En grande partie, mais pas sans accords préalables. Planifier, déplacer et résoudre les conflits dans l'agenda d'une ou plusieurs personnes est une tâche qui se prête bien à un agent IA travaillant de manière autonome dans le cadre de règles que vous établissez, avec un contrôle humain aux moments qui l'exigent. C'est une réponse différente de "oui, entièrement automatique", et différente aussi de "non, c'est du travail humain". Elle se situe entre les deux, et l'endroit précis dépend de la manière dont votre organisation gère les réunions et les priorités.
Trois axes déterminent ici le résultat : la marge d'appréciation, le volume et le degré de structuration.
Le volume est élevé. Un ou une assistant(e) de direction qui gère les agendas de plusieurs dirigeants traite en moyenne des dizaines de demandes par jour : nouveaux rendez-vous, déplacements, doubles réservations à résoudre. C'est exactement le genre de travail répétitif où un agent IA libère du temps, car les règles derrière une bonne planification peuvent en grande partie être formalisées : qui a la priorité, quels créneaux sont intouchables, combien de temps dure le trajet entre deux lieux.
Le degré de structuration obtient un score moyen, un 3. Un agenda est un système structuré avec des horaires, des participants et des lieux, mais les échanges qui l'entourent, un e-mail du type "est-ce que jeudi peut aussi convenir, mais pas avant onze heures", constituent du texte non structuré qui doit d'abord être traduit en une proposition concrète. Les modèles de langage modernes savent effectuer cette traduction, ce qui change la donne par rapport à il y a dix ans.
La marge d'appréciation est le point charnière, également un 3. Pour un rendez-vous simple entre deux personnes disponibles, il y a peu à apprécier. En cas de conflit entre une réunion d'équipe récurrente et une demande d'un client, la situation est différente : qui cède, quel rendez-vous est le plus important pour l'organisation, y a-t-il une dimension politique dans le choix de qui est déplacé. Cette appréciation peut être automatisée à condition que les règles de priorisation soient explicitement formalisées. Sans ces règles, la décision retombe sur un être humain.
Le travail physique n'entre pas en jeu, il s'agit entièrement de travail sur écran, ce qui explique le score de 5. La conformité obtient également un 5 : il existe rarement des obligations légales liées à la planification d'un rendez-vous, cet obstacle est donc absent.
La créativité obtient un score faible, un 2, et c'est précisément pour cela que cette tâche se prête bien à l'automatisation : il ne s'agit pas d'avoir une nouvelle idée, mais d'appliquer correctement des règles. Le coût de l'erreur obtient un 3 : un rendez-vous interne mal planifié se corrige par un coup de téléphone, mais une erreur sur un rendez-vous avec un grand client ou lors d'une réunion du conseil d'administration coûte davantage. Le contact client obtient également un 3, ce qui signifie qu'une partie des rendez-vous est purement interne et une autre externe, avec un ton et une sensibilité différents.
Supposons qu'un directeur ait une réunion fixe chaque mardi matin, et qu'un client demande un entretien qui ne convient que ce matin-là. Un agent IA disposant de règles claires ("les entretiens clients de ce segment sont prioritaires sur les réunions internes, sauf la réunion mensuelle de direction") peut résoudre cela de manière autonome : déplacer la réunion, informer les personnes concernées, proposer un nouveau créneau. Sans cette règle, l'agent se retrouve bloqué face à un choix qui est en réalité politique, et il faut alors un être humain pour décider.
Dans une autre entreprise, où le directeur souhaite décider lui-même au cas par cas qui a la priorité, l'équilibre est différent. L'agent IA devient alors un générateur de propositions qui présente des options, et non un agent qui déplace les choses de manière autonome. Il en va de même pour les rendez-vous VIP : un entretien avec un actionnaire majoritaire ou un entretien d'embauche au niveau de la direction requiert plus souvent le regard d'un être humain avant que quelque chose ne soit définitivement fixé ou déplacé.
Dans les entreprises dotées d'une logique de priorisation strictement définie et d'une culture des agendas numériques, la gestion des agendas passe déjà aujourd'hui en grande partie par un agent, un humain n'intervenant que pour les exceptions. Dans les entreprises où les rendez-vous se règlent via des applications de messagerie éparses et des engagements oraux, on en est encore loin, non pas parce que la technologie en est incapable, mais parce que les données d'entrée sont trop désordonnées pour être automatisées.
Cette tâche n'est d'ailleurs pas isolée du reste du travail de secrétariat. Qui examine la gestion des agendas se heurte souvent à des tâches connexes : la réservation de salles de réunion et d'équipements, l'accueil et l'enregistrement des visiteurs, et la rédaction de lettres types et de formulaires. Ce sont des tâches distinctes avec leurs propres scores, mais elles partagent souvent les mêmes systèmes et le même rôle, ce qui signifie qu'une évolution dans l'une entraîne souvent une évolution dans l'autre. Pour élargir la perspective au-delà du seul agenda, on peut aussi se pencher sur la manière dont le suivi de l'avancement des objectifs et des projets est assuré, car la gestion des agendas y touche souvent.
Ceci n'est pas un conseil en ressources humaines ni un argument en faveur d'une décision concernant la fonction de quelqu'un. Ce qu'une organisation fait des heures libérées relève de l'organisation elle-même ; des exigences légales propres s'appliquent à cela. Ce qui figure ici est une estimation de la tâche, pas de la personne qui l'exécute actuellement.
Les scores ci-dessus ne sont pas non plus des pourcentages exacts mais une indication de tendance ; la manière de lire une indication telle que "en grande partie", et ce qu'une fourchette dit ou ne dit pas, est expliquée dans cette explication sur les fourchettes.
Pour voir comment cela se présente dans votre propre situation, avec votre propre combinaison de rendez-vous internes et externes, vos propres règles de priorisation et vos propres systèmes, un court test vaut mieux qu'une estimation générale. Le quickscan gratuit de FTE TO AI se compose de douze questions, sans compte à créer, et donne une indication de la part des heures de ce profil qui peut être reprise par l'IA dès aujourd'hui. Le scan de travail complet, qui décompose le travail d'une entreprise entière tâche par tâche pour le convertir en capacité en ETP, est encore en construction.
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