Sestavljanje delovnega urnika pomeni kombiniranje zasedenosti, razpoložljivosti in predpisov o počitku v objavljeni razpored. Ta naloga je razmeroma strukturirana: obstaja fiksen vhod (kdo je kdaj na voljo, kdo mora biti kdaj prisoten, kateri počitki so obvezni) in fiksen izhod (urnik). To jo naredi primerno za sistem za razporejanje, ki deluje kot agent: urnik ustvari sam, ne ponuja le predloga.
Obseg je velik. Urniki se izdelujejo na novo tedensko ali mesečno, za isto skupino zaposlenih, z večinoma enakimi pravili. Ravno ta ponovljivost oblike je tisto, kje se avtomatizacija obrestuje: delo, ki ga je planer opravil prejšnji mesec, je treba ta mesec v veliki meri ponoviti, z novimi vhodnimi podatki, a po istem procesu.
Dve osi to nalogo uvrščata pod "delno" in ne pod "da". Prva je presoja. Urnik nikoli ni le računski postopek. Planer pretehta, kdo je že dvakrat zapored dobil neugodno izmeno, kdo je pravkar oddal zahtevek, ki še ni bil formalno obdelan, ali ekipa ostaja izkušenostno uravnotežena. To ni pravilo, ki ga kodirate, temveč presoja, ki se razlikuje glede na situacijo.
Druga os je skladnost. Počitki, najvišje dovoljeno število izmen na teden in dogovori iz kolektivne pogodbe so zakonsko ali pogodbeno določeni, in napaka pri tem ima posledice, ki presegajo le neroden urnik. Sistem lahko ta pravila uporablja, dokler so digitalno in ažurno vnesena, a odgovornost za rezultat ostaja pri človeku, ki urnik potrdi, preden se objavi.
Tretja os, obseg, deluje ravno v prid avtomatizaciji: pogosteje ko se naloga ponavlja v primerljivi obliki, več se sistem iz nje uči in manj časa terja ročni nadzor za vsak primer posebej.
Gostinska veriga s fiksnimi izmenami, omejenim številom funkcij in kolektivno pogodbo, ki dopušča le malo izjem, lahko večji del procesa razporejanja prepusti sistemu. Vhodni podatki so stabilni, pravila so nedvoumna, izjeme pa so dovolj redke, da jih je mogoče obravnavati ročno. Zdravstvena ustanova z spremenljivimi izmenami, individualnimi dogovori o razpoložljivosti in odsotnostjo, ki nenehno moti urnik, veliko več tega ohranja pri planerju. Ne zato, ker bi bil sistem tam manj zmogljiv, temveč ker je presoja pri vsakem urniku obsežnejša in ker so tveganja glede skladnosti bolj občutljiva, na primer glede minimalne zasedenosti na izmeno.
Ta razlika torej ni v tehnologiji, temveč v tem, kako je delo organizirano pri teh dveh organizacijah. Kaj to natančno določa, je opisano na strani o tem, zakaj je isto delo pri enem podjetju prenosljivo, pri drugem pa ne.
Kar se danes spreminja, ni to, da bi urnike "nenadoma izdelovala AI". Gre za to, da prvi osnutek vse pogosteje ustvari sistem, in da se vloga planerja premika od ustvarjalca k nadzorniku: nekomu, ki osnutek pregleda, prilagodi izjeme in šele nato objavi. Ta premik je že viden pri podjetjih z digitalnim sistemom za razporejanje in standardiziranimi izmenami, in še komaj opazen pri podjetjih, ki urnike še vodijo v preglednici.
Naloga se konča z objavljenim urnikom. Kaj se zgodi po tem, spada med sosednje naloge, ki imajo vsaka svoj profil. Spremembe, ki nastanejo po objavi, na primer zaradi bolezni ali zahtevka za menjavo, spadajo pod obravnavo sprememb urnika, pri čemer je razmerje med sistemom in človekom drugačno, ker sta tam časovni pritisk in stopnja izjem večja. Izračun nadur, ki izhajajo iz odrejenega urnika, je ločena naloga, opisana pri izračunu nadur. In ker sta razpoložljivost in odsotnost glavni vhodni podatek za urnik, je kakovost izhoda neposredno povezana s tem, kako se obravnavajo zahtevki za dopust in kako se registrira odsotnost. Slabi vhodni podatki v katerem koli od teh procesov pomenijo urnik, ki ga mora planer še vedno temeljito preveriti, kolikor dober tudi je sistem.
Ta ugotovitev ni izjava o planerju ali vodji ekipe, ki to delo trenutno opravlja, in ni argument za krčenje funkcije razporejanja. Gre za opis naloge: kaj sistem zmore, kaj zahteva nadzor in kaj ostaja delo za ljudi. Odločitve o osebju imajo svoje lastne zakonske zahteve, ki tukaj niso obravnavane.
Ali je sestavljanje urnikov v vaši organizaciji bližje "v veliki meri prenosljivo" ali "v veliki meri delo za ljudi", je odvisno od tega, koliko izjem poznajo vaše izmene, kako je zgrajena vaša kolektivna pogodba in kako digitalizirani so že vaši podatki o razpoložljivosti. To se med podjetji močno razlikuje, tudi znotraj istega sektorja. Podobni preudarki veljajo za druge administrativne funkcije, kot je razvidno iz preglega dela na IT-oddelku, ki ga AI danes že lahko prevzame.
Kdor želi prvo indikacijo, ne da bi vanjo vložil čas, lahko izpolni brezplačni hitri pregled: dvanajst vprašanj, brez računa, z izidom, ki pokaže, kolikšen delež ur v tem delovnem profilu je danes mogoče prepustiti AI. Celovita delovna analiza, ki delo celotnega podjetja razčleni na naloge in vsako nalogo preračuna v kapaciteto FTE, je še v izdelavi in trenutno ni na voljo.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.