In gran parte sì, con qualche riserva. Redigere un verbale o un elenco di decisioni dopo una riunione, compreso il riconoscimento dei punti d'azione e la loro condivisione con gli interessati, è un compito che l'AI oggi è in grado di gestire in gran parte, a condizione che sia disponibile una registrazione o un resoconto utilizzabile della riunione. Ciò che resta è il controllo sulla correttezza: se il testo ha riportato bene chi ha deciso cosa e chi si assume quale azione.
Tre assi sono determinanti: strutturabilità, margine di giudizio e volume.
La strutturabilità ottiene un punteggio di 3. Una riunione ha una forma fissa — punti all'ordine del giorno, oratori, decisioni, azioni — ma il contenuto varia ogni volta. L'AI riconosce bene lo schema (chi dice cosa, cosa viene concordato), ma deve determinare ogni volta di nuovo cosa è rilevante da registrare e cosa era solo rumore di fondo.
Anche il margine di giudizio ottiene un punteggio di 3. È necessaria una scelta: un'osservazione è una decisione, un suggerimento o solo un pensiero che nessuno riprende? Chi ha partecipato a una riunione in cui tre persone parlano contemporaneamente e qualcuno cambia il proprio punto di vista a metà strada, sa che questa distinzione non è sempre ovvia. Un modello linguistico riesce solitamente a valutarlo bene in base al contesto, ma non senza errori.
Il volume ottiene un punteggio di 4. Le aziende con una cultura di riunioni — riunioni di team settimanali, aggiornamenti di progetto, comitati direttivi — producono molti verbali di questo tipo. È proprio questo volume che rende attraente automatizzare: lo stesso tipo di compito, ripetuto continuamente, con una variazione di contenuto limitata nella forma.
Il contatto con il cliente e la presenza fisica ottengono entrambi un punteggio di 5, il punto più favorevole della scala. Ciò non è dovuto al fatto che l'AI ci riesca necessariamente senza difficoltà, ma perché questo compito non richiede né l'uno né l'altro. La redazione di un verbale avviene dopo la riunione, non durante; non è necessaria alcuna interazione dal vivo con un cliente né alcuna azione fisica. Ciò rende il compito in linea di principio applicabile ovunque venga registrata o riassunta una riunione.
La creatività ottiene un punteggio di 2, il punto più sfavorevole di questo profilo. Verbalizzare significa in gran parte riportare, non inventare. C'è poco spazio e anche poco bisogno di uno stile o di un'interpretazione propria — anzi, un verbalizzatore che aggiunge troppo del proprio contributo svolge il proprio lavoro peggio. È proprio per questo che questo compito si presta bene all'AI: il risultato richiesto è una rappresentazione accurata, non un testo originale.
I costi di errore e la compliance ottengono entrambi un punteggio di 3, una posizione intermedia. Un punto d'azione registrato in modo errato richiede tempo per essere corretto e può generare confusione su chi dovesse fare cosa, ma raramente provoca un danno direttamente quantificabile. In alcuni settori la situazione è diversa: in un elenco di decisioni che serve come prova formale — ad esempio in un organo di rappresentanza dei lavoratori o in un audit — gli errori pesano di più ed è necessario un controllo accurato su ogni parola. In questi casi l'asse della compliance si sposta verso un punteggio più alto e il ruolo della persona che approva diventa più gravoso, non più leggero.
Un team dirigenziale si riunisce settimanalmente per un'ora. Una registrazione o una trascrizione viene inviata a un sistema che redige un elenco di decisioni: chi era presente, quali decisioni sono state prese, chi ha assunto quale azione con quale scadenza. Questa bozza viene condivisa automaticamente tramite la piattaforma di collaborazione del team. Un partecipante — spesso chi ha guidato la riunione — la legge e la approva, oppure la rimanda con una correzione. Quest'ultimo passaggio, la valutazione della rappresentazione, resta lavoro umano. La stessa logica vale per la rendicontazione direzionale per la direzione o gli azionisti: l'AI redige una prima versione, una persona verifica il contenuto prima che venga diffuso all'esterno.
In un'azienda senza una cultura di registrazione o di verbalizzazione — dove le riunioni si svolgono in modo informale e nessuno prende appunti — manca la base su cui l'AI può lavorare. La condizione è esplicita: una registrazione o un resoconto chiaro della riunione. Senza questo input non c'è nulla da riassumere. Anche nelle riunioni con molto gergo tecnico, con oratori che si alternano in modo molto irregolare, o con decisioni prese solo implicitamente senza che nessuno le pronunci esplicitamente, aumenta il rischio di interpretazione errata e il controllo umano diventa più importante rispetto a una riunione con un ordine del giorno rigoroso.
Ciò che cambia non è la scomparsa della verbalizzazione, ma il fatto che la prima bozza non venga più digitata da una persona mentre ascolta. Quel tempo si libera per qualcos'altro: partecipare attivamente alla riunione stessa, oppure sorvegliare il seguito di compiti e responsabilità delegati a un team. Il controllo sull'esito rimane, e in alcune riunioni — dove le decisioni hanno un peso giuridico o finanziario — quel controllo resta tanto gravoso quanto prima. Il modo in cui questo spostamento si concretizza in un settore specifico dipende da quanta struttura di riunione esista già; si veda ad esempio cosa può assumere l'AI nel commercio all'ingrosso per un quadro settoriale in cui il volume delle riunioni e l'obbligo di documentazione giocano un ruolo.
Se la verbalizzazione nella sua azienda è un compito facilmente trasferibile dipende da come le sue riunioni vengono già registrate oggi e da quanto pesano le decisioni che vi vengono prese. Compiti correlati come monitorare l'avanzamento del progetto rispetto a una pianificazione oppure organizzare e pianificare un ciclo di valutazione presentano un mix simile di struttura e giudizio umano. La quickscan gratuita di FTE TO AI consiste in dodici domande, non richiede un account e fornisce un'indicazione di quale parte delle ore nel suo profilo sia oggi trasferibile all'AI. La scansione di lavoro completa, che calcola il lavoro di un'intera azienda compito per compito in termini di capacità in FTE, è ancora in fase di sviluppo.
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