Întocmirea unui program de lucru înseamnă combinarea ocupării, disponibilității și reglementărilor privind timpul de repaus într-un orar publicat. Această sarcină este relativ structurată: există o intrare fixă (cine poate lucra când, cine trebuie să fie prezent când, care sunt perioadele de repaus obligatorii) și o ieșire fixă (un program de lucru). Acest lucru o face potrivită pentru un sistem de planificare care funcționează ca agent: acesta generează el însuși programul, nu doar o sugestie.
Volumul este ridicat. Programele de lucru sunt refăcute săptămânal sau lunar, pentru același grup de angajați, cu, în mare parte, aceleași reguli. Repetarea acestui format este exact locul în care automatizarea își arată valoarea: munca pe care un planificator a făcut-o luna trecută trebuie refăcută, în mare parte, și luna aceasta, cu date noi de intrare, dar același proces.
Două axe fac ca acest răspuns să rămână la „parțial” și nu la „da”. Prima este marja de apreciere. Un program de lucru nu este niciodată doar un calcul. Un planificator cântărește cine a avut de două ori la rând un tur incomod, cine a depus recent o cerere care nu a fost încă procesată formal, sau dacă o echipă rămâne echilibrată din punct de vedere al experienței. Aceasta nu este o regulă pe care o codificați, ci o apreciere care diferă de la o situație la alta.
A doua este conformitatea. Perioadele de repaus, numărul maxim de ture pe săptămână și prevederile contractului colectiv de muncă sunt stabilite legal sau contractual, iar o eroare în acest sens are consecințe care depășesc un program de lucru nefericit. Un sistem poate aplica aceste reguli atâta timp cât acestea sunt introduse digital și la zi, dar responsabilitatea pentru rezultat rămâne a unei persoane care aprobă programul înainte de publicare.
A treia axă, volumul, funcționează în favoarea automatizării: cu cât o sarcină se repetă mai des într-o formă comparabilă, cu atât mai mult învață un sistem din ea și cu atât mai puțin timp costă verificarea manuală per caz.
Un lanț de restaurante cu ture fixe, un număr limitat de funcții și un contract colectiv de muncă cu puține excepții poate lăsa cea mai mare parte a procesului de întocmire a programului în sarcina unui sistem. Datele de intrare sunt stabile, regulile sunt clare, iar excepțiile sunt suficient de rare pentru a fi tratate manual. O instituție de îngrijire medicală cu ture variabile, acorduri individuale de disponibilitate și absențe care perturbă continuu programul, reține mult mai mult în sarcina planificatorului. Nu pentru că sistemul este mai puțin capabil în acest caz, ci pentru că marja de apreciere per program este mai mare, iar riscurile de conformitate sunt mai sensibile, de exemplu în privința ocupării minime per tură.
Această diferență nu se află deci în tehnologie, ci în modul în care este organizată munca la aceste două organizații. Ce anume determină exact acest lucru este descris pe pagina despre de ce aceeași muncă este transferabilă la o companie și nu la alta.
Ce se schimbă astăzi nu este faptul că programele de lucru sunt „create dintr-odată de AI”. Este faptul că prima variantă este generată tot mai des de un sistem, iar planificatorul trece de la rolul de creator la cel de verificator: cineva care evaluează varianta, ajustează excepțiile și abia apoi publică. Această schimbare este deja vizibilă la companiile cu un sistem de planificare digital și ture standardizate, și aproape deloc la companiile care încă țin programele de lucru într-un fișier de calcul tabelar.
Sarcina se termină la un program de lucru publicat. Ce se întâmplă după face parte din sarcini adiacente, fiecare cu propriul profil. Modificările care apar după publicare, de exemplu din cauza unei boli sau a unei cereri de schimb, se încadrează la procesarea modificărilor de program, cu un alt echilibru între sistem și om, întrucât presiunea timpului și gradul de excepții sunt mai mari acolo. Calcularea orelor suplimentare care rezultă din programul lucrat efectiv este o sarcină separată, descrisă la calcularea orelor suplimentare. Și, întrucât disponibilitatea și absențele constituie principalele date de intrare pentru un program de lucru, calitatea rezultatului este direct legată de modul în care se procesează cererile de concediu și de modul în care se înregistrează absențele. Date de intrare de proastă calitate în orice dintre aceste procese înseamnă un program de lucru pe care un planificator trebuie totuși să îl verifice temeinic, indiferent cât de bun este sistemul.
Acest rezultat nu este o declarație despre planificatorul sau șeful de echipă care face acum această muncă și nici un argument pentru reducerea unei funcții de planificare. Este o descriere a unei sarcini: ce poate face un sistem, ce necesită supraveghere și ce rămâne muncă umană. Deciziile privind personalul au propriile cerințe legale, care nu sunt tratate aici.
Faptul că întocmirea programelor de lucru în organizația dumneavoastră se află mai aproape de „transferabilă în mare parte” sau de „în mare parte muncă umană” depinde de câte excepții cunosc turele dumneavoastră, de modul în care este structurat contractul colectiv de muncă și de gradul de digitalizare a datelor privind disponibilitatea. Acest lucru diferă considerabil de la o companie la alta, inclusiv în cadrul aceluiași sector. Considerații comparabile se aplică și altor funcții administrative, așa cum se poate observa în privire de ansamblu asupra muncii din departamentul IT pe care AI o poate prelua deja astăzi.
Cei care doresc o primă indicație fără a investi timp în acest sens pot completa scanarea rapidă gratuită: douăsprezece întrebări, fără cont, cu drept rezultat o indicație a proporției orelor din acel profil de muncă ce poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a activității, care descompune munca unei întregi companii în sarcini și calculează, pentru fiecare sarcină, capacitatea în fte, este încă în construcție și nu este disponibilă momentan.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.