Izrada radnog raspoređivanja znači kombiniranje popunjenosti, dostupnosti i propisa o vremenu odmora u objavljeni raspored. Ta zadaća je razmjerno strukturirana: postoji fiksni ulaz (tko može kada, tko mora biti prisutan kada, koja su vremena odmora obavezna) i fiksni izlaz (raspored). To ga čini prikladnim za sustav za planiranje koji funkcionira kao agent: sam generira raspored, a ne samo prijedlog.
Obujam je velik. Raspoređivanja se ponovno izrađuju tjedno ili mjesečno, za istu skupinu zaposlenika, uglavnom po istim pravilima. Ponavljanje ovog formata upravo je ono gdje se automatizacija isplati: posao koji je planer obavio prošli mjesec mora se uglavnom ponoviti ovaj mjesec, s novim ulaznim podacima, ali istim procesom.
Dvije osi ovo drže na razini "djelomično", a ne "da". Prva je prostor za procjenu. Raspored nikad nije samo računica. Planer odvaguje tko je dva puta zaredom dobio nezgodnu smjenu, tko je upravo podnio zahtjev koji još nije formalno obrađen, ili ostaje li tim po iskustvu u ravnoteži. To nije pravilo koje se kodira, to je procjena koja se razlikuje od situacije do situacije.
Druga je usklađenost s propisima. Vremena odmora, najveći broj smjena tjedno i odredbe kolektivnog ugovora zakonski su ili ugovorno utvrđeni, a pogreška u tome ima posljedice koje idu dalje od neugodnog raspoređivanja. Sustav može primijeniti ta pravila sve dok su digitalno i ažurno uneseni, ali odgovornost za ishod ostaje na čovjeku koji odobrava raspored prije objave.
Treća os, obujam, radi upravo u korist automatizacije: što se zadaća češće ponavlja u sličnom obliku, to sustav više uči iz nje i to manje vremena ručna provjera po slučaju iziskuje.
Ugostiteljski lanac s fiksnim smjenama, ograničenim brojem funkcija i kolektivnim ugovorom koji poznaje malo iznimaka može najveći dio procesa raspoređivanja prepustiti sustavu. Ulazni podaci su stabilni, pravila su jednoznačna, a iznimke su dovoljno rijetke da se mogu obraditi ručno. Zdravstvena ustanova s izmjenjivim smjenama, individualnim dogovorima o dostupnosti i izostancima koji stalno remete raspored, mnogo više toga zadržava kod planera. Ne zato što je sustav tamo manje sposoban, nego zato što je prostor za procjenu po rasporedu veći i rizici usklađenosti osjetljiviji, na primjer oko minimalne popunjenosti po smjeni.
Ta razlika, dakle, nije u tehnologiji, nego u tome kako je posao uređen u tim dvjema organizacijama. Što to točno određuje, opisano je na stranici o zašto se isti posao kod jedne tvrtke može prenijeti na AI, a kod druge ne.
Ono što se danas mijenja nije da se raspoređivanja "odjednom izrađuju putem AI-ja". Riječ je o tome da se prvi nacrt sve češće generira sustavom, i da se planer pomiče od izrađivača prema kontroloru: osobi koja procjenjuje nacrt, prilagođava iznimke i tek tada objavljuje. Ta se promjena već vidi kod tvrtki s digitalnim sustavom za planiranje i standardiziranim smjenama, a još je jedva vidljiva kod tvrtki koje raspoređivanja još vode u proračunskoj tablici.
Zadaća se završava kod objavljenog rasporeda. Ono što se dogodi nakon toga, pripada susjednim zadaćama koje svaka ima svoj vlastiti profil. Izmjene koje nastanu nakon objave, na primjer zbog bolesti ili zahtjeva za razmjenu, spadaju pod obradu izmjena raspoređivanja, s drugom ravnotežom između sustava i čovjeka jer su tamo vremenski pritisak i stupanj iznimaka veći. Izračun prekovremenih sati koji slijede iz odrađenog rasporeda, zasebna je zadaća opisana kod izračuna prekovremenih sati. A budući da su dostupnost i izostanci najvažniji ulazni podaci za raspored, kvaliteta izlaza izravno je povezana s time kako se zahtjevi za odsustvo obrađuju i kako se izostanci registriraju. Loši ulazni podaci u jednom od tih procesa znače raspored koji planer i dalje mora temeljito provjeriti, koliko god sustav bio dobar.
Ovaj ishod nije izjava o planeru ili voditelju tima koji trenutno obavlja ovaj posao, ni argument za smanjenje funkcije planiranja. To je opis zadaće: što sustav može, što traži nadzor i što ostaje ljudski posao. Odluke o osoblju imaju svoje vlastite zakonske zahtjeve, koji se ovdje ne obrađuju.
Je li izrada raspoređivanja u vašoj organizaciji bliža "uglavnom prenosivo na AI" ili "uglavnom ljudski posao" ovisi o tome koliko iznimaka poznaju vaše smjene, kako je izgrađen vaš kolektivni ugovor i koliko su vaši podaci o dostupnosti već digitalizirani. To se snažno razlikuje po tvrtki, i to i unutar istog sektora. Slična razmatranja pojavljuju se i kod drugih administrativnih funkcija, kao što je vidljivo u pregledu posla u IT odjelu koji AI danas već može preuzeti.
Tko želi prvu indikaciju bez ulaganja vremena u to, može ispuniti besplatni quickscan: dvanaest pitanja, bez računa, s ishodom koji pokazuje indikaciju kojeg dijela sati u tom radnom profilu AI danas može preuzeti. Potpuni radni scan, koji posao cijele tvrtke rastavlja na zadaće i po zadaći izračunava kapacitet u ftе, još je u izradi i trenutno nije dostupan.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.