Sestavení pracovního rozvrhu znamená kombinovat obsazenost, dostupnost a předpisy o době odpočinku do zveřejněného harmonogramu. Tento úkol je poměrně strukturovaný: existuje pevný vstup (kdo může kdy, kdo musí kdy být přítomen, jaké doby odpočinku jsou povinné) a pevný výstup (rozvrh). To jej předurčuje pro plánovací systém, který funguje jako agent: sám generuje rozvrh, nejen návrh.
Objem je vysoký. Rozvrhy se vytvářejí znovu každý týden nebo měsíc, pro stejnou skupinu zaměstnanců, s do značné míry stejnými pravidly. Opakování v tomto formátu je přesně tam, kde se automatizace vyplácí: práce, kterou plánovač dělal minulý měsíc, se musí tento měsíc z velké části opakovat, s novým vstupem, ale stejným procesem.
Dvě osy drží tento úkol u „částečně“, nikoli u „ano“. První je prostor pro úsudek. Rozvrh nikdy není jen výpočet. Plánovač zvažuje, kdo měl dvakrát po sobě nešikovnou směnu, kdo právě podal žádost, která ještě nebyla formálně zpracována, nebo zda tým zůstává vyvážený z hlediska zkušeností. To není pravidlo, které lze zakódovat, je to odhad, který se liší podle situace.
Druhou osou je compliance. Doby odpočinku, maximální počet směn týdně a ustanovení kolektivní smlouvy jsou stanoveny zákonem nebo smlouvou a chyba v tomto ohledu má důsledky, které přesahují nešťastný rozvrh. Systém může tato pravidla uplatňovat, pokud jsou zadána digitálně a aktuálně, ale odpovědnost za výsledek zůstává na člověku, který rozvrh schvaluje před zveřejněním.
Třetí osa, objem, naopak pracuje ve prospěch automatizace: čím častěji se úkol opakuje v podobné formě, tím více se z něj systém učí a tím méně času stojí ruční kontrola jednotlivého případu.
Řetězec pohostinských zařízení s pevnými směnami, omezeným počtem funkcí a kolektivní smlouvou, která připouští jen málo výjimek, může většinu procesu sestavování rozvrhu přenechat systému. Vstup je stabilní, pravidla jsou jednoznačná a výjimky jsou dostatečně vzácné, aby se řešily ručně. Zdravotnické zařízení s proměnlivými směnami, individuálními dohodami o dostupnosti a absencemi, které neustále narušují rozvrh, ponechává mnohem více na plánovači. Ne proto, že by tam byl systém méně schopný, ale protože prostor pro úsudek je u každého rozvrhu větší a rizika compliance jsou citlivější, například ohledně minimální obsazenosti na směnu.
Tento rozdíl tedy nespočívá v technologii, ale v tom, jak je práce v těchto dvou organizacích uspořádána. Co přesně to určuje, je popsáno na stránce o tom, proč stejná práce je v jedné firmě přenositelná a v druhé ne.
Co se dnes mění, není to, že by rozvrhy najednou „vytvářela AI“. Je to fakt, že první koncept stále častěji generuje systém a že se plánovač posouvá z role tvůrce do role kontrolora: někoho, kdo koncept posuzuje, upravuje výjimky a teprve poté jej zveřejňuje. Tento posun je již viditelný u firem s digitálním plánovacím systémem a standardizovanými směnami, a téměř vůbec u firem, které rozvrhy stále vedou v tabulkovém procesoru.
Úkol končí zveřejněným rozvrhem. Co se děje poté, patří k navazujícím úkolům, z nichž každý má svůj vlastní profil. Změny, které vzniknou po zveřejnění, například kvůli nemoci nebo žádosti o výměnu, spadají pod zpracování změn rozvrhu, s jinou rovnováhou mezi systémem a člověkem, protože časový tlak a míra výjimek jsou tam vyšší. Výpočet přesčasů vyplývajících z odpracovaného rozvrhu je samostatný úkol, popsaný u výpočtu přesčasů. A protože dostupnost a absence tvoří nejdůležitější vstup pro rozvrh, kvalita výstupu přímo souvisí s tím, jak jsou zpracovávány žádosti o dovolenou a jak je evidována absence. Špatný vstup v jednom z těchto procesů znamená rozvrh, který musí plánovač i tak důkladně zkontrolovat, ať je systém sebelepší.
Tento výsledek není výrokem o plánovači nebo vedoucím týmu, kteří tuto práci dnes vykonávají, ani argumentem pro zeštíhlení plánovací funkce. Je to popis úkolu: co systém zvládne, co vyžaduje dohled a co zůstává lidskou prací. Rozhodnutí o personálu mají vlastní zákonné požadavky a ty zde nejsou řešeny.
Zda je sestavování rozvrhů ve vaší organizaci blíže „z velké části přenositelné“, nebo „z velké části lidská práce“, závisí na tom, kolik výjimek vaše směny mají, jak je sestavena vaše kolektivní smlouva a jak digitalizované jsou už vaše údaje o dostupnosti. To se výrazně liší podle firmy, i v rámci stejného odvětví. Podobné úvahy platí i pro jiné administrativní funkce, jak je vidět v přehledu práce na IT oddělení, kterou dnes AI již dokáže převzít.
Kdo chce první odhad, aniž by do toho investoval čas, může vyplnit bezplatný rychlý test: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s výsledkem v podobě odhadu, jakou část hodin v daném pracovním profilu dnes může převzít AI. Kompletní pracovní analýza, která rozloží práci celé firmy na jednotlivé úkoly a u každého úkolu propočítá kapacitu ve fte, se stále připravuje a v tuto chvíli není dostupná.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.