Rezervacija sastanaka djeluje kao mali zadatak, ali sastoji se od niza koraka koji ne spadaju svi u istu kategoriju. Jedan dio toga se već sada u potpunosti obavlja putem softvera, bez potrebe da office manager to nadgleda. Drugi dio prolazi kroz sustav koji daje prijedlog, nakon čega čovjek odobrava ili odbija. A mali dio ostaje ljudski posao, čak i kod poduzeća koja su sve ostalo automatizirala. Ova stranica objašnjava koji dio spada gdje, i zašto.
Rezervacija slijedi fiksan obrazac: je li prostorija slobodna, odgovara li kapacitet, je li oprema dostupna, nema li dvostruke rezervacije. To je upravo vrsta logike koju softver već desetljećima može obraditi, pod uvjetom da su kalendari i sustav za rezervacije međusobno povezani. Kod poduzeća gdje svi rezerviraju putem Outlooka ili Google Calendara i sustav za rezervacije je na to povezan, sukob između dvije rezervacije je provjera koju stroj izvodi brže i bez pogrešaka nego čovjek koji klika između dva zaslona. Ako ta povezanost nedostaje, i dio poduzeća i dalje radi s bijelom pločom ili zasebnom Excel datotekom, automatizacija staje na pragu: jednostavno ne postoji pouzdan izvor podataka na koji bi se moglo reagirati.
Kod poduzeća s nekoliko sastanaka i šačicom rezervacija tjedno, automatizacija se jedva isplati: vrijeme koje office manager izgubi na to je zanemarivo. Kod organizacije s više lokacija, desecima prostorija i stotinama rezervacija tjedno, situacija je drugačija. Tamo je zadatak dovoljno repetitivan da se pokrene sustav koji kontinuirano provjerava dostupnost, signalizira sukobe i automatski predlaže alternativu. To je i razlog zašto se ova vrsta automatizacije često uvodi zajedno sa srodnim zadacima poput primanja i prijave posjetitelja ili upravljanja kalendarima kolega: temeljni sustavi i povezanosti su djelomično isti.
Dvostruka rezervacija sastanaka obično je neugodnost, a ne katastrofa: netko premjesti sastanak ili potraži drugu prostoriju. To čini uobičajenu rezervaciju pogodnom za potpunu automatizaciju. No nije svaka situacija uobičajena. Sastanak uprave koji se slučajno premjesti, klijent koji se dočeka na pogrešnoj lokaciji, sustav za videokonferencije koji u ključnom trenutku nije rezerviran uz prostoriju: to su pogreške s posljedicama koje nadilaze neugodnost. Kod takvih iznimaka nadzor s ljudskim odobrenjem je logičan pristup: sustav signalizira sukob ili posebnu situaciju, a čovjek odlučuje. To je ista logika koja vrijedi kod praćenja napretka ciljeva i projekata: rutinske signale obrađuje automatski, odstupanja se predaju na odluku.
Za razliku od zadataka gdje klijent ili vanjska strana izravno komunicira sa zaposlenikom, rezervacija prostorije obično je interni proces. Nema osjetljivog odnosa s klijentom koji zahtijeva ljudski glas, a rijetko postoje pravila usklađenosti koja propisuju određeni pristup. To je jedan od razloga zašto je ovaj zadatak lakše automatizirati nego, primjerice, sortiranje i raspodjelu dolazne pošte, gdje neuobičajene pošiljke i povjerljive omotnice ipak zahtijevaju trenutak procjene — pogledajte kako se sortiranje i raspodjela dolazne pošte odnosi prema automatizaciji.
Nema kreativnog elementa u utvrđivanju je li prostorija slobodna. Ta niska ocjena na osi kreativnosti nije nedostatak zadatka, već upravo razlog zašto se ovaj zadatak tako dobro može automatizirati: nije potrebno tumačenje, samo provjera prema fiksnim pravilima. Usporedite to sa zadatkom poput usklađivanja putnih računa i računa za smještaj s rezervacijama, gdje neuobičajeni računi i nejasna pravila ipak zahtijevaju procjenu — pogledajte kako se usklađivanje putnih računa i računa za smještaj s rezervacijama odnosi prema automatizaciji. Što manje tumačenja zadatak zahtijeva, to je ranije moguće potpuno preuzimanje umjesto samo nadzora.
Ishod nije da uloga nestaje, već da se mijenja priroda posla. Praćenje svake pojedinačne rezervacije i ručno rješavanje jednostavnih dvostrukih rezervacija dio je koji je najviše podložan preuzimanju, pod uvjetom da je sustav za rezervacije povezan s kalendarima. Procjena iznimnih situacija, obrada posebnih zahtjeva i nadzor nad ukupnim rasporedom prostora ostaje, barem za sada, nešto na što čovjek gleda. Kod poduzeća bez povezanih sustava malo se toga mijenja, sve dok ta povezanost ne postoji. Kod poduzeća koje tu povezanost ima, posao se pomiče od izvršavanja prema provjeri.
Da biste utvrdili kako je to za vašu vlastitu organizaciju, korisno je najprije pogledati što raspon u ovakvim procjenama govori, a što ne — to možete pročitati na stranici o tome što raspon govori, a što ne. Želite li prvu naznaku za vlastito poduzeće, možete napraviti besplatni brzi test: dvanaest pitanja, bez računa, s naznakom koji dio sati u vašem profilu AI danas može preuzeti. Cjelovita analiza rada, koja posao poduzeća raščlanjuje zadatak po zadatak, još je u izradi i trenutno nije dostupna.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.