Administrativní pracovník nebo asistent managementu, který denně vyplňuje potvrzení, smlouvy a dopisy podle pevné šablony, dělá práci, která na první pohled vypadá velmi vhodná pro AI. Je opakující se, řídí se pevným postupem a vstupní údaje obvykle už pocházejí ze systému. Odpověď však není jednoduše ano. Je to zčásti, a která část záleží na tom, jak je šablona a zdrojová data v konkrétní firmě uspořádána.
Výsledek zde určují tři osy: strukturovanost, objem a náklady na chyby.
Strukturovanost je vysoká. Šablona pro potvrzení o zaměstnání nebo standardní smlouvu má pevná pole na pevných místech: jméno, datum, částka, funkce. To je přesně ten druh textové práce, se kterým si AI dnes dobře poradí, protože struktura dokumentu je již daná a úkolem je pouze správně vyplnit pole na základě dostupných údajů.
Objem je také příznivý. Firmy, které produkují mnoho stejných dokumentů, zprostředkovatelská agentura, která vystavuje stovky pracovních smluv za měsíc, obec, která opakovaně vydává totéž potvrzení, mají větší přínos ze zeštíhlení tohoto procesu než firma, která takový dokument vyhotovuje jen párkrát ročně. Při nízkém objemu čas potřebný na zavedení procesu často neodpovídá času, který se tím nakonec ušetří.
Náklady na chyby jsou uprostřed a jsou přesně důvodem, proč se nejedná o úplné převzetí, ale o úkol s lidským dohledem. Špatně vyplněná částka ve smlouvě, prohozené jméno v potvrzení, nesprávné datum, to nejsou kosmetické chyby. Mohou vést k právní nejasnosti nebo k tomu, že dokument musí být vyhotoven znovu. Proto zůstává potřebný okamžik kontroly: AI vyplní, pracovník schválí nebo zamítne, se zdůvodněním.
Prostor pro úsudek je nízký, což úkol dělá vhodnějším pro automatizaci: je potřeba málo interpretace ohledně toho, co má být v dokumentu, to je již dané šablonou a zdrojovými údaji. Kreativita je téměř nulová a i to hraje ve prospěch AI: nic se nevymýšlí, jen se vyplňuje. Compliance hraje roli, jakmile jde o smlouvy nebo úřední potvrzení, což znamená, že zavedené schvalovací kroky zůstávají relevantní bez ohledu na to, kdo dokument vyhotovuje.
Asistent managementu měsíčně vyhotovuje deset až dvacet standardních dopisů: potvrzení, prohlášení, krátké úpravy smluv. Údaje už jsou v personálním systému. Zde je krok od údajů k dokumentu dobře automatizovatelný: AI může dopis vyhotovit na základě šablony a zdrojových dat, poté asistent přečte, zkontroluje a odešle. Čas, který zbývá, jde ne do psaní textu, ale do jeho posuzování.
V jiné firmě, kde se každá smlouva vyjednává na míru a každý dopis musí mít trochu jiný tón a obsah, je situace jiná. Tam je strukturovanost nižší, prostor pro úsudek vyšší, a úkol se posouvá směrem k lidské práci. Stejný typ dokumentu, pracovní smlouva, dopis, potvrzení, tak může být v jedné firmě z velké části automatizovatelný a v jiné zůstat zejména ruční prací. Rozdíl není v typu dokumentu, ale v tom, jak standardizovaná je šablona a zda jsou zdrojová data už někde v systému, nebo je třeba je ještě vyhledat či zjistit.
Tento posun se neváže na budoucí okamžik, kdy bude "hotový". Váže se už na dnešní otázku, zda organizace standardizovala své šablony a má v pořádku svá zdrojová data. Firma, kde si každý pracovník vede vlastní verzi smlouvy, s vlastním formátováním a vlastními variantami, nemůže tento proces jednoduše přenechat AI, ani zčásti. Firma s jednou stanovenou šablonou na typ dokumentu a údaji, které se už vedou strukturovaně, je na tom jinak.
Tato práce s vyplňováním dokumentů často souvisí s dalšími administrativními úkoly, které probíhají v téže kanceláři. Kdo se podívá na to, jak se digitalizuje a zpřístupňuje příchozí papírový archiv, často narazí na stejnou otázku: jsou data už strukturovaná, nebo je třeba je nejprve získat z papíru. Také třídění a rozdělování příchozí pošty se tohoto tématu dotýká, protože mnoho standardních dopisů je reakcí na něco, co přijde. A způsob, jakým se třídí obecná e-mailová schránka, často určuje, jaké dokumenty se vůbec musí vyhotovit a na základě jakých údajů.
K personálním důsledkům tohoto posunu se nevyjadřujeme: pokud jsou uvolněné hodiny podnětem k rozhodnutí o personálu, platí pro to samostatné zákonné požadavky, nezávisle na této analýze.
Zda se to pro vaši organizaci týká malé, nebo podstatné části administrativních hodin, závisí na tom, kolik z vašich dokumentů už běží na pevných šablonách a kolik ze zdrojových dat už je v systému místo na papíře nebo rozptýlené v jednotlivých souborech. To se liší firmu od firmy, a přesně proto obecné tvrzení tady nestačí.
Bezplatný rychlý test o dvanácti otázkách, bez nutnosti účtu, dává indikaci toho, jakou část hodin v tomto druhu dokumentové práce lze dnes převést na AI. Kompletní pracovní analýza, která rozloží práci celé firmy na úkoly a u každého úkolu ji přepočítá na kapacitu ve fte, se ještě připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.