama kā fiksēts maršruts.
Divas asis, kas šo vērtējumu patiesībā nosaka, ir kļūdu izmaksas (2) un atbilstība (2), un tās ir nelabvēlīgas. Parakstīšanas process ietekmē dokumenta juridisko spēku. Ja sistēma norīko nepareizu personu par parakstītāju, ja parakstas uz nepareizas līguma versijas, vai ja parakstītais dokuments netiek pareizi arhivēts, rodas problēmas, kuras nav iespējams atrisināt ar vienkāršu korekciju. Nepareizi parakstīts darba līgums vai piegādes līgums ar nepareizu parakstīšanas tiesīgo personu var radīt juridiskas sekas, kas krietni pārsniedz automatizācijā iegūto laika ieguvumu.
Tādēļ AI loma šeit ir ierobežota līdz atbalstam: dokumenta sagatavošanu, standarta lauku aizpildīšanu un nosūtīšanu, izmantojot e-parakstīšanas platformu, var veikt ar noteikumiem un robotizēto procesu automatizāciju (RPA). Bet atbilstošā parakstītāja norīkošana, jo īpaši, kad ir svarīga parakstīšanas tiesības, amats vai pilnvarojums, prasa novērtējumu, ko nevar vienkārši atstāt sistēmas ziņā. Tieši šeit parādās taksonomijas otrā kategorija: AI var izteikt priekšlikumu, bet cilvēkam šo priekšlikumu jāapstiprina vai jānoraida, ar pamatojumu.
Tas, vai automatizācija šeit darbojas, ir atkarīgs no divām lietām. Pirmkārt: vai pastāv fiksēts parakstīšanas process katram dokumenta veidam? Standarta līgumam ar fiksētu struktūru to var automatizēt; dokumentiem, kas tiek veidoti katram gadījumam atsevišķi, to nevar. Otrkārt: vai pareizo parakstītāju var precīzi noteikt, izmantojot fiksētus datus, piemēram, amatu vai lomu sistēmā? Ja šī identifikācija ir vienkārša un nepārprotama, sistēma var atbalstīt šo soli. Tiklīdz parakstīšanas tiesības ir atkarīgas no konteksta, piemēram, līguma summas apmēra vai konkrētas pilnvaras, ir nepieciešams cilvēka novērtējums.
Tas arī izskaidro, kāpēc rezultāts dažādās organizācijās atšķiras. Uzņēmums, kas mēnesī paraksta simtiem līdzīgu piegādātāju līgumu ar fiksētu parakstīšanas tiesīgo personu katram līguma veidam, var automatizēt lielu daļu procesa un cilvēka lomu ierobežot ar izlases pārbaudi. Organizācijai, kas apstrādā galvenokārt individuāli pielāgotus līgumus, apvienošanas dokumentus vai līgumus ar mainīgām pilnvarām, automatizācija dod maz: tur katrs solis ir unikāls, un dārgas kļūdas risks ir pārāk liels, lai to atstātu sistēmas ziņā.
Salīdzinājums ar citiem kontroles uzdevumiem šeit ir noskaidrojošs. Tāpat kā klientu un partneru pārbaudē pret sankciju sarakstiem, arī šeit: AI var radīt priekšlikumu vai signālu, bet galīgais novērtējums un atbildība paliek pie cilvēka, tiklīdz kļūdas sekas ir smagas. Parakstīšanas procesam ir šī pati īpašība: kļūdas izmaksas ir pietiekami augstas, lai neieteiktu pilnīgu automatizāciju, kaut arī uzdevums uz papīra ir labi strukturēts.
Ja runa ir par jau parakstītu dokumentu arhivēšanu, priekšstats gan mainās. Parakstīto dokumentu glabāšana un pieejamības nodrošināšana ir ļoti līdzīga uzdevumam, kas aplūkots lapā par papīra arhīva digitalizēšanu un pieejamības nodrošināšanu, un tur automatizācijas iespējas ir krietni labvēlīgākas nekā parakstītāju norīkošanā.
Uzmanību: ja šis uzdevums ir saistīts ar amata izmaiņām vai personāla izvietošanu, tam ir savas juridiskas prasības; šī lapa attiecas tikai uz pašu uzdevumu, nevis uz sekām darbiniekiem.
Secinājums ir tāds, ka standarta dokumentu sagatavošanu un nosūtīšanu parakstīšanai var atbalstīt ar noteikumiem vai RPA, bet atbilstošā parakstītāja norīkošana un rezultāta uzraudzība paliek cilvēku darbs, kamēr kļūdu izmaksas un atbilstības riski ir augsti. Vēlaties zināt, kā tas izpaužas jūsu pašu organizācijā, tostarp citos biroja vadītāju vai juridisko darbinieku uzdevumos? Bezmaksas ātrā pārbaude ftetoai.com divpadsmit jautājumos, bez konta, sniedz norādi, kāda daļa no jūsu profila stundām šodien ir pārņemama ar AI. Pilnā darba pārbaude ar padziļinātu analīzi katram uzdevumam vēl ir izstrādes procesā.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.