Administrativní nebo finanční pracovník položí fakturu z hotelu, letenku nebo účet z taxi vedle zaknihované cesty, zkontroluje, zda sedí částka a období, a schválí k platbě. Samo o sobě drobný úkon. Při stovkách nebo tisících cest ročně se z toho stává významná položka v administrativní kapacitě. Otázka není, zda tato práce existuje, ale zda AI může převzít matchování a schvalování.
Rozhodující jsou zde tři osy: strukturovanost, objem a náklady na chyby.
Strukturovanost má vysoké skóre 4. Faktura z hotelu nebo od letecké společnosti má pevná pole: datum, částku, jméno cestovatele, referenční číslo. Rezervace v rezervačním systému má stejná pole. Matchování je v jádru záležitostí porovnávání polí a uplatnění pravidla: sedí částka v rámci určité odchylky, sedí období, sedí jméno. To je přesně druh práce, ve které je pravidly řízená automatizace, RPA, dobrá.
Objem má skóre 4. Cestovní vyúčtování nepřicházejí sporadicky, přicházejí strukturálně, často ve špičkách kolem konferencí, čtvrtletních uzávěrek nebo sezónního cestování. Úkol, který se opakuje často a málo se liší, je přesně tam, kde automatizace uvolní nejvíce času, protože nastavení pravidel se vyplatí na velkém množství případů.
Náklady na chyby dostávají skóre 3: průměrné. Chybný match vede k nesprávné platbě nebo duplicitnímu zaúčtování, nepříjemné, ale obvykle napravitelné a finančně omezené. To je jiné než například lékařská nebo právní chyba, a je to přesně důvod, proč se sem hodí přechodná forma: AI provádí matchování, člověk posuzuje výjimky.
Prostor pro úsudek (3) a compliance (3) způsobují, že ne každý match může projít bez dohledu. Faktura, která je jen mírně mimo stanovenou odchylku, náklady na taxi, které neodpovídají cestovní politice, nebo rezervace, která byla změněna po odjezdu: to jsou případy, kdy pravidlo automaticky neposkytuje odpověď. Někdo pak musí posoudit, zda je odchylka vysvětlitelná, a match schválit nebo zamítnout, s odůvodněním. To je druhá kategorie z trendu: AI dělá většinu, člověk dohlíží na zbytek.
Kontakt s klientem (5) a fyzická náročnost (5) mají obě vysoké, příznivé skóre, jednoduše proto, že tento úkol žádnou z nich neobsahuje: není zde klient, kterému by se sloužilo, ani fyzický úkon, který by se vykonával. To znamená, že úkol na těchto dvou osách nepředstavuje překážku, což uvolňuje prostor pro to, aby ostatní osy určily, jak to vyjde.
Kreativita (1) je zde fakticky irelevantní v negativním smyslu: není potřeba žádný tvůrčí vklad, a to je přesně důvod, proč se tento úkol z tohoto důvodu nebrání automatizaci.
Odpověď zní: částečně a za určitých podmínek. RPA může zvládnout naprostou většinu matchování, pokud existuje digitální propojení mezi rezervačním systémem a účetním systémem a pokud jsou pravidla pro matchování předem stanovena: jaká odchylka platí pro rozdíly v částkách, jaká referenční pole se musí shodovat, jaká je přípustná odchylka v období. Bez těchto dvou podmínek zůstává práce na lidech, jednoduše proto, že není nic, s čím by se matchovalo, ani pravidlo, podle kterého by se postupovalo.
Ve firmě, kde se cesty rezervují přes jednotlivé, nepropojené kanály, nebo kde neexistuje pevná cestovní politika, je to tedy jinak. Pak není prvním krokem automatizace, ale zavedení strukturovaného rezervačního procesu. Ve firmě s pevnou cestovní kanceláří a jedním rezervačním systémem, přes který procházejí všechny cesty, bývá propojení už často k dispozici.
V organizacích, kde je toto již zavedeno, je vzorec vždy stejný: AI provádí první kolo matchování, výjimky jdou k pracovníkovi, který je s odůvodněním schválí nebo zamítne. To není budoucí obraz, to dnes už běží ve firmách s propojeným rezervačním systémem. Jinde, kde jsou systémy od sebe oddělené nebo pravidla nebyla nikdy stanovena, se stejné matchování dosud provádí zcela manuálně. Rozdíl není v technologii, ale v uspořádání.
Tento vzorec strukturované, opakující se práce s dohledem v přechodné formě se objevuje i v širších administrativních funkcích. Je to vidět i u vypracovávání standardních dopisů a formulářů, kde jsou rovněž rozhodující struktura a objem, a u třídění a rozdělování příchozí pošty, úkolu s podobným opakováním, ale nižšími náklady na chyby. Kde hraje větší roli prostor pro úsudek, jako u zodpovídání personálních dotazů zaměstnanců, je poměr mezi automatikou a dohledem jiný.
Co to znamená pro vlastní personální nasazení, je na samotné firmě; platí pro to vlastní zákonné požadavky a to není téma, o kterém by tato stránka vyslovovala tvrzení. Co se však říct dá: pokud matchování faktur s rezervacemi tvoří podstatnou část něčí práce, je uvolněná kapacita reálná, jakmile jsou systémy propojeny a pravidla stanovena.
Kdo chce vědět, co znamená znalost AI v rámci vlastního týmu předtím, než se tento typ úkolů zavede, najde podklady v tom, co znalost AI jako povinnost obsahuje. Pro první odhad vlastní firmy je k dispozici bezplatný quickscan: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s indikací, jakou část hodin v tomto typu profilu je dnes možné převést na AI. Kompletní pracovní scan, který hodnotí práci firmy po jednotlivých úkolech na všech osmi osách, se stále připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.