At udarbejde en vagtplan handler om at kombinere bemanding, tilgængelighed og regler om hviletid til et offentliggjort skema. Den opgave er forholdsvis struktureret: der er et fast input (hvem kan hvornår, hvem skal være til stede hvornår, hvilke hviletider er obligatoriske) og et fast output (en vagtplan). Det gør den egnet til et planlægningssystem, der fungerer som agent: det genererer selve vagtplanen, ikke blot et forslag.
Volumen er højt. Vagtplaner udarbejdes på ny hver uge eller måned, for den samme gruppe medarbejdere, med stort set de samme regler. Denne form for gentagelse er præcis dér, hvor automatisering betaler sig: det arbejde, en planlægger udførte sidste måned, skal denne måned i vid udstrækning udføres igen, med nyt input men samme proces.
To akser holder dette ved "delvist" og ikke ved "ja". Den første er skønsrum. En vagtplan er aldrig blot et regnestykke. En planlægger vejer, hvem der to gange i træk har haft en uheldig vagt, hvem der lige har indsendt en anmodning, som endnu ikke er formelt behandlet, eller om et team er i balance erfaringsmæssigt. Det er ikke en regel, man kan kode, det er en vurdering, der varierer fra situation til situation.
Den anden er compliance. Hviletider, maksimalt antal vagter om ugen og overenskomstaftaler er lovmæssigt eller kontraktligt fastlagt, og en fejl heri har konsekvenser, der rækker videre end en uheldig vagtplan. Et system kan anvende disse regler, så længe de er indtastet digitalt og opdateret, men ansvaret for resultatet ligger hos et menneske, der godkender vagtplanen, før den offentliggøres.
Den tredje akse, volumen, arbejder netop til fordel for automatisering: jo oftere en opgave gentager sig i sammenlignelig form, jo mere lærer et system af den, og jo mindre tid koster manuel kontrol pr. tilfælde.
En hotel- og restaurationskæde med faste vagter, et begrænset antal funktioner og en overenskomst med få undtagelser kan overlade størstedelen af vagtplanlægningsprocessen til et system. Input er stabilt, reglerne er entydige, og undtagelserne er tilstrækkeligt sjældne til at kunne håndteres manuelt. En sundhedsinstitution med skiftende vagter, individuelle tilgængelighedsaftaler og fravær, der løbende forstyrrer vagtplanen, beholder langt mere hos planlæggeren. Ikke fordi systemet er mindre kompetent dér, men fordi skønsrummet pr. vagtplan er større, og compliance-risiciene er mere følsomme, for eksempel omkring minimumsbemanding pr. vagt.
Denne forskel ligger altså ikke i teknikken, den ligger i, hvordan arbejdet er organiseret hos de to organisationer. Hvad der præcist afgør dette, er beskrevet på siden om hvorfor det samme arbejde kan overdrages hos den ene virksomhed, men ikke hos den anden.
Det, der forskyder sig i dag, er ikke, at vagtplaner pludselig "laves af AI". Det er, at det første udkast i stigende grad genereres af et system, og at planlæggeren skifter fra at være udarbejder til at være kontrollør: en person, der vurderer udkastet, tilpasser undtagelser og først derefter offentliggør. Denne forskydning er allerede synlig hos virksomheder med et digitalt planlægningssystem og standardiserede vagter, og næsten ikke synlig hos virksomheder, der stadig fører vagtplaner i et regneark.
Opgaven stopper ved en offentliggjort vagtplan. Hvad der sker derefter, hører til tilstødende opgaver, der hver har deres eget profil. Ændringer, der opstår efter offentliggørelse, for eksempel på grund af sygdom eller en bytteanmodning, hører under behandling af ændringer i vagtplaner, med en anden balance mellem system og menneske, fordi tidspresset og undtagelsesgraden dér er højere. Beregning af overarbejde, der følger af den udførte vagtplan, er en separat opgave, beskrevet under beregning af overarbejde. Og fordi tilgængelighed og fravær udgør det vigtigste input til en vagtplan, hænger kvaliteten af outputtet direkte sammen med, hvordan orlovsanmodninger behandles, og hvordan fravær registreres. Dårligt input i en af disse processer betyder en vagtplan, som en planlægger stadig grundigt må gennemgå, uanset hvor godt systemet er.
Denne konklusion er ikke en udtalelse om den planlægger eller teamleder, der udfører dette arbejde i dag, og heller ikke et argument for at nedskalere en planlægningsfunktion. Det er en beskrivelse af en opgave: hvad et system kan klare, hvad der kræver tilsyn, og hvad der forbliver menneskearbejde. Beslutninger om personale har egne lovmæssige krav, som ikke behandles her.
Om udarbejdelse af vagtplaner i Deres organisation ligger tættere på "i vid udstrækning overdragelig" eller på "i vid udstrækning menneskearbejde", afhænger af, hvor mange undtagelser Deres vagter har, hvordan Deres overenskomst er opbygget, og hvor digitale Deres tilgængelighedsdata allerede er. Det varierer meget fra virksomhed til virksomhed, også inden for samme branche. Sammenlignelige overvejelser gør sig gældende for andre administrative funktioner, som det fremgår af oversigten over arbejde på it-afdelingen, som AI allerede i dag kan overtage.
De, der ønsker en første indikation uden at bruge tid på det, kan udfylde den gratis quickscan: tolv spørgsmål, uden konto, med et resultat, der angiver, hvor stor en del af timerne i den arbejdsprofil AI kan overtage i dag. Den fulde arbejdsscan, der opdeler arbejdet i en hel virksomhed i opgaver og beregner det pr. opgave til fte-kapacitet, er stadig under opbygning og er i øjeblikket ikke tilgængelig.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.