Um colaborador administrativo ou financeiro coloca uma fatura de hotel, um bilhete de avião ou um recibo de táxi ao lado da viagem reservada, verifica se o valor e o período estão corretos, e aprova para pagamento. Em si, um pequeno ato. Com centenas ou milhares de viagens por ano, isto torna-se um item substancial na capacidade administrativa. A questão não é se este trabalho existe, mas se a IA pode assumir a conciliação e aprovação.
Três eixos são aqui decisivos: estruturação, volume e custo do erro.
A estruturação obtém uma pontuação alta de 4. Uma fatura de um hotel ou de uma companhia aérea tem campos fixos: data, valor, nome do viajante, número de referência. Uma reserva na plataforma de reservas tem os mesmos campos. Conciliar é, no essencial, uma questão de colocar campos lado a lado e aplicar uma regra: o valor está correto dentro de uma margem, o período está correto, o nome está correto. É exatamente o tipo de trabalho em que a automatização baseada em regras, RPA, é boa.
O volume obtém uma pontuação de 4. As declarações de viagem não chegam esporadicamente, chegam de forma estrutural, muitas vezes em picos em torno de conferências, fechos trimestrais ou viagens sazonais. Uma tarefa que ocorre frequentemente e varia pouco é exatamente onde a automatização liberta mais tempo, porque a configuração das regras se paga ao longo de muitos casos.
O custo do erro recebe um 3: médio. Uma conciliação incorreta leva a um pagamento errado ou a um lançamento duplicado, incómodo mas geralmente corrigível e financeiramente limitado em dimensão. Isto é diferente de, por exemplo, um erro médico ou jurídico, e é exatamente por isso que aqui se adequa uma forma intermédia: a IA faz a conciliação, um humano avalia as exceções.
A margem de julgamento (3) e a conformidade (3) fazem com que nem toda a conciliação possa passar sem supervisão. Uma fatura que fica ligeiramente fora da margem estabelecida, uma despesa de táxi que não se enquadra na política de viagens, ou uma reserva que foi alterada após a partida: são casos em que uma regra não dá automaticamente uma resposta. Alguém tem então de avaliar se o desvio é explicável e aprovar ou rejeitar a conciliação, com motivo. Esta é a segunda categoria da tendência: a IA faz a maior parte, um humano supervisiona o resto.
O contacto com clientes (5) e o aspeto físico (5) obtêm ambos uma pontuação alta favorável, simplesmente porque esta tarefa não envolve nenhum dos dois: não há cliente a atender nem ato físico a realizar. Isto faz com que a tarefa não encontre impedimento nestes dois eixos, o que abre caminho para que os outros eixos determinem o resultado.
A criatividade (1) é aqui, na prática, irrelevante em sentido negativo: não é necessário nenhum contributo criativo, e é exatamente por isso que esta tarefa não resiste à automatização por este motivo.
A resposta é: parcialmente, e sob condições. O RPA consegue tratar a grande maioria das conciliações quando existe uma ligação digital entre a plataforma de reservas e o sistema de contabilidade, e quando as regras de conciliação estão previamente definidas: que margem se aplica a diferenças de valor, que campos de referência devem corresponder, o que é um desvio de período aceitável. Sem estas duas condições prévias, continua a ser trabalho humano, simplesmente porque não há nada com que fazer a conciliação nem regra a seguir.
Numa empresa onde as viagens são reservadas através de canais avulsos, não ligados, ou onde não existe uma política de viagens fixa, a situação é, portanto, diferente. Nesse caso, o primeiro passo não é a automatização, mas a criação de um processo de reserva estruturado. Numa empresa com uma agência de viagens fixa e uma única plataforma de reservas por onde passam todas as viagens, a ligação já está frequentemente presente.
Em organizações onde isto já está implementado, o padrão é sempre o mesmo: a IA faz a primeira ronda de conciliação, as exceções vão para um colaborador que aprova ou rejeita com motivo. Isto não é uma visão futura, já está em funcionamento hoje em empresas com uma plataforma de reservas integrada. Noutros locais, onde os sistemas estão separados uns dos outros ou as regras nunca foram definidas, a mesma conciliação ainda acontece totalmente de forma manual. A diferença não está na tecnologia, mas na organização.
Este padrão de trabalho estruturado e repetitivo com supervisão em forma intermédia surge de forma mais ampla em funções administrativas. Vê-se também em a elaboração de cartas-modelo e formulários, onde a estrutura e o volume também são decisivos, e em a triagem e distribuição de correspondência recebida, uma tarefa com repetição semelhante mas custo do erro mais baixo. Onde a margem de julgamento desempenha um papel maior, como em responder a perguntas de RH de colaboradores, a relação entre automático e supervisão é diferente.
O que isto significa para o próprio quadro de pessoal cabe à empresa decidir; aplicam-se aí requisitos legais próprios e este não é um tema sobre o qual esta página se pronuncia. O que se pode dizer é: se conciliar faturas com reservas constitui uma parte substancial do trabalho de alguém, a capacidade libertada é real assim que os sistemas estiverem ligados e as regras estiverem definidas.
Quem quiser saber o que a literacia em IA significa dentro da própria equipa antes de organizar este tipo de tarefas, encontra contexto em o que a literacia em IA implica como obrigação. Para uma primeira avaliação da própria empresa, existe o quickscan gratuito: doze perguntas, sem conta, com uma indicação de que parte das horas neste tipo de perfil pode hoje ser assumida pela IA. A análise de trabalho completa, que avalia o trabalho de uma empresa por tarefa em todos os oito eixos, ainda está em construção.
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