Ofiso vadovas ar teisės skyriaus darbuotojas paruošia dokumentus skaitmeniniam pasirašymui, paskiria tinkamus pasirašančiuosius, išsiunčia dokumentą per e. pasirašymo platformą ir išsaugo pasirašytą rezultatą dokumentų valdymo sistemoje. Iš pirmo žvilgsnio tai yra pasikartojanti, gerai atsekama žingsnių sekа. Vis dėlto atsakymas į klausimą, ar DI gali tai perimti, yra toks: iš dalies, ir tik su tam tikromis sąlygomis.
Struktūrizuotumas įvertinamas aukštai – 4 balais: kai dokumento tipas yra fiksuotas, pavyzdžiui, standartinė sutartis ar pristatymo sutartis, tiksliai žinoma, kuriuos laukus reikia užpildyti, kur yra parašo vietos ir kokia tvarka pasirašantieji turi pasirašyti. Tai užduotis, kurią galima gerai apibrėžti taisyklėmis, todėl ji tinkama automatizuotam apdorojimui. Apimtis (4) šį vaizdą sustiprina: įmonės, kurios daug panašių dokumentų teikia pasirašymui, gauna naudos iš sistemos, kuri perima pasikartojantį darbą.
Tačiau struktūrizuotumas galioja tik tol, kol dokumento tipas yra fiksuotas. Kai organizacija naudoja įvairias sutarčių formas, su suderintais priedais arba dokumentais, kuriuose pasirašantysis skiriasi kiekvienu atveju, automatizavimo pagrindas išnyksta. Tada kažkas pirmiausia turi nustatyti, kokia šablonas ir procesas taikomas, ir tai tiksliai ta dalis, kurios negalima apibrėžti fiksuotu maršrutu.
Du kriterijai, kurie iš tiesų nulemia šį vertinimą, yra klaidų kaina (2) ir atitiktis (2), ir jie yra nepalankūs. Pasirašymo procesas susijęs su dokumento teisiniu galiojimu. Jei sistema paskiria netinkamą asmenį kaip pasirašantįjį, jei parašas atsiduria ant netinkamos sutarties versijos arba jei pasirašytas dokumentas nėra tinkamai archyvuojamas, kyla problemų, kurių negalima išspręsti paprastu pataisymu. Netinkamai pasirašyta darbo sutartis ar pristatymo sutartis su netinkamu parašo teisę turinčiu asmeniu gali sukelti teisinių pasekmių, kurios gerokai nusveria automatizavimu sutaupytą laiką.
Todėl DI vaidmuo čia apsiriboja pagalba: dokumento paruošimą, standartinių laukų užpildymą ir siuntimą per e. pasirašymo platformą galima atlikti taisyklėmis ir robotizuotu procesų automatizavimu (RPA). Tačiau tinkamo pasirašančiojo paskyrimas, ypač kai svarbu parašo teisė, pareigos ar įgaliojimas, reikalauja vertinimo, kurio negalima tiesiog perleisti sistemai. Tai tiksliai ta dalis, kurioje išryškėja taksonomijos antra kategorija: DI gali pateikti pasiūlymą, tačiau žmogus turi tą pasiūlymą patvirtinti arba atmesti, nurodydamas priežastį.
Ar automatizavimas čia veikia, priklauso nuo dviejų dalykų. Pirma: ar egzistuoja fiksuotas pasirašymo procesas kiekvienam dokumento tipui? Standartinei sutarčiai su fiksuota struktūra tai galima automatizuoti; dokumentams, kurie sudaromi kiekvienu atveju individualiai, – ne. Antra: ar tinkamą pasirašantįjį galima teisingai identifikuoti pagal fiksuotus duomenis, pavyzdžiui, pareigas ar vaidmenį sistemoje? Jei šis identifikavimas yra paprastas ir vienareikšmis, sistema gali padėti šiame žingsnyje. Kai parašo teisė priklauso nuo konteksto, pavyzdžiui, sutarties sumos dydžio ar konkretaus įgaliojimo, būtinas žmogaus vertinimas.
Tai taip pat paaiškina, kodėl rezultatas skiriasi pagal organizaciją. Įmonė, kuri per mėnesį teikia pasirašyti šimtus panašių tiekėjų sutarčių, su fiksuotu parašo teisę turinčiu asmeniu kiekvienam sutarties tipui, gali automatizuoti didelę proceso dalį ir apriboti žmogaus vaidmenį iki atrankinės kontrolės. Organizacija, kuri daugiausia apdoroja individualiai pritaikytas sutartis, susijungimo dokumentus ar sutartis su kintančiais įgaliojimais, iš automatizavimo turi mažai naudos: čia kiekvienas žingsnis yra unikalus, o brangios klaidos rizika yra pernelyg didelė, kad būtų galima ją perleisti sistemai.
Palyginimas su kitomis kontrolinėmis užduotimis čia yra naudingas. Kaip ir klientų ir partnerių tikrinimo pagal sankcijų sąrašus atveju: DI gali sugeneruoti pasiūlymą ar signalą, tačiau galutinis vertinimas ir atsakomybė išlieka žmogui, kai klaidos pasekmės yra rimtos. Pasirašymo procesas turi tą pačią savybę: klaidos kaina yra pakankamai didelė, kad nebūtų rekomenduojamas visiškas automatizavimas, net jei užduotis popieriuje yra gerai struktūrizuota.
Kai kalbama apie jau pasirašytų dokumentų archyvavimą, vaizdas keičiasi. Pasirašytų dokumentų saugojimas ir paieškos galimybės labai panašūs į užduotį, aprašytą puslapyje apie popierinio archyvo skaitmenizavimą ir jo prieigos suteikimą, ir tame atvejyje automatizavimo galimybės yra gerokai palankesnės nei pasirašančiųjų paskyrimo atveju.
Atkreipkite dėmesį: jei šis uždavinys yra susijęs su pareigų pasikeitimais ar personalo panaudojimu, tam taikomi atskiri teisiniai reikalavimai; šis puslapis apima tik pačią užduotį, ne pasekmes darbuotojams.
Išvada yra tokia, kad standartinių dokumentų paruošimą ir siuntimą pasirašymui galima paremti taisyklėmis ar RPA, tačiau tinkamo pasirašančiojo paskyrimas ir rezultato priežiūra išlieka žmogaus darbu, kol klaidų kaina ir atitikties rizika yra didelė. Norite sužinoti, kaip tai atrodytų jūsų pačių organizacijoje, įskaitant kitas ofiso vadovų ar teisės skyriaus darbuotojų užduotis? Nemokamas ftetoai.com greitasis testas per dvylika klausimų, be paskyros, pateikia orientacinį įvertinimą, kokią dalį valandų jūsų profilyje šiandien galėtų perimti DI. Išsamesnis darbo testas su kiekvienos užduoties gilesne analize dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.