Un angajat administrativ sau financiar pune o factură de hotel, un bilet de avion sau o chitanță de taxi alături de călătoria rezervată, verifică dacă suma și perioada corespund și aprobă plata. În sine, o operațiune mică. La sute sau mii de călătorii pe an, aceasta devine un post substanțial în capacitatea administrativă. Întrebarea nu este dacă această activitate există, ci dacă AI poate prelua potrivirea și aprobarea.
Trei axe sunt decisive aici: gradul de structurare, volumul și costul erorilor.
Gradul de structurare obține un scor ridicat, 4. O factură de la un hotel sau o companie aeriană are câmpuri fixe: data, suma, numele călătorului, numărul de referință. O rezervare din platforma de rezervări are aceleași câmpuri. Potrivirea este, în esență, o chestiune de a pune câmpurile unul lângă altul și de a aplica o regulă: suma corespunde într-o marjă acceptabilă, perioada corespunde, numele corespunde. Este exact genul de activitate în care automatizarea bazată pe reguli, RPA, excelează.
Volumul obține scorul 4. Decontările de călătorie nu apar incidental, ci vin structural, adesea în vârfuri în jurul conferințelor, închiderilor de trimestru sau călătoriilor sezoniere. O sarcină care apare frecvent și variază puțin este exact locul în care automatizarea eliberează cel mai mult timp, întrucât efortul de a stabili regulile se amortizează pe multe cazuri.
Costul erorilor primește un scor de 3: mediu. O potrivire greșită duce la o plată incorectă sau o înregistrare dublă, neplăcut, dar de obicei reparabil și limitat financiar ca amploare. Este diferit de, de exemplu, o eroare medicală sau juridică, și exact de aceea se pretează aici o formă intermediară: AI face potrivirea, un om evaluează excepțiile.
Spațiul de judecată (3) și conformitatea (3) fac ca nu orice potrivire să poată trece fără supraveghere. O factură care se situează chiar în afara marjei stabilite, o cheltuială de taxi care nu se încadrează în politica de călătorie, sau o rezervare modificată după plecare: sunt cazuri în care o regulă nu oferă automat un răspuns. Cineva trebuie apoi să evalueze dacă abaterea poate fi explicată și să aprobe sau să respingă potrivirea, cu motiv. Aceasta este a doua categorie din tendință: AI face majoritatea, un om supraveghează restul.
Contactul cu clientul (5) și fizic (5) obțin ambele scoruri favorabile ridicate, simplu pentru că această sarcină nu implică niciunul dintre cele două: nu există un client de deservit și nicio operațiune fizică de efectuat. Aceasta face ca sarcina să nu întâmpine niciun obstacol pe aceste două axe, lăsând celelalte axe să determine rezultatul.
Creativitatea (1) este de fapt irelevantă aici, în sens negativ: nu este necesară nicio contribuție creativă, și exact de aceea această sarcină nu se opune automatizării pe acest motiv.
Răspunsul este: parțial, și în anumite condiții. RPA poate gestiona marea majoritate a potrivirilor atunci când există o legătură digitală între platforma de rezervări și sistemul contabil și când regulile de potrivire au fost stabilite în avans: ce marjă se aplică pentru diferențele de sumă, ce câmpuri de referință trebuie să corespundă, ce abatere de perioadă este acceptabilă. Fără aceste două condiții premergătoare, activitatea rămâne manuală, simplu pentru că nu există nimic cu care să se facă potrivirea sau nicio regulă de aplicat.
La o companie unde călătoriile sunt rezervate prin canale separate, neconectate, sau unde nu există o politică de călătorie fixă, situația este diferită. Atunci primul pas nu este automatizarea, ci organizarea unui proces de rezervare structurat. La o companie cu o agenție de turism fixă și o singură platformă de rezervări prin care trec toate călătoriile, conexiunea este de obicei deja prezentă.
În organizațiile unde acest lucru este deja organizat, tiparul este mereu același: AI face prima rundă de potrivire, excepțiile ajung la un angajat care aprobă sau respinge cu motiv. Nu este o imagine de viitor, ci funcționează deja astăzi în companii cu o platformă de rezervări conectată. În altă parte, unde sistemele sunt separate sau regulile nu au fost niciodată stabilite, aceeași potrivire se face încă integral manual. Diferența nu se află în tehnologie, ci în organizare.
Acest tipar de activitate structurată, repetitivă, cu supraveghere de formă intermediară, se regăsește mai larg în funcțiile administrative. Se poate observa, de asemenea, la întocmirea scrisorilor și formularelor standard, unde structura și volumul sunt de asemenea decisive, și la sortarea și distribuirea corespondenței primite, o sarcină cu repetitivitate similară dar costuri de eroare mai mici. Unde spațiul de judecată joacă un rol mai mare, cum ar fi la răspunsul la întrebările de resurse umane ale angajaților, raportul dintre automat și supraveghere este diferit.
Ce înseamnă acest lucru pentru propria ocupare a forței de muncă este o decizie a companiei înseși; se aplică propriile cerințe legale, și acesta nu este un subiect asupra căruia această pagină face afirmații. Ce se poate spune este: dacă potrivirea facturilor cu rezervările reprezintă o parte substanțială din activitatea unei persoane, capacitatea eliberată este reală de îndată ce sistemele sunt conectate și regulile sunt stabilite.
Cei care doresc să știe ce înseamnă alfabetizarea în domeniul AI în cadrul propriei echipe înainte ca astfel de sarcini să fie organizate, găsesc informații de fond în ce înseamnă alfabetizarea în domeniul AI ca obligație. Pentru o primă evaluare a propriei companii, există scanarea rapidă gratuită: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație privind ce parte din orele acestui tip de profil poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care evaluează munca unei companii pe sarcini, pe toate cele opt axe, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.