Em grande parte, mas não sem acordos prévios. Agendar, remarcar e resolver conflitos na agenda de uma ou várias pessoas é uma tarefa que se presta bem a um agente de IA que trabalha de forma autónoma dentro de regras que a organização define, com controlo humano nos momentos em que isso é necessário. Esta é uma resposta diferente de "sim, totalmente automático", e também diferente de "não, isto é trabalho humano". Situa-se entre os dois, e onde exatamente depende de como a sua organização gere reuniões e prioridades.
Três eixos determinam aqui o resultado: margem de julgamento, volume e grau de estruturação.
O volume é elevado. Um assistente de gestão que administra as agendas de vários dirigentes processa, num dia médio, dezenas de pedidos: novos compromissos, alterações, marcações duplicadas que precisam de ser resolvidas. Este é exatamente o tipo de trabalho repetitivo em que um agente de IA liberta tempo, porque as regras subjacentes a um bom planeamento são, em grande medida, definíveis: quem tem prioridade, que blocos são intocáveis, quanto tempo demora o deslocamento entre localizações.
O grau de estruturação obtém uma pontuação média, um 3. Uma agenda é um sistema estruturado com horários, participantes e localizações, mas a informação em torno dela, um e-mail com "também pode ser quinta-feira, mas não antes das onze", é texto não estruturado que primeiro precisa de ser traduzido para uma proposta concreta. Os modelos de linguagem modernos conseguem fazer essa tradução, o que torna isto diferente de há dez anos.
A margem de julgamento é o ponto de viragem, também um 3. Numa marcação simples entre duas pessoas disponíveis, há pouco a decidir. Num conflito entre uma reunião de equipa recorrente e um pedido de um cliente, a situação é diferente: quem cede, que compromisso é mais importante para a organização, existe uma carga política em quem é remarcado. Esse julgamento pode ser automatizado desde que as regras de priorização estejam explicitamente definidas. Sem essas regras, a decisão recai novamente sobre uma pessoa.
O trabalho físico não desempenha qualquer papel, isto é totalmente trabalho de ecrã, o que explica a pontuação de 5. A conformidade também obtém 5: raramente existem obrigações legais associadas ao agendamento de um compromisso, pelo que esse obstáculo não existe.
A criatividade obtém uma pontuação baixa, um 2, e é precisamente por isso que esta tarefa se presta bem à automatização: não é necessária nenhuma ideia nova, apenas uma aplicação correta de regras. Os custos de erro obtêm um 3: um compromisso interno mal agendado corrige-se com um telefonema, mas um erro num compromisso com um cliente importante ou numa reunião de administração custa mais. O contacto com clientes também obtém um 3, o que significa que uma parte dos compromissos é puramente interna e outra parte externa, com um tom e uma sensibilidade diferentes.
Suponhamos: um diretor tem uma reunião fixa todas as terças-feiras de manhã, e um cliente pede uma conversa que só encaixa nessa manhã. Um agente de IA com regras claras ("as conversas com clientes deste segmento têm prioridade sobre reuniões internas, exceto a reunião mensal de administração") pode resolver isto de forma autónoma: remarcar a reunião, informar os envolvidos, propor um novo horário. Sem essa regra, o agente fica bloqueado numa escolha que é, na verdade, política, e nesse caso é necessária uma pessoa para decidir.
Noutra empresa, onde o diretor prefere decidir caso a caso quem tem prioridade, o equilíbrio é diferente. Nesse caso, o agente de IA é um gerador de propostas que apresenta opções, não um agente que remarca de forma autónoma. O mesmo se aplica a compromissos VIP: uma conversa com um grande acionista ou uma entrevista de emprego a nível de direção exige mais frequentemente um olhar humano antes de algo ficar definitivamente marcado ou remarcado.
Em empresas com uma lógica de priorização bem definida e uma cultura de agendas digitais, a gestão de agendas já funciona hoje, em grande parte, através de um agente, com uma pessoa que apenas intervém em excepções. Em empresas onde os compromissos são feitos através de aplicações de mensagens dispersas e acordos verbais, isso ainda está longe, não porque a tecnologia não seja capaz, mas porque a informação de entrada é demasiado desorganizada para ser automatizada.
Aliás, esta tarefa não está isolada do resto do trabalho de secretariado. Quem analisa a gestão de agendas depara-se frequentemente com tarefas adjacentes: a reserva de salas de reunião e instalações, a receção e registo de visitantes, e a elaboração de cartas e formulários padrão. São tarefas distintas com as suas próprias pontuações, mas partilham frequentemente os mesmos sistemas e a mesma função, o que significa que uma mudança numa delas frequentemente acarreta uma mudança na outra. Quem quiser ter uma visão mais ampla do que apenas a agenda pode também verificar como é monitorizado o progresso de objetivos e projetos, uma vez que a gestão de agendas frequentemente se cruza com isso.
Isto não é aconselhamento sobre pessoal nem um argumento para uma decisão sobre a função de alguém. O que uma organização faz com as horas libertadas é da responsabilidade da própria organização; aplicam-se aí requisitos legais próprios. O que aqui está escrito é uma avaliação da tarefa, não da pessoa que atualmente a executa.
As pontuações acima também não são percentagens exactas, mas sim uma indicação de direção; a forma como deve ler uma indicação como "em grande parte", e o que uma faixa de valores diz e não diz, está explicado em esta explicação sobre faixas de valores.
Para ver como isto se aplica à sua própria situação, com a sua própria combinação de compromissos internos e externos, as suas próprias regras de priorização e os seus próprios sistemas, um teste curto vale mais do que uma estimativa geral. O quickscan gratuito da FTE TO AI consiste em doze perguntas, sem necessidade de conta, e fornece uma indicação de que parte das horas neste perfil pode, hoje, ser assumida pela IA. O scan de trabalho completo, que calcula o trabalho de toda uma empresa, tarefa a tarefa, em termos de capacidade de fte, está ainda em desenvolvimento.
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