Административен или финансов служител поставя хотелска фактура, самолетен билет или бон от такси до резервираното пътуване, проверява дали сумата и периодът съвпадат, и одобрява за плащане. Само по себе си малко действие. При стотици или хиляди пътувания годишно то се превръща в съществен дял от административния капацитет. Въпросът не е дали тази работа съществува, а дали AI може да поеме съпоставянето и одобрението.
Три оси са тук решаващи: структурираност, обем и разходи от грешки.
Структурираността оценява високо с 4. Фактура от хотел или авиокомпания има фиксирани полета: дата, сума, име на пътуващия, референтен номер. Резервация в платформата за резервации има същите полета. Съпоставянето по своята същност е въпрос на поставяне на полета едно до друго и прилагане на правило: съвпада ли сумата в рамките на определен диапазон, съвпада ли периодът, съвпада ли името. Това е точно вид работа, в който автоматизацията, базирана на правила, RPA, е добра.
Обемът оценява 4. Пътните разходи не постъпват инцидентно, те постъпват структурно, често с пикове около конференции, тримесечни приключвания или сезонни пътувания. Задача, която се среща често и варира малко, е точно там, където автоматизацията освобождава най-много време, защото настройката на правилата се изплаща при много случаи.
Разходите от грешки получават 3: средно. Грешна съпоставка води до неправилно плащане или дублирано записване, неприятно, но обикновено поправимо и финансово ограничено по мащаб. Това се различава например от медицинска или правна грешка, и точно затова тук подхожда междинна форма: AI извършва съпоставянето, човек оценява изключенията.
Пространството за преценка (3) и съответствието с нормативната уредба (3) гарантират, че не всяка съпоставка може да минава без надзор. Фактура, която пада точно извън зададения диапазон, разход за такси, който не съответства на политиката за пътуване, или резервация, която е изменена след заминаването: това са случаи, при които правило не дава автоматичен отговор. Тогава някой трябва да оцени дали отклонението може да се обясни и да одобри или отхвърли съпоставката, с причина. Това е втората категория от тенденцията: AI извършва по-голямата част, човек следи останалото.
Контактът с клиенти (5) и физическият аспект (5) оценяват и двете високо благоприятно, просто защото тази задача не съдържа никое от двете: няма клиент за обслужване и няма физическо действие за извършване. Това прави задачата не пречка по тези две оси, което оставя другите оси да определят как се развива тя.
Креативността (1) е тук фактически без значение в отрицателен смисъл: не е необходим творчески принос, и точно затова тази задача не се противопоставя на автоматизацията на това основание.
Отговорът е: отчасти, и при определени условия. RPA може да обработи по-голямата част от съпоставките, когато съществува цифрова връзка между платформата за резервации и счетоводната система, и когато правилата за съпоставяне са предварително определени: какъв диапазон се прилага за разлики в сумите, кои референтни полета трябва да съвпадат, какво е приемливо отклонение в периода. Без тези две предпоставки работата остава човешка, просто защото няма нищо, с което да се съпостави, или няма правило, по което да се работи.
При компания, където пътуванията се резервират чрез отделни, несвързани канали, или където не съществува фиксирана политика за пътуване, това стои по-различно. Тогава първата стъпка не е автоматизация, а изграждането на структуриран процес на резервиране. При компания с фиксирана туристическа агенция и една платформа за резервации, през която минават всички пътувания, връзката често вече е налична.
В организации, където това вече е внедрено, моделът е винаги един и същ: AI извършва първия кръг на съпоставяне, изключенията отиват при служител, който одобрява или отхвърля с причина. Това не е бъдеща картина, това работи вече днес в компании със свързана платформа за резервации. Другаде, където системите са разделени или правилата никога не са били фиксирани, същото съпоставяне все още се извършва напълно ръчно. Разликата не е в технологията, а в организацията.
Този модел на структурирана, повтаряща се работа с междинна форма на надзор се среща по-широко и в административните функции. Така е видно и при изготвянето на стандартни писма и формуляри, където структурата и обемът също са решаващи, и при сортирането и разпределянето на входящата пощa, задача с подобна повторяемост, но по-ниски разходи от грешки. Където пространството за преценка играе по-голяма роля, както при отговарянето на HR-въпроси на служители, съотношението между автоматично и надзор е различно.
Какво означава това за собствения състав от персонал, зависи от самата компания; за това важат собствени законови изисквания и това не е тема, по която тази страница прави твърдения. Какво обаче може да се каже: ако съпоставянето на фактури с резервации представлява съществена част от работата на някого, освободеният капацитет е реален веднага щом системите бъдат свързани и правилата фиксирани.
Кой иска да знае какво означава AI-грамотността в собствения екип, преди да се внедрят такива задачи, ще намери background в какво означава AI-грамотността като задължение. За първоначална оценка на собствената компания има безплатен бърз преглед: дванадесет въпроса, без акаунт, с индикация каква част от часовете в такъв тип профил днес може да бъде поета от AI. Пълният работен анализ, който оценява работата на компанията по задача по всички осем оси, все още е в изграждане.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.