Paberarhiivi digiteerimine ja kättesaadavaks tegemine on osaliselt AI ülesanne. AI on hea skannil oleva teksti tuvastamisel ja metaandmete pakkumisel, kuid füüsiline töö — toimikute kapist väljavõtmine, korrastamine, klambrite eemaldamine ja skanneri läbi juhtimine — jääb inimtööks. Sellele järgneb tuvastusvigade kontroll ning see ongi täpselt see osa, kus on vajalik inimlik järelevalve: AI teeb ettepaneku, inimene kiidab selle heaks või lükkab tagasi, koos põhjendusega.
Füüsilise telje hinne on siin madal (1 punkt 5-st) ja see ongi peamine põhjus, miks see ülesanne ei kuulu 1. kategooriasse. Paber tuleb kõigepealt skannerisse viia. See ei ole mõttetöö, vaid käsitsitöö: toimikute tõstmine, järjekorda seadmine, kahjustatud lehtede eraldi panemine, kahepoolsete dokumentide kontrollimine. Arhiivihaldur, kes töötab läbi tuhat kaustat, kulutab suure osa ajast just sellele füüsilisele eeltööle, mitte hilisemale digitaalsele osale. Ükski AI-mudel, ükskõik kui hea tekstituvastuses, ei tõsta kaustat riiulilt.
Ettevõttes, kus arhiiv saabub juba suuresti digitaalselt — näiteks arved, mis saabuvad juba PDF-ina, mitte paberil —, kaob see füüsiline kitsaskoht täielikult. See puudutab sarnast küsimust nagu kas AI suudab üle võtta digitaalsete arvete vahetamise e-arveldamise kaudu, kus dokument juba algab digitaalsel kujul ja automatiseerimine saab seetõttu palju kaugemale minna. Füüsilise paberi olemasolu ei ole seega 'arhiivi digiteerimise' püsiv omadus üldiselt, vaid konkreetse olukorra tunnus, kus paber tuleb alles skannida.
Mahu telje hinne on kõrge (4 punkti 5-st): arhiivis on tavaliselt tegemist sadade kuni tuhandete sarnase struktuuriga dokumentidega. See ongi täpselt see korduvuse liik, kus automatiseerimine paistab silma. Kui dokument on kord skannitud, saab optilise märgituvastusega (OCR) tarkvara lugeda sisu, tuvastada võtmesõnu ja teha esialgse ettepaneku metaandmete jaoks, nagu kuupäev, toimiku number või dokumendi tüüp. Väikese mahu korral — näiteks väikese kontori ühekordne kahekümne isikutoimiku üleandmine — on see kasu peaaegu olematu ning käsitsi skannimine ja käsitsi sisestamine on sageli sama kiire kui süsteemi ülesseadmine ja testimine.
Struktureerituse telje hinne on keskmine (3 punkti 5-st). Mõned arhiivid on üsna ennustatavad: standardvormid, kindla vormistusega lepingud, kindlate väljadega arved. Teised arhiivid on käsitsi kirjutatud märkmete, mahakriipsutatud paranduste, ähmaste koopiate ning erinevates keeltes või kirjatüüpides dokumentide segapudru. Mida segasem arhiiv, seda sagedamini läheb OCR-tuvastus valesti ja seda rohkem peab inimene üle kontrollima. Arhiivihaldur, kes töötleb peamiselt standardiseeritud vorme, näeb teistsuguseid tulemusi kui keegi, kes peab kättesaadavaks tegema aastakümneid vanu, käsitsi kirjutatud kirjavahetusi.
Veakulude ja vastavuse telgede hinne on mõlemal keskmine (3 punkti 5-st). Valesti tuvastatud sõna otsitavas tekstis ei ole tavaliselt katastroof — otsingufunktsioon lihtsalt ei leia dokumenti kohe. Kuid seadusliku säilitamiskohustusega arhiivide, meditsiiniliste toimikute või juriidiliste dokumentide puhul võib viga metaandmetes (vale kuupäev, vale toimiku number) põhjustada selle, et toimikut ei leita õigel ajal üles või see hävitatakse ekslikult. Kui arhiiv kuulub säilitamiskohustuse või muu seadusliku režiimi alla, kehtivad selle kohta eraldi seaduslikud nõuded; see ei ole küsimus, mida lahendab automatiseerimisvalik.
Nende telgede kombinatsioon tähendab, et arhiivihalduri või kontorijuhi roll ei kao, vaid nihkub. Füüsiline skannimistöö ja lõppkontroll jäävad alles; iga välja käsitsi ümbertrükkimine kaob suuresti. Nimetatud eeltingimused ei ole seejuures vabatahtlikud: skannimisseadmed ja OCR-tuvastuse kvaliteet peavad olema korras ning enne dokumentide lõplikult otsitavaks märkimist peab toimuma pistelise kontroll tuvastusvigade suhtes. Ilma sellise kontrollita kuhjuvad väikesed tuvastusvead kokku arhiiviks, mida ei saa usaldusväärselt otsida.
Seda mustrit — füüsiline või tugevalt varieeruv ülesanne, mille saab osaliselt üle võtta, osaliselt mitte — võib näha ka väga erinevates sektorites, näiteks mida saab AI transpordisektoris üle võtta, kus füüsilised toimingud määravad samuti piiri, mida süsteem saab üle võtta. See on kasulik võrdlus, et meeles pidada, et füüsiline telg kaalub tihti rohkem kui see, kui täiustatud on tuvastustarkvara.
Kas soovite teada, kuidas see kehtib teie enda arhiivi või tööülesannete kohta? ftetoai tasuta kiirtest koosneb kaheteistkümnest küsimusest, ei eelda kontot ning annab hinnangu sellele, kui suure osa teie profiili tundidest saab AI juba täna üle võtta. Täielik töökoormuse analüüs koos ülesandepõhise detailanalüüsiga on alles arendamisel; seda me seega veel ei paku, kuid kiirtest annab juba praegu ausa esmase ülevaate.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.