Administratívny alebo finančný pracovník položí hotelovú faktúru, letenku alebo účtenku z taxíka vedľa zarezervovanej cesty, skontroluje, či súhlasí suma a obdobie, a schváli platbu. Samo osebe malý úkon. Pri stovkách či tisíckach ciest ročne sa z toho stáva podstatná položka v administratívnej kapacite. Otázkou nie je, či táto práca existuje, ale či párovanie a schvaľovanie dokáže prevziať AI.
Rozhodujúce sú tu tri osi: štruktúrovanosť, objem a náklady na chyby.
Štruktúrovanosť dosahuje vysoké skóre 4. Faktúra od hotela alebo leteckej spoločnosti má pevné polia: dátum, sumu, meno cestujúceho, referenčné číslo. Rezervácia v rezervačnej platforme má rovnaké polia. Párovanie je v jadre otázkou porovnania polí a aplikovania pravidla: sedí suma v rámci marže, sedí obdobie, sedí meno. Presne to je druh práce, v ktorej je dobrá pravidlová automatizácia, RPA.
Objem dosahuje skóre 4. Cestovné vyúčtovania neprichádzajú príležitostne, prichádzajú štrukturálne, často v špičkách okolo konferencií, štvrťročných uzávierok alebo sezónnych ciest. Úloha, ktorá sa vyskytuje často a málo sa mení, je presne tam, kde automatizácia uvoľní najviac času, pretože nastavenie pravidiel sa vyplatí pri veľkom počte prípadov.
Náklady na chyby dostávajú skóre 3: priemerné. Chybné spárovanie vedie k nesprávnej platbe alebo duplicitnému zaúčtovaniu, nepríjemné, ale väčšinou napraviteľné a finančne obmedzeného rozsahu. To je iné ako napríklad medicínska či právna chyba, a presne preto sa tu hodí prechodná forma: AI vykonáva párovanie, človek posudzuje výnimky.
Priestor pre úsudok (3) a súlad s predpismi (3) spôsobujú, že nie každé spárovanie môže prebehnúť bez dohľadu. Faktúra, ktorá sa mierne vymyká stanovenej marži, taxi náklady, ktoré nezapadajú do cestovnej politiky, alebo rezervácia zmenená po odchode: to sú prípady, kedy pravidlo automaticky neposkytne odpoveď. Niekto potom musí posúdiť, či je odchýlka vysvetliteľná, a spárovanie schváliť alebo zamietnuť, s odôvodnením. To je druhá kategória z trendu: AI vykoná väčšinu, človek dohliada na zvyšok.
Kontakt so zákazníkom (5) a fyzická náročnosť (5) dosahujú obe vysoké priaznivé skóre, jednoducho preto, že táto úloha neobsahuje ani jedno z toho: nie je tu žiadny zákazník, ktorého treba obslúžiť, ani žiadny fyzický úkon, ktorý treba vykonať. To znamená, že úloha na týchto dvoch osiach nepredstavuje prekážku, čo ponecháva priestor ostatným osiam, aby určili výsledok.
Kreativita (1) je tu v podstate irelevantná v negatívnom zmysle: nie je potrebný žiadny kreatívny vklad, a to je presne dôvod, prečo sa táto úloha na tomto základe nebráni automatizácii.
Odpoveď znie: čiastočne, a za určitých podmienok. RPA dokáže spracovať prevažnú väčšinu spárovaní, ak existuje digitálne prepojenie medzi rezervačnou platformou a účtovným systémom a ak sú pravidlá párovania vopred stanovené: aká marža platí pre rozdiely v sume, ktoré referenčné polia sa musia zhodovať, aká odchýlka obdobia je prijateľná. Bez týchto dvoch predpokladov zostáva táto práca ľudskou, jednoducho preto, že nie je s čím párovať alebo neexistuje pravidlo, podľa ktorého sa má postupovať.
Vo firme, kde sa cesty rezervujú cez samostatné, nepreviazané kanály, alebo kde neexistuje pevná cestovná politika, je situácia teda iná. V takom prípade nie je prvým krokom automatizácia, ale zavedenie štruktúrovaného rezervačného procesu. Vo firme s pevnou cestovnou kanceláriou a jednou rezervačnou platformou, cez ktorú prechádzajú všetky cesty, je prepojenie často už zabezpečené.
V organizáciách, kde je toto už zavedené, je vzorec vždy rovnaký: AI vykoná prvé kolo párovania, výnimky idú k zamestnancovi, ktorý ich schváli alebo zamietne s odôvodnením. Nie je to obraz budúcnosti, toto dnes už funguje vo firmách s prepojenou rezervačnou platformou. Inde, kde sú systémy oddelené alebo pravidlá nikdy neboli stanovené, sa rovnaké párovanie stále robí úplne manuálne. Rozdiel nie je v technológii, ale v nastavení.
Tento vzorec štruktúrovanej, opakujúcej sa práce s dohľadom v prechodnej forme sa vracia aj v širšom kontexte administratívnych funkcií. Vidno to napríklad pri vytváraní štandardných listov a formulárov, kde tiež rozhodujú štruktúra a objem, a pri triedení a rozdeľovaní prichádzajúcej pošty, úlohe s podobným opakovaním, ale nižšími nákladmi na chyby. Tam, kde zohráva väčšiu úlohu priestor pre úsudok, ako pri zodpovedaní HR otázok zamestnancov, je pomer medzi automatizáciou a dohľadom iný.
Čo to znamená pre vlastné personálne obsadenie, je na samotnej firme; platia pre to vlastné zákonné požiadavky, a to nie je téma, ku ktorej sa táto stránka vyjadruje. Čo sa však dá povedať: ak párovanie faktúr s rezerváciami tvorí podstatnú časť niečej práce, uvoľnená kapacita je reálna, len čo sú systémy prepojené a pravidlá stanovené.
Kto chce vedieť, čo AI gramotnosť v rámci vlastného tímu znamená ešte predtým, ako sa tento druh úloh zavedie, nájde súvislosti v texte čo AI gramotnosť ako povinnosť obnáša. Pre prvý odhad vlastnej firmy je k dispozícii bezplatný quickscan: dvanásť otázok, bez účtu, s indikáciou, akú časť hodín v tomto type profilu je dnes možné nahradiť AI. Kompletný pracovný scan, ktorý posudzuje prácu firmy podľa jednotlivých úloh na všetkých ôsmich osiach, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.