L'établissement d'un planning de travail consiste à combiner les effectifs, les disponibilités et la réglementation sur les temps de repos en un planning publié. Cette tâche est relativement structurée : il y a une entrée fixe (qui peut travailler quand, qui doit être présent quand, quels temps de repos sont obligatoires) et une sortie fixe (un planning). Cela la rend adaptée à un système de planification qui fonctionne comme un agent : il génère lui-même le planning, pas seulement une suggestion.
Le volume est élevé. Les plannings sont refaits chaque semaine ou chaque mois, pour le même groupe de collaborateurs, avec largement les mêmes règles. Cette répétition de format est précisément là où l'automatisation porte ses fruits : le travail qu'un planificateur a effectué le mois dernier doit largement être refait ce mois-ci, avec de nouvelles entrées mais le même processus.
Deux axes maintiennent ceci à "partiellement" plutôt qu'à "oui". Le premier est la marge d'appréciation. Un planning n'est jamais qu'un simple calcul. Un planificateur évalue qui a déjà eu deux fois de suite un service peu pratique, qui vient de soumettre une demande qui n'a pas encore été traitée formellement, ou si un équipe reste équilibrée en termes d'expérience. Ce n'est pas une règle que l'on code, c'est une appréciation qui varie selon la situation.
Le deuxième est la conformité. Les temps de repos, le nombre maximal de services par semaine et les accords de convention collective sont fixés par la loi ou par contrat, et une erreur à ce niveau a des conséquences qui vont au-delà d'un planning malheureux. Un système peut appliquer ces règles à condition qu'elles soient saisies numériquement et à jour, mais la responsabilité du résultat reste chez une personne qui approuve le planning avant sa publication.
Le troisième axe, le volume, joue justement en faveur de l'automatisation : plus une tâche revient fréquemment sous une forme comparable, plus un système en apprend et moins le contrôle manuel prend de temps par cas.
Une chaîne de restauration avec des services fixes, un nombre limité de fonctions et une convention collective qui connaît peu d'exceptions, peut confier la plus grande partie du processus de planification à un système. Les entrées sont stables, les règles sont univoques, et les exceptions sont suffisamment rares pour être traitées manuellement. Un établissement de soins avec des services variables, des accords de disponibilité individuels et un absentéisme qui perturbe continuellement le planning, retient beaucoup plus au niveau du planificateur. Non pas parce que le système y est moins capable, mais parce que la marge d'appréciation par planning est plus grande et que les risques de conformité sont plus sensibles, par exemple concernant les effectifs minimaux par service.
Cette différence ne réside donc pas dans la technique, elle réside dans la manière dont le travail est organisé dans ces deux organisations. Ce qui déterminent précisément cela est décrit sur la page consacrée aux raisons pour lesquelles un même travail est transférable dans une entreprise et pas dans une autre.
Ce qui évolue aujourd'hui, ce n'est pas que les plannings sont soudainement "réalisés par l'IA". C'est que le premier brouillon est de plus en plus souvent généré par un système, et que le planificateur passe du rôle de créateur à celui de contrôleur : une personne qui évalue le brouillon, ajuste les exceptions et ne publie qu'ensuite. Cette évolution est déjà visible chez les entreprises disposant d'un système de planification numérique et de services standardisés, et à peine encore chez les entreprises qui tiennent encore leurs plannings dans une feuille de calcul.
La tâche s'arrête à un planning publié. Ce qui se passe après relève de tâches connexes qui ont chacune leur propre profil. Les modifications qui surviennent après publication, par exemple en raison d'une maladie ou d'une demande d'échange, relèvent du traitement des modifications de planning, avec un équilibre différent entre système et être humain car la pression temporelle et le taux d'exceptions y sont plus élevés. Le calcul des heures supplémentaires qui découlent du planning effectivement travaillé est une tâche distincte décrite dans le calcul des heures supplémentaires. Et comme la disponibilité et l'absentéisme constituent les entrées les plus importantes pour un planning, la qualité du résultat est directement liée à la manière dont les demandes de congé sont traitées et à la manière dont l'absentéisme est enregistré. Une mauvaise entrée dans l'un de ces processus signifie un planning qu'un planificateur devra malgré tout vérifier en profondeur, quelle que soit la qualité du système.
Ce résultat n'est pas un jugement sur le planificateur ou le chef d'équipe qui effectue actuellement ce travail, ni un argument pour réduire une fonction de planification. C'est une description d'une tâche : ce qu'un système peut prendre en charge, ce qui requiert une supervision et ce qui reste un travail humain. Les décisions relatives au personnel connaissent leurs propres exigences légales, qui ne sont pas traitées ici.
Savoir si l'établissement des plannings dans votre organisation se rapproche de "largement transférable" ou de "largement travail humain" dépend du nombre d'exceptions que connaissent vos services, de la structure de votre convention collective et du degré de numérisation déjà atteint par vos données de disponibilité. Cela varie fortement d'une entreprise à l'autre, même au sein d'un même secteur. Des considérations comparables se posent pour d'autres fonctions administratives, comme le montre l'aperçu du travail au sein du service informatique que l'IA peut déjà prendre en charge aujourd'hui.
Toute personne souhaitant obtenir une première indication sans y consacrer de temps peut remplir le quickscan gratuit : douze questions, sans compte, avec pour résultat une indication de la part des heures de ce profil de travail que l'IA peut reprendre aujourd'hui. L'analyse complète du travail, qui décompose le travail d'une entreprise entière en tâches et calcule pour chaque tâche la capacité en équivalents temps plein, est encore en construction et n'est pas disponible pour le moment.
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