Finansų kontrolieriai ir sistemų administratoriai turi galėti įrodyti, kas ir kada padarė kokį pakeitimą svarbiuose finansiniuose duomenyse. Tas audito žurnalas yra kontrolės ir atskaitomybės pagrindas, tiek vidiniu lygmeniu, tiek auditoriaus ar priežiūros institucijos atžvilgiu. Klausimas yra, ar DI gali perimti šį registravimą, ar šį darbą ir toliau turi atlikti žmogus.
Ši užduotis įvertinama aukštai pagal tris ašis, kurios lemia rezultatą, tačiau ne taip, kaip galbūt tikitės. Tai nėra užduotis generatyviniam DI ar išmaniai automatizacijai su vertinimo gebėjimu. Tai užduotis RPA (robotizuotam procesų automatizavimui): taisyklėmis pagrįstai, deterministinei programinei įrangai, kuri fiksuoja, kas vyksta, be interpretacijos.
Pakeitimas apskaitos sistemoje ar ERP sistemoje yra struktūruotas įvykis: vartotojas pakeičia sumą, sąskaitą ar sandorio šalį, tam tikru momentu, tam tikrame lauke. Nėra ko interpretuoti. Kas atliko pakeitimą, kokia buvo sena reikšmė ir kokia yra nauja reikšmė – tai konkretūs duomenys, kuriuos sistema jau žino pakeitimo momentu.
Be to, apimtis yra didelė: vidutinio dydžio ERP sistemoje kasdien vyksta dešimtys ar šimtai pakeitimų, nuo sąskaitų faktūrų eilučių iki didžiosios knygos koregavimų. Rankinis registravimas tokiu mastu nėra realistiškas ir taip pat nėra reikalingas, nes sistema jau registruoja pakeitimą tuo metu, kai jis įvyksta. Tai lygiai tokio pobūdžio užduotis, kuriai ir buvo sukurtas RPA: didelė apimtis, visiškai struktūruota, sprendimo priimti nereikia.
Atitikties ašis, įvertinta 1 balu, yra nepalanki lengvabūdiškai automatizacijai, ir tai yra svarbus signalas. Čia kalbama ne apie atitiktį, kuri apsunkina DI, o apie atitiktį, kuri reikalauja, kad registravimas būtų nepriekaištingas, nekeičiamas ir įrodomai patikimas. Audito žurnalas, kurį galima pačiam pakeisti, neturi jokios vertės auditoriui ar priežiūros institucijai. Tai reiškia, kad technologija neturi reikšmės, jei nesilaikoma būtinų sąlygų: sistema turi registruoti automatiškai, o žurnalo failai turi būti saugomi nekeičiami, ne to vartotojo, kuris atliko pakeitimą, kontroliuojamoje aplinkoje.
Vertinimo laisvė įvertinta 4 balais: beveik nereikia interpretuoti, ką registruoti, nebent vieną kitą susitarimą dėl to, kurie laukai yra pakankamai svarbūs, kad juos reikėtų fiksuoti. Klaidų kaina įvertinta 3 balais, vidutiniškai: praleista žurnalo eilutė yra nemaloni patikrinimo metu, tačiau dažniausiai ištaisoma, jei sistema registruoja nuosekliai. Klientų aptarnavimas, fizinis darbas ir kūrybiškumas šioje užduotyje neaktualūs ir todėl visi įvertinti maksimaliai palankiai automatizacijai, tiesiog todėl, kad jie nevaidina jokio vaidmens šioje užduotyje.
Jei jūsų apskaitos sistema ar ERP sistema jau turi audito sekos funkciją, kuri automatiškai ir nekeičiamai fiksuoja pakeitimus, ši užduotis iš esmės jau perimta. Kontrolieriaus ar sistemos administratoriaus vaidmuo tuomet pasikeičia nuo paties registravimo prie tikrinimo, ar registravimas yra išsamus ir nepaliestas, bei turinio vertinimo atrankinio patikrinimo ar tyrimo metu. Pastarasis dalykas – įtartino pakeitimo interpretavimas – ir toliau lieka žmogaus darbas ir nepatenka į šią užduotį.
Kitoje įmonėje situacija gali būti kitokia. Jei vis dar naudojama pasenusi ar individualiai pritaikyta sistema be įdiegtos audito sekos, registravimą reikia dar sukurti arba papildyti atskiru įrankiu, o tai yra diegimo projektas, o ne paruoštas perėmimas. Jei dėmesys sutelktas ne į patį registravimą, o į nukrypimų vertinimą – pavyzdžiui, neįprastų pakeitimų modelių, galinčių rodyti sukčiavimą, atpažinimą – tuomet užduotis pereina į antrą kategoriją: DI ar programinė įranga gali pažymėti nukrypimus, tačiau žmogus vertina ir priima sprendimą su pagrindimu. Tai kita užduotis nei pats registravimas ir nusipelno atskiro vertinimo.
Žurnalo failo nekeičiamumas nėra techninė detalė, o jo vertės esmė. Kai tik žurnalo failus gali pakeisti tie patys žmonės, kurie atlieka pagrindinius pakeitimus, kontrolės funkcija iš esmės tampa beverte, kad ir kokia pažangi būtų pats registravimas. Tai susiję su vidaus kontrole ir galimai su teisiniais finansinės apskaitos saugojimo įpareigojimais; jiems taikomi savi teisiniai reikalavimai, kurie skiriasi priklausomai nuo situacijos ir sektoriaus, ir kurių šis puslapis nenustato.
Be to, ši užduotis nėra atsieta nuo platesnės kontrolės ir rizikos valdymo automatizacijos. Peržiūrėjus Klientų ir partnerių tikrinimas pagal sankcijų sąrašus matomas panašus modelis: struktūruotos, didelės apimties kontrolės užduotys gerai tinka automatizacijai, kol rezultatas išlieka įrodomai patikimas. Taip pat IT skyriuje registravimas ir auditavimas atlieka svarbų vaidmenį, ir ten taikomi svarstymai dažnai lygiagretūs finansų apskaitos svarstymams.
Šiame puslapyje aprašoma viena užduotis, remiantis bendru vertinimu. Kaip tai pasireikš jūsų pačių komandoje, priklauso nuo naudojamos sistemos, nuo to, kiek jau įdiegta audito sekos funkcionalumo, ir nuo vaidmens, kurį registravimas atlieka šalia nukrypimų vertinimo. Jei norite sužinoti, kurią dalį valandų jūsų pačių profilyje šiuo metu gali perimti DI, galite užpildyti nemokamą ftetoai greitąją apklausą: dvylika klausimų, be paskyros, su tiesiogine nuoroda. Išsami darbo apklausa, kuri giliau nagrinėja atskiras funkcijas ir komandas, dar kuriama.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.