Obdelava zahtevkov za dopust ni ena naloga, temveč vrsta korakov, in ti koraki se ne premikajo vsi z enakim tempom. Preverjanje stanja dopusta in vnos zahtevka v sistem je zdaj pogosto v celoti avtomatiziran. Presoja zahtevka, ki trči ob zasedenost — dva sodelavca iz iste ekipe, ki želita prosto isti teden — ostaja odločitev, ki jo sprejme vodja, po možnosti s sistemom, ki signalizira konflikt, a ga ne rešuje. In izjeme, kot je dopust okoli reorganizacije ali sodelavec z odprtim postopkom bolniške odsotnosti, ostajajo brez razprave delo ljudi. Ta stran pojasnjuje, zakaj ta naloga trenutno v pretežni meri spada v srednji blok: rpa, ki obdela večino zahtevkov, pri čemer preostanek presoja človek.
Zahtevek za dopust ima ustaljeno obliko: sodelavec, obdobje, stanje dopusta, norma zasedenosti. Zaradi tega naloga na osi strukturiranosti dosega visoko oceno. Sistem lahko zahtevek preveri glede na stanje in vnaprej določena pravila zasedenosti ter na tej podlagi zahtevek odobri ali ga posreduje naprej človeku. Prav zato rpa danes tu že opravlja delo: pravila je mogoče zajeti v logiko, obseg zahtevkov pa je praviloma dovolj velik, da se avtomatizacija splača. Pri podjetju s fiksnimi izmenami in preprosto politiko dopusta je ta delež večji kot pri podjetju s številnimi dogovori po meri za posameznega sodelavca, kjer pravila niso tako enoznačno zapisana.
Razlog, da ta naloga ne preide v celoti na AI, je v prostoru za presojo. Ko zahtevek trči ob zasedenost ekipe, ni več enoznačnega odgovora. Kdo dobi prednost: sodelavec, ki je prvi zaprosil, tisti z najdaljšo delovno dobo ali tisti z medicinskim razlogom? To je odločitev, ki jo sistem lahko signalizira, ne more pa je sprejeti, ne da bi nekdo lahko pojasnil razlog za izbiro. To je tudi bistvo odobritve z nadzorom: sistem predlaga zahtevek, vodja ga odobri ali zavrne in lahko to odločitev utemelji. Pri podjetju s tesno zasedenostjo in veliko sezonskega dopusta — na primer v zdravstvu ali gostinstvu — je ta delež večji kot v pisarniškem okolju z večjo kadrovsko rezervo.
Obseg zahtevkov za dopust je pogosto velik: vsak sodelavec to opravi večkrat na leto, pri večjih ekipah pa to naraste do znatnega toka zahtevkov mesečno. Ta ponovljivost dela avtomatizacijo privlačno, čeprav posamezen zahtevek ni zapleten. Enak vzorec vidimo pri drugih nalogah z veliko ponavljanja in fiksnimi pravili, kot je izračun nadur na podlagi opravljenega časa ali obdelava sprememb urnika po bolniških odsotnostih ali zahtevkih za zamenjavo. V vseh teh primerih razlog za avtomatizacijo ni zapletenost enega posameznega primera, temveč seštevek številnih podobnih primerov.
Napačna odobritev dopusta je večinoma popravljiva in ne vodi v neposredno finančno izgubo, zaradi česar ostajajo stroški napak zmerni. Kljub temu se naloga dotika skladnosti: stanje dopusta je povezano z delovnimi pogoji, pri sistematičnem zavračanju zahtevkov pa lahko sodelavci to izpodbijajo. Zato je pri odstopanjih še vedno potreben človeški korak, ne zato ker sistem ne zmore računskega dela, temveč ker posledice napačne odločitve zahtevajo presojo, ki jo je mogoče pojasniti. Za odločitve, ki presegajo zahtevek za dopust — na primer, ko se vzorci dopusta upoštevajo pri kadrovskih odločitvah — veljajo lastne zakonske zahteve, o katerih ta stran ne podaja izjav.
Razdelitev, ki je tu opisana, ne velja povsod enako. Organizacija z jasnimi, enotnimi pravili odobritve po ekipah in sistemom za dopust z ažurnim, povezanim stanjem lahko večji del zahtevkov obdela brez posredovanja. Organizacija s številnimi izjemami, ročnim beleženjem stanja ali med seboj različnimi dogovori po ekipah bo večji del zadržala pri človeku, preprosto zato, ker osnovni pogoji za avtomatizacijo — fiksna pravila in ažurni podatki — niso izpolnjeni. Enako odvisnost vidimo pri pripravi obračuna plač na podlagi fiksnih postavk in pri izdelavi urnikov znotraj norm zasedenosti: bolj kot so pravila vnaprej strogo določena, večji je delež, ki lahko poteka samodejno.
AI ne more samostojno in v celoti obdelati zahtevkov za dopust. Največji del rutinskih zahtevkov — stanje dopusta v redu, brez konflikta zasedenosti — lahko obdela sistem. Zahtevki, ki trčijo ob zasedenost ali odstopajo od norme, zahtevajo vodjo, ki jih odobri ali zavrne z utemeljitvijo. To ni vmesna faza na poti k popolni avtomatizaciji, temveč razdelitev, ki je povezana z naravo izjem: dokler te zahtevajo presojo, ki jo je treba znati pojasniti, ta del ostaja delo ljudi.
Da bi videli, kako je ta razdelitev videti za vašo lastno organizacijo, je koristno pogledati temeljna pravila in sisteme: ali so pravila odobritve po ekipah zapisana in ali je stanje dopusta ažurno dostopno v sistemu. Brezplačni hitri pregled podjetja FTE TO AI sestavlja dvanajst vprašanj, opraviti ga je mogoče brez računa, poda pa oceno, kolikšen del ur pri tovrstnih profilih je danes mogoče prenesti na AI. Celoten delovni pregled, ki delo podjetja razčleni nalogo za nalogo in ga pretvori v kapaciteto FTE, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.