Digitalizacija i omogućavanje pristupa papirnom arhivu djelomično je zadatak za AI. AI je dobar u prepoznavanju teksta na skenu i predlaganju metapodataka, ali fizički posao vađenja dosjea iz ormara, sortiranja, uklanjanja spajalica i provlačenja kroz skener ostaje posao za ljude. Zatim slijedi kontrola pogrešaka u prepoznavanju, a to je upravo dio s ljudskim nadzorom: AI daje prijedlog, čovjek ga odobrava ili odbija, s razlogom.
Os fizičke prisutnosti ovdje ima nisku ocjenu (1 od 5), i to je glavni razlog zašto ovaj zadatak ne spada u kategoriju 1. Papir prvo mora u skener. To nije misaoni rad nego ručni rad: podizanje dosjea, sortiranje po redoslijedu, izdvajanje oštećenih stranica, provjera dvostranih dokumenata. Arhivar koji obrađuje tisuću mapa velik dio vremena provede na ovom fizičkom predradu, a ne na digitalnom dijelu koji slijedi. Nijedan AI model, koliko god dobar u prepoznavanju teksta, ne podiže mapu s police.
Kod poduzeća gdje arhiv već pretežno stiže digitalno — na primjer računi koji se već primaju kao PDF umjesto na papiru — ova fizička prepreka u potpunosti izostaje. To se dotiče slične problematike kao može li AI preuzeti razmjenu digitalnih računa putem e-fakturiranja, gdje dokument već počinje u digitalnom obliku, pa automatizacija može ići znatno dalje. Prisutnost fizičkog papira dakle nije stalno svojstvo 'digitalizacije arhiva' općenito, nego specifične situacije u kojoj papir još treba skenirati.
Opseg ima visoku ocjenu (4 od 5): kod arhiva se često radi o stotinama do tisućama dokumenata sa sličnom strukturom. To je upravo vrsta ponavljanja u kojoj se automatizacija ističe. Nakon što je dokument jednom skeniran, softver s optičkim prepoznavanjem znakova (OCR) može pročitati sadržaj, prepoznati ključne riječi i dati prvi prijedlog metapodataka kao datum, broj dosjea ili vrsta dokumenta. Kod niskog opsega — na primjer jednokratno preuzimanje dvadeset osobnih dosjea u malom uredu — ta korist je jedva primjetna, a ručno skeniranje i ručni unos često su podjednako brzi kao postavljanje i testiranje sustava.
Strukturiranost ima prosječnu ocjenu (3 od 5). Neki arhivi su prilično predvidljivi: standardni obrasci, ugovori s fiksnim oblikovanjem, računi s fiksnim poljima. Drugi arhivi su mješavina rukom pisanih bilješki, precrtanih ispravki, nejasnih kopija i dokumenata na različitim jezicima ili fontovima. Što je arhiv neurednji, to češće OCR prepoznavanje griješi i to više čovjek treba provjeravati. Arhivar koji uglavnom obrađuje standardizirane obrasce vidjet će drugačije rezultate od nekoga koji mora učiniti dostupnom desetljećima staru, rukom pisanu korespondenciju.
Troškovi pogrešaka i usklađenost s propisima oboje imaju prosječnu ocjenu (3 od 5). Pogrešno prepoznata riječ u pretraživom tekstu obično nije katastrofa — funkcija pretraživanja jednostavno neće odmah pronaći taj dokument. Ali kod arhiva sa zakonskom obvezom čuvanja, medicinskih dosjea ili pravnih dokumenata, pogreška u metapodacima (pogrešan datum, pogrešan broj dosjea) može dovesti do toga da dosje ne bude pronađen na vrijeme ili da bude neopravdano uništen. Ako arhiv spada pod obvezu čuvanja ili drugi zakonski režim, za to vrijede posebni zakonski zahtjevi; to nije pitanje koje se rješava odlukom o automatizaciji.
Kombinacija ovih osi znači da uloga arhivara ili office managera ne izumire, nego se mijenja. Fizički posao skeniranja i završna kontrola ostaju; ručno prekucavanje svakog polja uglavnom otpada. Navedeni preduvjeti pri tome nisu neobvezujući: opremu za skeniranje i kvalitetu OCR prepoznavanja treba dovesti u red, a mora postojati provjera uzorka na pogreške u prepoznavanju prije nego što se dokumenti označe kao konačno pretraživi. Bez te kontrole, male pogreške u prepoznavanju nakupljaju se u arhiv koji je nepouzdan za pretraživanje.
Ovaj obrazac — fizički ili jako promjenjiv zadatak koji se djelomično može preuzeti, a djelomično ne — vidljiv je i u potpuno drugim sektorima, kao kod što AI može preuzeti u sektoru transporta, gdje fizičke radnje jednako tako određuju granicu onoga što sustav može preuzeti. Korisno je zapamtiti tu usporedbu kako bismo shvatili da fizička os često ima veću težinu nego stupanj napretka softvera za prepoznavanje.
Želite li znati kako to izgleda za vaš vlastiti arhiv ili paket zadataka? Besplatni brzi test tvrtke ftetoai sastoji se od dvanaest pitanja, ne traži otvaranje računa i daje indikaciju o tome koji dio sati u vašem profilu danas AI može preuzeti. Potpuni radni test s detaljnom analizom po zadatku još je u izradi; njega ovdje još ne nudimo, ali brzi test već sada daje iskrenu prvu procjenu.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.