Nagyrészt igen, de nem előzetes megállapodások nélkül. A tervezés, átütemezés és a konfliktusok megoldása egy vagy több személy naptárában olyan feladat, amely jól alkalmas egy AI-ügynök számára, amely önállóan dolgozik az Ön által rögzített szabályokon belül, emberi kontrollal azokon a pontokon, ahol ez szükséges. Ez más válasz, mint "igen, teljesen automatikusan", és más, mint "nem, ez emberi munka". Valahol a kettő között van, és pontosan hol, az attól függ, hogyan kezeli szervezete a megbeszéléseket és a prioritásokat.
Három tengely határozza meg itt az eredményt: mérlegelési tér, mennyiség és strukturáltság.
A mennyiség magas. Egy vezetői asszisztens, aki több vezető naptárát kezeli, egy átlagos napon több tucat kérést dolgoz fel: új találkozók, áthelyezések, kettős foglalások, amelyeket meg kell oldani. Ez pontosan az az ismétlődő munka, ahol egy AI-ügynök időt szabadít fel, mert a jó tervezés mögötti szabályok nagyrészt rögzíthetők: ki élvez elsőbbséget, mely blokkok szentek, mennyi időt vesz igénybe az utazás a helyszínek között.
A strukturáltság közepesen pontoz, egy 3-as. A naptár strukturált rendszer, időpontokkal, résztvevőkkel és helyszínekkel, de az azt körülvevő bemenet, egy e-mail, amelyben "lehet csütörtökön is, de nem tizenegy előtt", strukturálatlan szöveg, amelyet előbb konkrét javaslattá kell alakítani. A modern nyelvi modellek ezt képesek átfordítani, ami ezt mássá teszi, mint tíz évvel ezelőtt volt.
A mérlegelési tér a fordulópont, ez is egy 3-as. Egy egyszerű megbeszélésnél két szabad ember között kevés mérlegelésre van szükség. Egy konfliktusnál egy visszatérő csapatmegbeszélés és egy ügyfél kérése között ez már más: ki engedjen, melyik találkozó fontosabb a szervezet számára, van-e politikai súlya annak, kit helyeznek át. Ez a mérlegelés automatizálható, amíg a prioritási szabályok kifejezetten rögzítve vannak. E szabályok hiányában a döntés visszahull egy emberre.
A fizikai munka nem játszik szerepet, ez teljes mértékben képernyő előtti munka, ami az 5-ös pontszámot magyarázza. A megfelelés (compliance) is 5-ös pontszámot kap: ritkán vannak olyan törvényi kötelezettségek, amelyek egy megbeszélés megtervezéséhez kapcsolódnak, így ez az akadály hiányzik.
A kreativitás alacsonyan pontoz, egy 2-es, és pontosan ez az, ami miatt ez a feladat jól alkalmas az automatizálásra: nincs szükség új ötletre, csak a szabályok helyes alkalmazására. A hibaköltség 3-as pontszámot kap: egy rosszul betervezett belső megbeszélés egy telefonhívással helyreállítható, de egy hiba egy nagy ügyféllel való találkozónál vagy egy igazgatósági ülésnél többet kóstál. Az ügyfélkapcsolat is 3-as pontszámot kap, ami azt jelenti, hogy a találkozók egy része tisztán belső, egy része pedig külső, más hangnemmel és más érzékenységgel.
Tegyük fel: egy igazgatónak minden kedd reggel rögzített megbeszélése van, és egy ügyfél olyan beszélgetést kér, amely csak arra a reggelre fér bele. Egy AI-ügynök, amelynek világos szabályai vannak ("ennek a szegmensnek az ügyfélbeszélgetései elsőbbséget kapnak a belső megbeszélésekkel szemben, kivéve a havi igazgatósági megbeszélést"), önállóan megoldhatja ezt: áthelyezi a megbeszélést, tájékoztatja az érintetteket, új időpontot javasol. E szabály hiányában az ügynök egy olyan döntésnél akad el, amely valójában politikai jellegű, és akkor egy emberre van szükség a döntéshez.
Egy másik vállalatnál, ahol az igazgató maga akar eseti alapon dönteni arról, ki kapjon elsőbbséget, a mérleg másképp áll. Ott az AI-ügynök egy javaslatgenerátor, amely opciókat ajánl fel, nem pedig egy ügynök, amely önállóan átütemez. Ugyanez érvényes a VIP-találkozókra: egy beszélgetés egy nagyrészvényessel vagy egy igazgatósági szintű állásinterjú gyakrabban igényel emberi ránézést, mielőtt valami véglegesen rögzül vagy áthelyeződik.
Azoknál a vállalatoknál, amelyeknek szigorúan rögzített prioritási logikájuk és digitális naptárkultúrájuk van, a naptárkezelés ma már nagyrészt egy ügynökön keresztül fut, és egy ember csak kivételes esetekben lép közbe. Azoknál a vállalatoknál, ahol a megbeszélések laza üzenetküldő alkalmazásokon és szóbeli ígéreteken keresztül futnak, ez még messze van, nem azért, mert a technológia nem tudja megoldani, hanem mert a bemenet túl rendezetlen az automatizáláshoz.
Ez a feladat egyébként nem áll elszigetelten a titkársági munka egyéb részeitől. Aki a naptárkezelést vizsgálja, gyakran szomszédos feladatokba botlik: a tárgyalótermek és eszközök lefoglalása, a látogatók fogadása és bejelentése, és szabványos levelek és formanyomtatványok elkészítése. Ezek külön feladatok saját pontszámaikkal, de gyakran ugyanazokat a rendszereket és ugyanazt a szerepet osztják meg, ami azt jelenti, hogy egy elmozdulás az egyikben gyakran elmozdulást hoz a másikban is. Aki szélesebben szeretne körülnézni a naptáron túl, azt is megvizsgálhatja, hogyan követik nyomon a célok és projektek előrehaladását, mivel a naptárkezelés gyakran érinti ezt.
Ez nem személyzeti tanács és nem argumentum egy valaki pozíciójáról szóló döntéshez. Amit egy szervezet a felszabadított órákkal tesz, az a szervezet saját dolga; erre saját törvényi előírások vonatkoznak. Amit itt leírtunk, az a feladat felmérése, nem az azt jelenleg végző személyé.
A fenti pontszámok sem pontos százalékok, hanem irányjelzők; hogyan kell olvasni egy olyan jelzést, mint "nagyrészt", és mit mond és mit nem mond egy tartomány, azt ez a magyarázat a tartományokról fejti ki.
Ahhoz, hogy lássa, hogyan áll ez az Ön saját helyzetében, saját belső és külső találkozók keverékével, saját prioritási szabályaival és saját rendszereivel, egy rövid teszt többet ér egy általános becslésnél. A FTE TO AI ingyenes gyorstesztje tizenkét kérdésből áll, fiók nélkül, és jelzést ad arról, hogy ebben a profilban ma az órák mekkora része vehető át AI által. A teljes munkafelmérés, amely egy egész vállalat munkáját feladatról feladatra számítja át fte-kapacitásra, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.