Das Erstellen eines Arbeitsplans besteht darin, Besetzung, Verfügbarkeit und Regelungen zu Ruhezeiten zu einem veröffentlichten Plan zu kombinieren. Diese Aufgabe ist relativ gut strukturiert: Es gibt eine feste Eingabe (wer kann wann, wer muss wann anwesend sein, welche Ruhezeiten verpflichtend sind) und eine feste Ausgabe (einen Dienstplan). Das macht sie geeignet für ein Planungssystem, das als Agent arbeitet: Es erstellt den Dienstplan selbst, nicht nur einen Vorschlag.
Das Volumen ist hoch. Dienstpläne werden wöchentlich oder monatlich neu erstellt, für dieselbe Gruppe von Mitarbeitenden, mit größtenteils denselben Regeln. Diese Wiederholung des Formats ist genau der Punkt, an dem sich Automatisierung auszahlt: Die Arbeit, die ein Planer letzten Monat geleistet hat, muss diesen Monat größtenteils erneut erfolgen, mit neuen Eingaben, aber demselben Prozess.
Zwei Achsen halten dies bei „teilweise“ und nicht bei „ja“. Die erste ist der Ermessensspielraum. Ein Dienstplan ist nie nur eine Rechenaufgabe. Ein Planer wägt ab, wer zweimal hintereinander eine ungünstige Schicht hatte, wer gerade einen Wunsch eingereicht hat, der noch nicht formell verarbeitet wurde, oder ob ein Team hinsichtlich Erfahrung im Gleichgewicht bleibt. Das ist keine Regel, die man kodiert, es ist eine Einschätzung, die sich je nach Situation unterscheidet.
Die zweite ist Compliance. Ruhezeiten, maximale Schichten pro Woche und Tarifvereinbarungen sind gesetzlich oder vertraglich festgelegt, und ein Fehler darin hat Folgen, die über einen unglücklichen Dienstplan hinausgehen. Ein System kann diese Regeln anwenden, solange sie digital und aktuell erfasst sind, aber die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei einem Menschen, der den Dienstplan genehmigt, bevor er veröffentlicht wird.
Die dritte Achse, Volumen, wirkt gerade zugunsten der Automatisierung: Je häufiger eine Aufgabe in vergleichbarer Form wiederkehrt, desto mehr lernt ein System daraus und desto weniger Zeit kostet die manuelle Kontrolle pro Fall.
Eine Gastronomiekette mit festen Schichten, einer begrenzten Anzahl von Funktionen und einem Tarifvertrag, der wenig Ausnahmen kennt, kann den Großteil des Dienstplanprozesses einem System überlassen. Die Eingabe ist stabil, die Regeln sind eindeutig, und die Ausnahmen sind selten genug, um manuell behandelt zu werden. Eine Pflegeeinrichtung mit wechselnden Schichten, individuellen Verfügbarkeitsvereinbarungen und Ausfällen, die den Dienstplan fortlaufend stören, behält viel mehr beim Planer. Nicht weil das System dort weniger fähig ist, sondern weil der Ermessensspielraum pro Dienstplan größer ist und die Compliance-Risiken empfindlicher liegen, etwa rund um die Mindestbesetzung pro Schicht.
Dieser Unterschied liegt also nicht in der Technik, er liegt darin, wie die Arbeit bei diesen beiden Organisationen organisiert ist. Was das genau bestimmt, steht beschrieben auf der Seite über warum dieselbe Arbeit beim einen Unternehmen übertragbar ist und beim anderen nicht.
Was sich heute verschiebt, ist nicht, dass Dienstpläne plötzlich „von KI erstellt werden“. Es ist, dass der erste Entwurf zunehmend von einem System generiert wird, und dass sich der Planer vom Ersteller zum Kontrolleur wandelt: jemand, der den Entwurf beurteilt, Ausnahmen anpasst und erst dann veröffentlicht. Diese Verschiebung ist bereits sichtbar bei Unternehmen mit einem digitalen Planungssystem und standardisierten Schichten, und kaum bei Unternehmen, die Dienstpläne noch in einer Tabellenkalkulation führen.
Die Aufgabe endet bei einem veröffentlichten Dienstplan. Was danach geschieht, gehört zu angrenzenden Aufgaben, die jeweils ihr eigenes Profil haben. Änderungen, die nach der Veröffentlichung entstehen, etwa durch Krankheit oder einen Tauschwunsch, fallen unter die Verarbeitung von Dienstplanänderungen, mit einer anderen Balance zwischen System und Mensch, weil der Zeitdruck und der Ausnahmegrad dort höher liegen. Die Berechnung von Überstunden, die aus dem tatsächlich gearbeiteten Dienstplan folgen, ist eine separate Aufgabe, die bei der Berechnung von Überstunden beschrieben ist. Und da Verfügbarkeit und Ausfälle die wichtigste Eingabe für einen Dienstplan bilden, hängt die Qualität der Ausgabe direkt davon ab, wie Urlaubsanträge verarbeitet werden und wie Abwesenheiten erfasst werden. Schlechte Eingaben in einem dieser Prozesse bedeuten einen Dienstplan, den ein Planer trotzdem gründlich prüfen muss, wie gut das System auch ist.
Dieses Ergebnis ist keine Aussage über den Planer oder Teamleiter, der diese Arbeit derzeit macht, und kein Argument für die Verkleinerung einer Planungsfunktion. Es ist eine Beschreibung einer Aufgabe: was ein System bewältigen kann, was Aufsicht erfordert und was Handarbeit bleibt. Entscheidungen über Personal unterliegen eigenen gesetzlichen Anforderungen, die hier nicht behandelt werden.
Ob die Dienstplanerstellung in Ihrer Organisation näher bei „größtenteils übertragbar“ oder bei „größtenteils Handarbeit“ liegt, hängt davon ab, wie viele Ausnahmen Ihre Schichten kennen, wie Ihr Tarifvertrag aufgebaut ist und wie digital Ihre Verfügbarkeitsdaten bereits sind. Das unterscheidet sich stark je Unternehmen, auch innerhalb derselben Branche. Vergleichbare Abwägungen spielen bei anderen administrativen Funktionen eine Rolle, wie im Überblick über Arbeit in der IT-Abteilung, die KI heute schon übernehmen kann zu sehen ist.
Wer eine erste Einschätzung möchte, ohne dafür Zeit zu investieren, kann den kostenlosen Quickscan ausfüllen: zwölf Fragen, ohne Konto, mit als Ergebnis eine Einschätzung, welcher Anteil der Stunden in diesem Arbeitsprofil heute durch KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der die Arbeit eines ganzen Unternehmens in Aufgaben aufgliedert und pro Aufgabe auf FTE-Kapazität hochrechnet, befindet sich noch im Aufbau und ist derzeit nicht verfügbar.
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