Administrativni ili financijski djelatnik stavlja hotelsku fakturu, zrakoplovnu kartu ili taksi račun uz rezervirano putovanje, provjerava jesu li iznos i razdoblje ispravni, i odobrava za plaćanje. Sama po sebi mala radnja. Kod stotina ili tisuća putovanja godišnje, to postaje značajna stavka u administrativnom kapacitetu. Pitanje nije postoji li ovaj posao, nego može li AI preuzeti usklađivanje i odobravanje.
Ovdje su presudne tri osi: strukturiranost, obujam i troškovi pogrešaka.
Strukturiranost postiže visoku ocjenu 4. Faktura hotela ili zrakoplovne tvrtke ima fiksna polja: datum, iznos, ime putnika, referentni broj. Rezervacija na platformi za rezervacije ima ista polja. Usklađivanje je u svojoj srži pitanje stavljanja polja jedno pored drugoga i primjene pravila: je li iznos u okviru margine, je li razdoblje ispravno, je li ime ispravno. To je upravo vrsta posla u kojoj je automatizacija temeljena na pravilima, RPA, dobra.
Obujam postiže ocjenu 4. Putni troškovnici ne stižu povremeno, stižu strukturno, često u vrhuncima oko konferencija, kvartalnih zaključivanja ili sezonskih putovanja. Zadatak koji se često javlja i malo varira upravo je ono gdje automatizacija oslobađa najviše vremena, jer se postavljanje pravila isplaćuje kroz mnogo slučajeva.
Troškovi pogrešaka dobivaju ocjenu 3: umjereno. Pogrešno usklađivanje dovodi do neispravnog plaćanja ili dvostrukog knjiženja, neugodno ali obično popravljivo i financijski ograničeno po opsegu. To je drugačije nego, na primjer, medicinska ili pravna pogreška, i upravo je zato ovdje prikladan hibridni oblik: AI izvodi usklađivanje, čovjek procjenjuje iznimke.
Prostor za prosudbu (3) i usklađenost s propisima (3) osiguravaju da ne svako usklađivanje može proći bez nadzora. Faktura koja tek malo prelazi postavljenu marginu, taksi trošak koji ne odgovara politici putovanja, ili rezervacija koja je izmijenjena nakon polaska: to su slučajevi u kojima pravilo ne daje automatski odgovor. Netko tada mora procijeniti je li odstupanje objašnjivo i odobriti ili odbiti usklađivanje, s razlogom. To je druga kategorija iz trenda: AI izvodi većinu, čovjek nadzire ostatak.
Kontakt s klijentima (5) i fizički rad (5) obje postižu visoku, povoljnu ocjenu, jednostavno zato što ovaj zadatak ne sadrži nijedno od toga: nema klijenta kojeg treba opsluživati i nema fizičke radnje koju treba izvesti. To znači da na tim dvjema osima zadatak nije prepreka, što otvara put drugim osima da odrede kako će se to razviti.
Kreativnost (1) ovdje je zapravo irelevantna u negativnom smislu: nije potreban kreativni doprinos, i upravo je zato ovaj zadatak ne opire se automatizaciji na tom temelju.
Odgovor je: djelomično, i pod uvjetima. RPA može obraditi veliku većinu usklađivanja kada postoji digitalna veza između platforme za rezervacije i računovodstvenog sustava, i kada su pravila usklađivanja unaprijed utvrđena: koja margina vrijedi za razlike u iznosu, koja referentna polja se moraju podudarati, što je prihvatljivo odstupanje u razdoblju. Bez ta dva preduvjeta, posao ostaje ljudski, jednostavno zato što nema s čime usklađivati ili nema pravila po kojem bi se postupalo.
U tvrtki gdje se putovanja rezerviraju putem odvojenih, nepovezanih kanala, ili gdje ne postoji fiksna politika putovanja, situacija je drukčija. Tada prvi korak nije automatizacija nego uspostavljanje strukturiranog procesa rezervacije. U tvrtki s fiksnom putničkom agencijom i jednom platformom za rezervacije kroz koju prolaze sva putovanja, poveznica je često već prisutna.
U organizacijama gdje je ovo već uspostavljeno, obrazac je stalno isti: AI izvodi prvi krug usklađivanja, iznimke idu djelatniku koji odobrava ili odbija s razlogom. To nije slika budućnosti, to se već danas odvija u tvrtkama s povezanom platformom za rezervacije. Drugdje, gdje su sustavi odvojeni ili pravila nikad nisu utvrđena, isto usklađivanje se još potpuno ručno izvodi. Razlika nije u tehnologiji nego u uspostavi.
Taj obrazac strukturiranog, ponavljajućeg posla s hibridnim nadzorom vraća se šire u administrativnim funkcijama. Tako se vidi i kod izrade standardnih pisama i obrazaca, gdje su struktura i obujam također presudni, i kod razvrstavanja i raspodjele dolazne pošte, zadatka sa sličnim ponavljanjem ali nižim troškovima pogrešaka. Gdje prostor za prosudbu igra veću ulogu, kao kod odgovaranja na hr-pitanja djelatnika, odnos između automatskog i nadzora je drukčiji.
Što to znači za vlastito korištenje osoblja, odluka je same tvrtke; za to vrijede vlastiti zakonski zahtjevi i to nije tema o kojoj ova stranica donosi zaključke. Što se pak može reći: ako usklađivanje faktura s rezervacijama predstavlja značajan dio nečijeg posla, oslobođeni kapacitet je stvaran čim su sustavi povezani i pravila utvrđena.
Onima koji žele znati što AI-pismenost znači unutar vlastitog tima prije uspostave ovakvih zadataka, pozadinske informacije nalaze se u tome što AI-pismenost kao obveza znači. Za prvu procjenu vlastite tvrtke dostupan je besplatni brzi test: dvanaest pitanja, bez računa, s indikacijom kojeg dijela sati u ovakvom profilu danas AI može preuzeti. Potpuna analiza rada, koja procjenjuje posao tvrtke po zadatku na svih osam osi, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.