W dużej mierze tak, ale nie bez wcześniejszych ustaleń. Planowanie, przekładanie i rozwiązywanie konfliktów w kalendarzu jednej lub kilku osób to zadanie, które dobrze nadaje się dla agenta AI działającego samodzielnie w ramach zasad ustalonych przez Państwa, z ludzką kontrolą w momentach, które tego wymagają. To inna odpowiedź niż "tak, w pełni automatycznie", a także inna niż "nie, to praca ludzka". Sytuacja leży gdzieś pomiędzy, a dokładnie gdzie, zależy od tego, jak Państwa organizacja reguluje spotkania i priorytety.
Trzy osie decydują tu o wyniku: przestrzeń osądu, wolumen i stopień ustrukturyzowania.
Wolumen jest wysoki. Asystent zarządzający kalendarzami kilku kierowników przetwarza w przeciętnym dniu dziesiątki wniosków: nowe spotkania, przesunięcia, podwójne rezerwacje, które trzeba rozwiązać. To dokładnie ten rodzaj powtarzalnej pracy, przy którym agent AI uwalnia czas, ponieważ zasady dobrego planowania da się w dużej mierze ustalić z góry: kto ma pierwszeństwo, które bloki czasowe są nienaruszalne, ile trwa czas dojazdu między lokalizacjami.
Stopień ustrukturyzowania ocenia się średnio, na 3. Kalendarz jest systemem uporządkowanym, z godzinami, uczestnikami i lokalizacjami, ale dane wejściowe wokół niego, na przykład mail z treścią "czy może być też w czwartek, ale nie przed jedenastą", to tekst nieustrukturyzowany, który trzeba najpierw przełożyć na konkretną propozycję. Współczesne modele językowe potrafią tego dokonać, co odróżnia obecną sytuację od tej sprzed dziesięciu lat.
Przestrzeń osądu jest tu punktem zwrotnym, również oceniana na 3. Przy prostym spotkaniu między dwiema wolnymi osobami niewiele jest do oceniania. Przy konflikcie między cyklicznym spotkaniem zespołu a prośbą klienta sytuacja wygląda inaczej: kto ustępuje, które spotkanie jest ważniejsze dla organizacji, czy przesunięcie kogoś ma wymiar polityczny. Taki osąd można zautomatyzować, o ile zasady priorytetyzacji są jasno określone. Bez tych zasad decyzja wraca do człowieka.
Praca fizyczna nie odgrywa tu żadnej roli, jest to w pełni praca przy ekranie, co wyjaśnia ocenę 5. Zgodność z przepisami również ocenia się na 5: rzadko istnieją obowiązki prawne związane z planowaniem spotkania, więc ta przeszkoda tu nie występuje.
Kreatywność ocenia się nisko, na 2, i to właśnie dlatego zadanie to dobrze nadaje się do automatyzacji: nie jest potrzebny nowy pomysł, tylko poprawne zastosowanie zasad. Koszt błędu ocenia się na 3: źle zaplanowane spotkanie wewnętrzne można naprawić telefonem, ale pomyłka przy spotkaniu z dużym klientem lub podczas posiedzenia zarządu kosztuje więcej. Kontakt z klientem ocenia się również na 3, co oznacza, że część spotkań jest czysto wewnętrzna, a część zewnętrzna, wymagająca innego tonu i innej wrażliwości.
Załóżmy, że dyrektor ma stałe spotkanie w każdy wtorkowy poranek, a klient prosi o rozmowę, która pasuje tylko na ten poranek. Agent AI z jasnymi zasadami ("rozmowy z klientami z tego segmentu mają pierwszeństwo przed spotkaniami wewnętrznymi, z wyjątkiem miesięcznego posiedzenia zarządu") może rozwiązać to samodzielnie: przenieść spotkanie, poinformować zainteresowanych, zaproponować nowy termin. Bez takiej zasady agent utyka na wyborze, który w istocie ma charakter polityczny, i wtedy potrzebny jest człowiek, który podejmie decyzję.
W innej firmie, gdzie dyrektor sam chce decydować w każdym przypadku, kto ma pierwszeństwo, równowaga wygląda inaczej. Wówczas agent AI staje się generatorem propozycji, który przedstawia opcje, a nie agentem samodzielnie przesuwającym terminy. To samo dotyczy spotkań VIP: rozmowa z głównym akcjonariuszem lub rozmowa kwalifikacyjna na poziomie zarządu częściej wymaga spojrzenia człowieka, zanim coś zostanie ostatecznie ustalone lub przeniesione.
W firmach z jasno ustaloną logiką priorytetyzacji i kulturą cyfrowych kalendarzy zarządzanie kalendarzem już dziś w dużej mierze odbywa się za pośrednictwem agenta, przy czym człowiek interweniuje jedynie w wyjątkowych przypadkach. W firmach, gdzie ustalenia przebiegają przez luźne aplikacje i ustne zobowiązania, jest to jeszcze odległe, nie dlatego, że technologia sobie nie radzi, lecz dlatego, że dane wejściowe są zbyt chaotyczne, aby je zautomatyzować.
Zadanie to nie jest zresztą oderwane od reszty pracy sekretarskiej. Kto przygląda się zarządzaniu kalendarzem, natrafia często na zadania pokrewne: rezerwację sal konferencyjnych i udogodnień, przyjmowanie i rejestrację gości oraz sporządzanie standardowych pism i formularzy. Są to odrębne zadania z własnymi ocenami, ale często dzielą te same systemy i tę samą rolę, co oznacza, że zmiana w jednym z nich często pociąga za sobą zmianę w innym. Kto chce spojrzeć szerzej niż tylko na kalendarz, może również sprawdzić, jak monitorowany jest postęp celów i projektów, ponieważ zarządzanie kalendarzem często się z tym łączy.
Nie jest to porada personalna ani argument na rzecz decyzji dotyczącej czyjegoś stanowiska. To, co organizacja robi z uwolnionymi godzinami, zależy od samej organizacji; obowiązują tu własne wymogi prawne. To, co przedstawiono powyżej, jest oceną zadania, a nie osoby, która je obecnie wykonuje.
Powyższe oceny nie są też dokładnymi procentami, lecz wskazaniem kierunku; jak należy odczytywać wskazanie takie jak "w dużej mierze" i co bandbreedte mówi, a czego nie mówi, wyjaśniono na tej stronie na temat przedziałów szacunkowych.
Aby zobaczyć, jak wygląda to w Państwa własnej sytuacji, z Państwa własnym połączeniem spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, własnymi zasadami priorytetyzacji i własnymi systemami, krótki test jest wart więcej niż ogólne oszacowanie. Bezpłatny quickscan FTE TO AI składa się z dwunastu pytań, bez konieczności zakładania konta, i wskazuje, jaka część godzin w tym profilu może już dziś zostać przejęta przez AI. Pełny werkscan, który przelicza pracę całej firmy zadanie po zadaniu na pojemność etatową (fte), jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.