Neuvotteluhuoneen varaaminen näyttää pieneltä tehtävältä, mutta koostuu sarjasta vaiheita, jotka eivät kaikki kuulu samaan kategoriaan. Osa siitä hoidetaan tällä hetkellä täysin ohjelmiston avulla, ilman että office managerin tarvitsee katsoa asiaa. Toinen osa kulkee järjestelmän kautta, joka tekee ehdotuksen, jonka jälkeen ihminen hyväksyy tai hylkää sen. Ja pieni osa jää ihmistyöksi, myös yrityksissä, jotka ovat muutoin automatisoineet kaiken. Tämä sivu selittää, mikä osa kuuluu mihin, ja miksi.
Varaus noudattaa kiinteää kaavaa: onko tila vapaa, riittääkö kapasiteetti, onko laitteisto käytettävissä, ei ole päällekkäistä varausta. Tämä on juuri sitä logiikkaa, jota ohjelmisto on pystynyt käsittelemään vuosikymmeniä, kunhan kalenterit ja varausjärjestelmä on kytketty toisiinsa. Yrityksessä, jossa kaikki varaavat Outlookin tai Google Calendarin kautta ja varausjärjestelmä on liitetty siihen, kahden varauksen välinen ristiriita on tarkistus, jonka kone suorittaa nopeammin ja virheettömämmin kuin ihminen, joka klikkailee kahden näytön välillä. Jos tämä kytkentä puuttuu, ja osa yrityksestä työskentelee edelleen valkotaulun tai erillisen Excel-tiedoston kanssa, automatisointi pysähtyy ovelle: silloin ei yksinkertaisesti ole luotettavaa datalähdettä, johon reagoida.
Yrityksessä, jolla on muutama neuvotteluhuone ja kourallinen varauksia viikossa, automatisointi ei juuri kannata: aika, jonka office manager käyttää sen ylläpitämiseen, on mitätön. Organisaatiossa, jolla on useita toimipaikkoja, kymmeniä huoneita ja satoja varauksia viikossa, tilanne on toinen. Siellä tehtävä on riittävän toistuva, jotta kannattaa ottaa käyttöön järjestelmä, joka jatkuvasti tarkistaa saatavuutta, havaitsee ristiriitoja ja ehdottaa automaattisesti vaihtoehtoa. Tämä on myös syy, miksi tämänkaltainen automatisointi otetaan usein käyttöön yhdessä sukulaistehtävien kanssa, kuten vierailijoiden vastaanotto ja ilmoittautuminen tai kollegoiden kalenterien hallinta: taustalla olevat järjestelmät ja liitännät ovat osittain samat.
Neuvotteluhuoneen päällekkäinen varaus on yleensä vain harmi, ei katastrofi: joku siirtää tapaamisen tai etsii toisen huoneen. Se tekee tavallisesta varauksesta soveltuvan täydelliseen automatisointiin. Mutta jokainen tilanne ei ole tavallinen. Hallituksen kokous, joka siirtyy vahingossa, asiakas, jotka otetaan vastaan väärässä paikassa, videoneuvottelujärjestelmä, jota ei ole varattu huoneen kanssa ratkaisevalla hetkellä: näissä virheiden seuraukset ulottuvat pidemmälle kuin harmi. Tällaisissa poikkeustapauksissa valvonta ihmisen hyväksynnällä on looginen ratkaisu: järjestelmä havaitsee ristiriidan tai erikoistilanteen, ja ihminen päättää. Tämä on samaa logiikkaa, joka pätee tavoitteiden ja projektien etenemisen seurannassa: rutiinisignaalit käsitellään automaattisesti, poikkeamat esitetään ihmiselle.
Toisin kuin tehtävissä, joissa asiakas tai ulkopuolinen taho kommunikoi suoraan työntekijän kanssa, tilan varaus on yleensä sisäinen prosessi. Ei ole herkkää asiakassuhdetta, joka vaatisi ihmisäänen, ja harvoin on compliance-sääntöjä, jotka määräisivät tiettyä lähestymistapaa. Tämä on yksi syy, miksi tämä tehtävä on helpompi automatisoida kuin esimerkiksi saapuvan postin lajittelu ja jakelu, jossa poikkeavat postilähetykset ja luottamukselliset kirjekuoret vaativat arviointihetken — katso miten saapuvan postin lajittelu ja jakelu suhtautuu automatisointiin.
Tilan vapaana olemisen määrittämisessä ei ole luovaa elementtiä. Tämä alhainen luku luovuuden akselilla ei ole tehtävän puute, se on juuri syy, miksi tämä tehtävä on niin helposti automatisoitavissa: tulkintaa ei tarvita, vain tarkistus kiinteitä sääntöjä vastaan. Vertaa sitä tehtävään kuten matka- ja majoituslaskujen täsmäytys varauksiin, jossa poikkeavat kuitit ja epäselvät säännöt vaativat arviointia — katso miten matka- ja majoituslaskujen täsmäytys varauksiin suhtautuu automatisointiin. Mitä vähemmän tulkintaa tehtävä vaatii, sitä aikaisemmin täysi haltuunotto on mahdollista sen sijaan, että kyse olisi vain valvonnasta.
Lopputulos ei ole, että rooli katoaa, vaan että työn luonne muuttuu. Yksittäisten varausten seuraaminen ja yksinkertaisten päällekkäisten varausten manuaalinen ratkaiseminen on osa, joka soveltuu parhaiten haltuunotolle, kunhan varausjärjestelmä on kytketty kalentereihin. Poikkeustilanteiden arviointi, erikoispyyntöjen käsittely ja tilojen kokonaisjärjestelyn valvonta jää, ainakin toistaiseksi, ihmisen katsottavaksi. Yrityksessä, jossa järjestelmiä ei ole kytketty, muuttuu vähän, kunnes tämä kytkentä on olemassa. Yrityksessä, jossa kytkentä on olemassa, työ siirtyy suorittamisesta valvontaan.
Määritelläksesi, miten tämä koskee omaa organisaatiotasi, on hyödyllistä katsoa ensin, mitä bandwidth tällaisissa arvioinneissa kertoo ja mitä ei — sen voitte lukea sivulta bandwidthin merkityksestä ja rajoituksista. Jos haluatte ensimmäisen suuntaa-antavan arvion omalle yrityksellenne, voitte tehdä ilmaisen pikaskannauksen: kaksitoista kysymystä, ei tiliä vaaditaan, ja arvio siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on AI:n haltuun otettavissa tänään. Täydellinen työskannaus, joka avaa yrityksen työn tehtävä tehtävältä, on vielä rakenteilla ja ei ole tällä hetkellä saatavilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.