La comptabilisation des factures d'achat est l'un des candidats les plus souvent cités lorsqu'il s'agit d'IA et de comptabilité. Une facture arrive, les montants doivent être transférés vers le système comptable, la TVA doit être correcte et un compte du grand livre doit y être associé. La réponse à la question de savoir si l'IA prend cela en charge n'est pas un simple oui ou non. C'est en grande partie oui, avec une réserve importante pour une partie des cas.
Trois axes sont ici déterminants : la structuration, le volume et le coût des erreurs.
Une facture d'achat est un document structuré. On y trouve un fournisseur, un numéro de facture, un montant, un taux de TVA et généralement une description de ce qui a été livré. C'est exactement le type d'entrée sur lequel la reconnaissance de documents obtient de bons résultats : l'image est convertie en champs, les champs sont associés à un compte du grand livre. Pour un grossiste recevant des centaines de factures par semaine, ce volume est aussi la raison pour laquelle l'automatisation est rentable ici. Retaper manuellement ces mêmes champs, des centaines de fois, est exactement le type de travail répétitif que l'IA peut déjà gérer aujourd'hui.
Le coût des erreurs est moyen : une facture mal comptabilisée est gênante et prend du temps à corriger, mais n'entraîne pas immédiatement un risque financier ou juridique de premier ordre. Cela en fait une tâche pour laquelle l'automatisation avec contrôle a posteriori est une approche acceptable, plutôt qu'une tâche nécessitant par définition une intervention humaine préalable.
La marge d'appréciation obtient un score faible, et c'est précisément là que l'on passe de « l'IA fait cela » à « l'IA fait cela, sous supervision ». Pour une facture standard d'un fournisseur habituel, il y a peu de place au doute : le montant, la TVA et le compte du grand livre suivent un schéma qui s'est déjà répété des centaines de fois. Pour une facture d'un nouveau fournisseur, avec une description inhabituelle ou une note de crédit qui ne correspond pas exactement à une facture précédente, un choix doit être fait qui ne découle pas du document lui-même. C'est le moment où un comptable ou un collaborateur administratif approuve ou rejette, avec motif.
La conformité entre en jeu de manière similaire. Les écritures de TVA font partie de la responsabilité fiscale d'une entreprise, et les erreurs qui s'y produisent ont un impact différent d'une erreur dans un rapport interne. Ce n'est pas une raison pour ne pas automatiser la tâche, mais c'est une raison de faire confirmer systématiquement le résultat de l'IA par un responsable, surtout pendant la phase de démarrage.
Une entreprise de facility management reçoit chaque mois plusieurs centaines de factures d'un groupe fixe de fournisseurs : produits d'entretien, maintenance, restauration. Pour ce flux, la comptabilisation est aujourd'hui en grande partie une question de reconnaissance d'image et d'association à un plan comptable existant. Le travail administratif se déplace de la saisie vers le contrôle : quelqu'un examine les exceptions, le reste suit son cours.
Pour une entreprise de construction avec des sous-traitants variables, des factures liées à des projets et des accords régulièrement différents par mission, la situation est différente. La part des factures qui sortent du schéma standard y est plus importante, et donc aussi la part du travail qui demande de l'appréciation plutôt que de la reconnaissance. Même processus, résultat différent, uniquement parce que le flux de factures sous-jacent est moins répétitif.
Deux éléments doivent être en ordre avant que cela fonctionne en pratique. Premièrement, une reconnaissance fiable des champs de facture : si la reconnaissance de documents lit mal les montants ou les codes de TVA, le problème se déplace simplement de la saisie vers la correction. Deuxièmement, une liaison avec le plan comptable propre à l'entreprise : chaque entreprise comptabilise différemment, et cette liaison doit correspondre à sa propre structure, et non à un schéma générique.
Ceci n'est pas un conseil en matière de personnel ni un argument pour réduire un service comptable. C'est une description de la part du travail qui peut être effectuée aujourd'hui avec l'IA et une supervision, et de la part qui continue de demander de l'appréciation. Ce qu'une entreprise fait de la capacité ainsi libérée relève de l'entreprise elle-même. Pour les décisions affectant le personnel, les exigences légales propres à cette matière s'appliquent, indépendamment de ce qui est décrit ici.
La comptabilisation des factures ne constitue rarement un processus isolé. Quiconque automatise cette tâche arrive naturellement à des processus connexes : le suivi des échéances afin que les factures soient payées à temps, l'établissement et l'envoi des factures de vente à l'autre bout de la comptabilité, et la lecture et le rapprochement des relevés bancaires avec les postes ouverts. Ceux qui souhaitent une vision plus large de la gestion des postes ouverts la trouveront dans l'analyse de la liste des postes ouverts pour les débiteurs et créanciers.
La question de savoir si l'IA prend en charge la comptabilisation des factures d'achat a été répondue ci-dessus : en grande partie oui, avec une supervision humaine sur les exceptions et les écritures fiscalement sensibles. Si cela s'applique aussi à votre propre flux de factures dépend de la part de celui-ci qui est standard et de la part qui diffère.
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