En administrativ medarbetare eller managementassistent som dagligen fyller i intyg, kontrakt och brev utifrån en fast mall, utför arbete som vid första anblick verkar mycket lämpligt för AI. Det är repetitivt, det följer ett fast mönster, och indata kommer oftast redan från ett system. Ändå är svaret inte helt enkelt ja. Det är delvis, och vilken del beror på hur mallen och källdatan är utformade i ett specifikt företag.
Tre axlar avgör här utfallet: struktureringsgrad, volym och felkostnader.
Struktureringsgraden är hög. En mall för ett anställningsintyg eller ett standardkontrakt har fasta fält på fasta platser: namn, datum, belopp, funktion. Det är precis den typ av textarbete som AI idag klarar bra, eftersom dokumentets struktur redan är fastställd och uppgiften handlar om att korrekt fylla i fält utifrån tillgängliga uppgifter.
Volymen är likaså gynnsam. Företag som producerar många av samma dokument, ett bemanningsföretag som upprättar hundratals anställningsavtal per månad, en kommun som ständigt utfärdar samma intyg, har mer att vinna på att effektivisera denna process än ett företag som upprättar ett sådant dokument några gånger om året. Vid låg volym står den tid det tar att sätta upp processen ofta inte i proportion till den tid det slutligen sparar.
Felkostnaderna ligger i mitten och är precis anledningen till att detta inte är en fullständig övertagning, utan en uppgift med mänsklig tillsyn. Ett felaktigt ifyllt belopp i ett kontrakt, ett förväxlat namn i ett intyg, ett fel datum, det är inga kosmetiska fel. De kan leda till juridisk otydlighet eller till ett dokument som måste göras om. Därför krävs fortfarande ett kontrollmoment: AI fyller i, en medarbetare godkänner eller avvisar, med motivering.
Bedömningsutrymmet är lågt, vilket gör uppgiften desto mer lämpad för automatisering: det behövs lite tolkning av vad som ska stå i dokumentet, det ligger redan fast i mallen och källuppgifterna. Kreativiteten är i det närmaste frånvarande, och även det talar till AI:s fördel: inget hittas på, det fylls bara i. Compliance spelar en roll så snart det gäller kontrakt eller officiella intyg, vilket innebär att fastställda godkännandesteg förblir relevanta, oavsett vem som upprättar dokumentet.
En managementassistent upprättar varje månad tio till tjugo standardbrev: bekräftelser, intyg, korta kontraktsjusteringar. Uppgifterna finns redan i personalsystemet. Här går steget från uppgifter till dokument bra att automatisera: AI kan upprätta brevet utifrån mallen och källdatan, varefter assistenten läser, kontrollerar och skickar. Den tid som blir över går inte till att skriva text utan till att bedöma den.
Hos ett annat företag, där varje kontrakt förhandlas fram skräddarsytt och varje brev måste vara lite annorlunda till ton och innehåll, ser det annorlunda ut. Där är struktureringsgraden lägre, bedömningsutrymmet högre, och uppgiften förskjuts mot mänskligt arbete. Samma typ av dokument, anställningsavtal, brev, intyg, kan alltså vara till stor del automatiserbart i det ena företaget och förbli i huvudsak handarbete i det andra. Skillnaden ligger inte i dokumenttypen utan i hur standardiserad mallen är och om källdatan redan finns i ett system, eller fortfarande måste sökas upp eller efterfrågas.
Förskjutningen ligger inte i ett framtida ögonblick då detta är "klart". Den ligger redan nu i frågan om en organisation har standardiserat sina mallar och har sin källdata i ordning. Ett företag där varje medarbetare håller sin egen version av ett kontrakt, med egen formatering och egna varianter, kan inte utan vidare lämna över denna process till AI, inte ens delvis. Ett företag med en fastställd mall per dokumenttyp och uppgifter som redan hålls strukturerade, har en annan utgångspunkt.
Detta ifyllnadsarbete med dokument hänger ofta samman med andra administrativa uppgifter som sker på samma kontor. Den som tittar på hur inkommande pappersarkiv digitaliseras och görs sökbart ser ofta samma fråga återkomma: finns datan redan strukturerad, eller måste den först hämtas ur papper. Även sortering och fördelning av inkommande post berör detta ämne, eftersom många standardbrev är ett svar på något som kommer in. Och sättet på vilket en allmän e-postbrevlåda trieras avgör ofta vilka dokument som överhuvudtaget behöver upprättas, och utifrån vilka uppgifter.
Om personalkonsekvenser av denna förskjutning uttalar vi oss inte: om frigjorda timmar ger anledning till ett beslut om personal, gäller därför egna lagstadgade krav, oberoende av denna analys.
Om detta för er organisation berör en liten eller en betydande del av de administrativa timmarna beror på hur många av era dokument som redan bygger på fasta mallar och hur mycket av källdatan som redan finns i ett system i stället för på papper eller utspritt över lösa filer. Det skiljer sig från företag till företag, och det är precis därför ett generellt uttalande inte räcker här.
Den kostnadsfria snabbanalysen med tolv frågor, utan konto, ger en indikation på vilken andel av timmarna i den här typen av dokumentarbete som idag kan tas över av AI. Den fullständiga arbetsanalysen, som bryter ner en hel verksamhets arbete i uppgifter och beräknar varje uppgift till fte-kapacitet, är fortfarande under uppbyggnad.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.