Un collaboratore amministrativo o finanziario affianca una fattura d'albergo, un biglietto aereo o una ricevuta di taxi al viaggio prenotato, verifica se l'importo e il periodo corrispondono, e approva il pagamento. Di per sé un'operazione minima. Con centinaia o migliaia di viaggi all'anno, diventa una voce sostanziale nella capacità amministrativa. La domanda non è se questo lavoro esista, ma se l'IA possa assumere il compito di abbinamento e approvazione.
Tre assi sono qui determinanti: strutturabilità, volume e costo dell'errore.
La strutturabilità ottiene un punteggio alto, 4. Una fattura di un hotel o di una compagnia aerea ha campi fissi: data, importo, nome del viaggiatore, numero di riferimento. Una prenotazione nella piattaforma di prenotazione ha gli stessi campi. Abbinare è nella sostanza una questione di affiancare i campi e applicare una regola: l'importo corrisponde entro un margine, il periodo corrisponde, il nome corrisponde. È esattamente il tipo di lavoro in cui l'automazione basata su regole, l'RPA, eccelle.
Il volume ottiene un punteggio di 4. Le dichiarazioni di viaggio non arrivano occasionalmente, arrivano in modo strutturale, spesso con picchi in occasione di conferenze, chiusure trimestrali o viaggi stagionali. Un compito che ricorre spesso e varia poco è esattamente dove l'automazione libera più tempo, perché la messa a punto delle regole si ripaga su molti casi.
Il costo dell'errore riceve un 3: medio. Un abbinamento errato porta a un pagamento sbagliato o a una registrazione doppia, fastidioso ma per lo più correggibile e di portata finanziaria limitata. Questo è diverso, ad esempio, da un errore medico o legale, ed è esattamente per questo che qui è adatta una forma intermedia: l'IA effettua l'abbinamento, una persona valuta le eccezioni.
Lo spazio di giudizio (3) e la conformità (3) fanno sì che non ogni abbinamento possa passare senza supervisione. Una fattura che rientra appena fuori dal margine stabilito, una spesa di taxi che non rientra nella politica di viaggio, o una prenotazione modificata dopo la partenza: sono casi in cui una regola non fornisce automaticamente una risposta. Qualcuno deve allora valutare se la deviazione è spiegabile e approvare o respingere l'abbinamento, motivandolo. Questa è la seconda categoria della tendenza: l'IA fa la maggior parte, una persona supervisiona il resto.
Il contatto con il cliente (5) e l'aspetto fisico (5) ottengono entrambi un punteggio alto favorevole, semplicemente perché questo compito non presenta nessuno dei due: non c'è un cliente da servire né un'azione fisica da compiere. Questo rende il compito non ostacolato su questi due assi, il che lascia campo libero agli altri assi per determinare come si sviluppa.
La creatività (1) è qui di fatto irrilevante in senso negativo: non è necessario alcun contributo creativo, ed è esattamente per questo che questo compito non si oppone all'automazione su questa base.
La risposta è: in parte, e a determinate condizioni. L'RPA può gestire la grande maggioranza degli abbinamenti quando esiste un collegamento digitale tra la piattaforma di prenotazione e il sistema contabile, e quando le regole di abbinamento sono state stabilite in anticipo: quale margine vale per le differenze di importo, quali campi di riferimento devono corrispondere, quale scostamento di periodo è accettabile. Senza queste due condizioni preliminari, resta lavoro umano, semplicemente perché non c'è nulla con cui confrontare o nessuna regola da seguire.
In un'azienda dove i viaggi vengono prenotati tramite canali separati e non collegati, o dove non esiste una politica di viaggio fissa, la situazione è quindi diversa. In quel caso il primo passo non è l'automazione ma l'organizzazione di un processo di prenotazione strutturato. In un'azienda con un'agenzia di viaggi fissa e un'unica piattaforma di prenotazione attraverso cui passano tutti i viaggi, il collegamento è spesso già presente.
Nelle organizzazioni dove questo è già stato predisposto, lo schema è sempre lo stesso: l'IA effettua il primo giro di abbinamento, le eccezioni vengono passate a un collaboratore che approva o respinge motivando la decisione. Non è uno scenario futuro, funziona già oggi in aziende con una piattaforma di prenotazione collegata. Altrove, dove i sistemi sono separati o le regole non sono mai state stabilite, lo stesso abbinamento avviene ancora completamente a mano. La differenza non sta nella tecnologia ma nell'organizzazione.
Questo schema di lavoro strutturato e ripetitivo con supervisione in forma intermedia ricorre più ampiamente nelle funzioni amministrative. Lo si osserva anche in la redazione di lettere standard e moduli, dove struttura e volume sono ugualmente determinanti, e in lo smistamento e la distribuzione della posta in arrivo, un compito con ripetitività simile ma costi dell'errore inferiori. Dove lo spazio di giudizio gioca un ruolo maggiore, come in la risposta alle domande hr dei dipendenti, il rapporto tra automazione e supervisione è diverso.
Cosa questo significhi per l'organico dell'azienda stessa, è una decisione dell'azienda; per questo valgono i propri requisiti di legge e non è un argomento su cui questa pagina si esprime. Quello che si può dire è: se abbinare fatture alle prenotazioni costituisce una parte sostanziale del lavoro di qualcuno, la capacità liberata è reale non appena i sistemi sono collegati e le regole sono state stabilite.
Chi desidera sapere cosa comporta l'alfabetizzazione all'IA all'interno del proprio team prima di organizzare questo tipo di compiti, trova approfondimenti in cosa comporta l'alfabetizzazione all'IA come obbligo. Per una prima valutazione della propria azienda è disponibile la quickscan gratuita: dodici domande, senza account, con un'indicazione di quale parte delle ore in questo tipo di profilo sia oggi trasferibile all'IA. La scansione completa del lavoro, che valuta il lavoro di un'azienda per compito su tutti e otto gli assi, è ancora in fase di sviluppo.
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