Grotendeels ja. Het koppelen van banktransacties aan openstaande posten is precies het type werk waar geautomatiseerde matching op is toegesneden: een vaste structuur, hoge volumes en een fout die zich meestal snel laat herstellen. Waar de bankkoppeling actief is en de matchingregels helder zijn, is dit vandaag al mensenwerk dat grotendeels door software wordt gedaan, met een medewerker die de overgebleven uitzonderingen afhandelt.
Een bankafschrift is een gestructureerd bestand: vaste velden voor bedrag, datum, tegenrekening en omschrijving. Een openstaande post in de boekhouding heeft dezelfde soort velden. Matching is dan grotendeels een kwestie van bedrag en referentie tegen elkaar afzetten, en dat is een taak die volgens regels verloopt, niet een taak die per geval een nieuwe afweging vraagt. Daar komt bij dat het volume vaak groot is: een bedrijf met honderden of duizenden transacties per maand heeft veel te winnen bij een proces dat niet stopt om koffie te drinken.
De foutkosten liggen in het midden. Een verkeerde koppeling raakt niet direct een klant en leidt zelden tot een boete, maar kan wel een boekhouding laten kloppen op papier terwijl de werkelijkheid anders is. Daarom blijft controle nodig, niet omdat de techniek het niet aankan, maar omdat een enkele mismatch zich pas later toont, bijvoorbeeld bij een aansluiting aan het einde van de maand.
Een transactie van 1.240 euro met omschrijving "factuur 20345" wordt automatisch gekoppeld aan de openstaande post met dat factuurnummer en bedrag. Dat gaat foutloos zolang bedrag en referentie overeenkomen. Komt er een deelbetaling binnen, een bedrag dat is afgerond, of een omschrijving zonder factuurnummer, dan stokt de automatische match en moet een medewerker beoordelen welke post erbij hoort. Dat is precies het onderscheid tussen wat een systeem afhandelt en wat blijft liggen voor een mens: niet omdat het moeilijk is, maar omdat het gegeven ontbreekt om de regel toe te passen.
De techniek die dit werk nu aankan, is te typeren als rpa: software die volgens vaste regels transacties herkent, vergelijkt en koppelt. Dat is geen zelflerend systeem dat zelf inschat wat waarschijnlijk bij elkaar hoort; het is een uitvoering van afspraken die vooraf zijn vastgelegd. Dat betekent ook dat de kwaliteit van het resultaat afhangt van de kwaliteit van die afspraken, niet van de slimheid van de software.
Twee randvoorwaarden bepalen of dit bij een bedrijf werkt. Ten eerste een actieve bankkoppeling: zonder geautomatiseerde aanlevering van afschriften in de boekhouding is er niets om te matchen. Ten tweede duidelijke matchingregels: hoe eenduidiger de afspraak over wat een match maakt, hoe minder er overblijft voor een medewerker. Ontbreekt een van beide, dan verschuift het werk automatisch terug naar handmatige controle, en dat is dan niet een gebrek van de techniek maar van de inrichting ervoor.
Bij een bedrijf dat via meerdere betaalproviders werkt naast de bank, ligt dit net anders: dan speelt ook mee hoe transacties van betaalproviders reconciliëren is ingericht, want dat volgt niet automatisch uit een bankkoppeling. En bij een bedrijf waar veel deelbetalingen of afwijkende referenties voorkomen, blijft het aandeel handwerk groter dan bij een bedrijf met vaste, herkenbare betalingsstromen.
Deze taak illustreert een patroon dat breder geldt: werk dat volgens regels verloopt en in hoog volume voorkomt, verschuift eerder naar software dan werk dat per geval beoordeling vraagt. Datzelfde patroon zien we bij inkoopfacturen inboeken in het boekhoudsysteem en bij vervaldatums van inkoopfacturen bewaken voor tijdige betaling, allebei taken met een vaste structuur en herhaling. Bij een bedrijf waar diezelfde processen minder gestandaardiseerd zijn, verloopt die verschuiving trager, niet omdat AI daar minder kan, maar omdat de basis ervoor nog moet worden gelegd.
Wat overblijft, is niet toeval: het is het deel waar een oordeel nodig is dat niet in een regel past. Wie dat scherp wil krijgen voor de eigen administratie, doet er goed aan ook te kijken naar de openstaande postenlijst voor debiteuren en crediteuren opstellen, want die twee taken hangen in de praktijk vaak samen.
Dit is geen personeelsadvies en geen onderbouwing voor een besluit over functies of formatie. Wat een organisatie met vrijgekomen capaciteit doet, is aan de organisatie zelf. Speelt er een vraag rond medezeggenschap bij het herinrichten van dit soort processen, dan gelden daarvoor eigen wettelijke vereisten; zie wanneer de ondernemingsraad erover gaat.
Of deze verschuiving bij uw eigen boekhouding al zo ver is, hangt af van uw bankkoppeling en de scherpte van uw matchingregels. Dat is per bedrijf anders, en een uitspraak zonder die gegevens te kennen is niet meer dan een gok. De gratis quickscan van FTE TO AI geeft daar een eerste indicatie voor: twaalf vragen, zonder account, met een indicatie welk deel van de uren in dit profiel vandaag door AI over te nemen is. De volledige werkscan, die het werk van uw hele bedrijf op deze manier uiteenlegt, is nog in aanbouw.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.