Administracijos ar finansų darbuotojas sudeda viešbučio sąskaitą, lėktuvo bilietą ar taksi kvitą greta užsakytos kelionės, patikrina, ar suma ir laikotarpis sutampa, ir patvirtina apmokėjimui. Pats savaime tai nedidelis veiksmas. Kai per metus vyksta šimtai ar tūkstančiai kelionių, tai tampa reikšminga dalimi administracinio pajėgumo. Klausimas nėra, ar šis darbas egzistuoja, o ar DI gali perimti derinimą ir tvirtinimą.
Čia lemiamą reikšmę turi trys ašys: struktūrizuotumas, apimtis ir klaidų kaina.
Struktūrizuotumas įvertintas aukštu balu – 4. Viešbučio ar oro linijų sąskaitoje yra fiksuoti laukai: data, suma, keliautojo vardas, nuorodos numeris. Rezervacija rezervavimo platformoje turi tuos pačius laukus. Derinimas iš esmės yra laukų sugretinimo ir taisyklės taikymo klausimas: ar suma sutampa pagal nustatytą paklaidą, ar sutampa laikotarpis, ar sutampa vardas. Tai lygiai tokio pobūdžio darbas, kuriame taisyklėmis grįstas automatizavimas, RPA, pasiteisina.
Apimtis įvertinta 4 balais. Kelionių sąskaitos gaunamos ne pavieniui, jos gaunamos nuolat, dažnai pikais aplink konferencijas, ketvirčio uždarymus ar sezonines keliones. Užduotis, kuri pasikartoja dažnai ir mažai kinta, yra būtent tokia, kurioje automatizavimas atlaisvina daugiausia laiko, nes taisyklių parengimas atsiperka daugybe atvejų.
Klaidų kaina įvertinta 3 balais: vidutinė. Klaidingas suderinimas veda prie neteisingo mokėjimo ar dvigubo įrašo, tai nemalonu, tačiau dažniausiai ištaisoma ir finansiškai ribota apimtimi. Tai skiriasi, pavyzdžiui, nuo medicininės ar teisinės klaidos, ir būtent todėl čia tinka tarpinė forma: DI atlieka derinimą, žmogus vertina išimtis.
Sprendimo laisvė (3) ir atitiktis (3) lemia, kad ne kiekvienas suderinimas gali vykti be priežiūros. Sąskaita, kuri šiek tiek viršija nustatytą paklaidą, taksi išlaidos, kurios neatitinka kelionių politikos, ar rezervacija, pakeista po išvykimo – tai atvejai, kuriais taisyklė automatiškai atsakymo neduoda. Tada kažkas turi įvertinti, ar nukrypimą galima paaiškinti, ir patvirtinti arba atmesti suderinimą, nurodant priežastį. Tai antroji kategorija iš tendencijos: DI atlieka didžiąją dalį, žmogus prižiūri likusią dalį.
Kliento kontaktas (5) ir fizinis darbas (5) abu įvertinti aukštai palankiai, tiesiog todėl, kad šioje užduotyje nėra nė vieno iš jų: nėra kliento, kurį reikėtų aptarnauti, ir nėra fizinio veiksmo, kurį reikėtų atlikti. Tai reiškia, kad šiose dviejose ašyse užduotis nesusiduria su kliūtimi, o tai atveria kelią kitoms ašims nulemti, kaip viskas susiklostys.
Kūrybiškumas (1) čia iš esmės nesvarbus neigiama prasme: kūrybinio indėlio nereikia, ir būtent todėl ši užduotis nesipriešina automatizavimui šiuo pagrindu.
Atsakymas yra: iš dalies ir su tam tikromis sąlygomis. RPA gali sutvarkyti didžiąją daugumą suderinimų, kai tarp rezervavimo platformos ir buhalterinės sistemos yra skaitmeninė jungtis, ir kai derinimo taisyklės iš anksto nustatytos: kokia paklaida taikoma sumos skirtumams, kurie nuorodos laukai turi sutapti, koks laikotarpio nuokrypis yra priimtinas. Be šių dviejų sąlygų tai lieka žmogaus darbu, tiesiog todėl, kad nėra su kuo derinti arba nėra taisyklės, kuria remtis.
Įmonėje, kur kelionės užsakomos per atskirus, nesujungtus kanalus, arba kur nėra fiksuotos kelionių politikos, situacija yra kitokia. Tokiu atveju pirmas žingsnis yra ne automatizavimas, o struktūrizuoto rezervavimo proceso sukūrimas. Įmonėje su nuolatine kelionių agentūra ir viena rezervavimo platforma, per kurią eina visos kelionės, jungtis dažnai jau yra.
Organizacijose, kuriose tai jau įdiegta, modelis vis tas pats: DI atlieka pirmąjį derinimo etapą, išimtys keliauja pas darbuotoją, kuris patvirtina arba atmeta, nurodydamas priežastį. Tai nėra ateities vaizdinys, tai jau šiandien veikia įmonėse su sujungta rezervavimo platforma. Kitur, kur sistemos yra atskirtos arba taisyklės niekada nebuvo nustatytos, tas pats derinimas vis dar vyksta visiškai rankiniu būdu. Skirtumas slypi ne technologijoje, o organizavime.
Šis struktūrizuoto, pasikartojančio darbo su tarpinės formos priežiūra modelis plačiau atsikartoja administracinėse funkcijose. Tai matoma ir standartinių laiškų bei formų rengime, kur struktūra ir apimtis taip pat yra lemiamos, bei gaunamo pašto rūšiavime ir paskirstyme, užduotyje su panašiu pasikartojimu, bet mažesne klaidų kaina. Ten, kur sprendimo laisvė vaidina didesnį vaidmenį, kaip atsakant į darbuotojų personalo klausimus, santykis tarp automatinio veikimo ir priežiūros yra kitoks.
Ką tai reiškia nuosavam personalo panaudojimui, sprendžia pati įmonė; tam galioja atskiri teisiniai reikalavimai, ir tai nėra tema, apie kurią šis puslapis pateikia teiginius. Ką galima pasakyti: jei sąskaitų derinimas su rezervacijomis sudaro reikšmingą kažkieno darbo dalį, atlaisvintas pajėgumas yra realus, kai tik sistemos sujungiamos ir taisyklės nustatomos.
Kas nori sužinoti, ką DI raštingumas reiškia savo komandai prieš tokio pobūdžio užduotis įdiegiant, ras informacijos apie tai, ką DI raštingumas kaip pareiga reiškia. Pirminiam savo įmonės įvertinimui yra nemokamas greitasis testas: dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kokią dalį valandų tokio pobūdžio profilyje šiandien galima perduoti DI. Visas darbo testas, kuris įvertina įmonės darbą pagal užduotis visose aštuoniose ašyse, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.