Hallinnollinen tai taloushallinnon työntekijä asettaa hotellilaskun, lentolipun tai taksikuitin varatun matkan rinnalle, tarkistaa täsmäävätkö summa ja ajanjakso, ja hyväksyy maksettavaksi. Sinänsä pieni toimenpide. Sadoissa tai tuhansissa matkoissa vuodessa siitä tulee merkittävä erä hallinnollisessa kapasiteetissa. Kysymys ei ole siitä, onko tätä työtä olemassa, vaan siitä, voiko AI ottaa täsmäyttämisen ja hyväksymisen hoitaakseen.
Kolme akselia ratkaisee tässä asian: rakenteisuus, volyymi ja virhekustannukset.
Rakenteisuus saa korkean arvosanan 4. Hotellin tai lentoyhtiön laskulla on kiinteät kentät: päivämäärä, summa, matkustajan nimi, viitenumero. Varauksella varausalustalla on samat kentät. Täsmäyttäminen on ytimeltään kenttien vertailua ja säännön soveltamista: täsmääkö summa marginaalin sisällä, täsmääkö ajanjakso, täsmääkö nimi. Se on juuri sellaista työtä, jossa sääntöpohjainen automaatio, RPA, on hyvä.
Volyymi saa arvosanan 4. Matkalaskut eivät tule satunnaisesti, ne tulevat rakenteellisesti sisään, usein piikkeinä konferenssien, kvartaalisulkemisten tai kausivaihtelun ympärillä. Tehtävä, joka esiintyy usein ja vaihtelee vähän, on juuri se, missä automaatio vapauttaa enimmän ajan, koska sääntöjen laatiminen maksaa itsensä takaisin monessa tapauksessa.
Virhekustannukset saavat arvosanan 3: keskitasoa. Virheellinen täsmäytys johtaa väärään maksuun tai kaksinkertaiseen kirjaukseen, ikävää mutta yleensä korjattavissa ja taloudellisesti rajallista laajuudeltaan. Se on eri asia kuin esimerkiksi lääketieteellinen tai juridinen virhe, ja juuri siksi tähän sopii välimuoto: AI hoitaa täsmäyttämisen, ihminen arvioi poikkeukset.
Harkintavara (3) ja vaatimustenmukaisuus (3) varmistavat, että kaikki täsmäytykset eivät voi kulkea läpi valvomatta. Lasku, joka jää hieman asetetun marginaalin ulkopuolelle, taksikustannus, joka ei sovi matkapolitiikkaan, tai varaus, jota on muutettu lähdön jälkeen: näissä tapauksissa sääntö ei automaattisesti anna vastausta. Silloin jonkun on arvioitava, on poikkeama selitettävissä, ja hyväksyttävä tai hylättävä täsmäytys, perustellusti. Se on trendin toinen kategoria: AI hoitaa suurimman osan, ihminen valvoo loput.
Asiakaskontakti (5) ja fyysisyys (5) saavat molemmat korkean, suotuisan arvosanan, yksinkertaisesti koska tässä tehtävässä ei ole kumpaakaan: ei ole asiakasta palveltavaksi ja ei fyysistä toimenpidettä suoritettavaksi. Se tekee tehtävästä näillä kahdella akselilla esteettömän, mikä avaa tien muille akseleille määrittää, miten asia etenee.
Luovuus (1) on tässä käytännössä merkityksetön kielteisessä mielessä: luovaa panosta ei tarvita, ja juuri siksi tämä tehtävä ei aseta vastarintaa automatisoinnille tällä perusteella.
Vastaus on: osittain, ja ehdoin. RPA voi hoitaa suurimman osan täsmäytyksistä, kun varausalustan ja kirjanpitojärjestelmän välillä on digitaalinen yhteys, ja kun täsmäytyssäännöt on etukäteen määritelty: mikä marginaali pätee summaeroihin, mitkä viitekentät täytyy täsmätä, mikä on hyväksyttävä ajanjakson poikkeama. Näiden kahden reunaehdon puuttuessa se pysyy ihmistyönä, yksinkertaisesti koska ei ole mitään, mihin täsmäyttää, tai sääntöä, jonka mukaan toimia.
Yrityksessä, jossa matkat varataan erillisten, yhdistämättömien kanavien kautta, tai jossa ei ole kiinteää matkapolitiikkaa, tilanne on toinen. Silloin ensimmäinen askel ei ole automatisointi vaan rakenteisen varausprosessin luominen. Yrityksessä, jolla on kiinteä matkatoimisto ja yksi varausalusta, jonka läpi kaikki matkat kulkevat, yhteys on usein jo olemassa.
Organisaatioissa, joissa tämä on jo järjestetty, kuvio on jatkuvasti sama: AI tekee ensimmäisen täsmäytyskierroksen, poikkeukset menevät työntekijälle, joka hyväksyy tai hylkää perustellusti. Se ei ole tulevaisuudenkuva, se toimii tänään yrityksissä, joilla on yhdistetty varausalusta. Muualla, missä järjestelmät ovat erillään toisistaan tai sääntöjä ei ole koskaan määritelty, sama täsmäyttäminen tapahtuu edelleen täysin manuaalisesti. Ero ei ole teknologiassa vaan järjestämisessä.
Tämä rakenteisen, toistuvan työn kuvio välimuotoisella valvonnalla toistuu laajemmin hallinnollisissa tehtävissä. Näin nähdään myös vakiokirjeiden ja lomakkeiden laatimisessa, jossa rakenne ja volyymi ratkaisevat samoin, ja saapuvan postin lajittelussa ja jakelussa, tehtävässä, jossa on vastaavaa toistuvuutta mutta matalammat virhekustannukset. Missä harkintavaralla on suurempi rooli, kuten työntekijöiden hr-kysymyksiin vastaamisessa, automaation ja valvonnan suhde on erilainen.
Mitä tämä tarkoittaa oman henkilöstön käytön kannalta, on yrityksen itsensä päätettävissä; siihen sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, ja se ei ole aihe, josta tämä sivu ottaa kantaa. Mitä voidaan sanoa: jos laskujen täsmäyttäminen varauksiin muodostaa merkittävän osan jonkun työstä, vapautunut kapasiteetti on todellinen, kunhan järjestelmät on yhdistetty ja säännöt määritelty.
Kuka haluaa tietää, mitä AI-lukutaito tarkoittaa omassa tiimissä ennen kuin tällaisia tehtäviä järjestetään, löytää taustaa siitä, mitä AI-lukutaito velvoitteena tarkoittaa. Ensimmäistä arviota omasta yrityksestä varten on ilmainen pikatesti: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, ja arvio siitä, kuinka suuri osa tällaisen profiilin tunneista on AI:lla tänään korvattavissa. Täydellinen työanalyysi, joka arvioi yrityksen työn tehtävittäin kaikilla kahdeksalla akselilla, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.