Office manažer nebo právní asistent připravuje dokumenty k digitálnímu podpisu, určuje správné podepisující, odesílá dokument prostřednictvím platformy pro elektronické podepisování a ukládá podepsaný výsledek do systému pro správu dokumentů. Na první pohled jde o opakující se, dobře sledovatelnou posloupnost kroků. Přesto zní odpověď na otázku, zda to může převzít AI: částečně, a jen za určitých podmínek.
Strukturovanost dosahuje vysokého skóre 4: u pevného typu dokumentu, například standardní smlouvy nebo dodavatelské dohody, je přesně známo, jaká pole je třeba vyplnit, kde se nacházejí podpisová políčka a v jakém pořadí jsou podepisující na řadě. Jde o úkol, který se dobře zachycuje pravidly, a tedy vhodný pro automatizované zpracování. Objem (4) tento obraz posiluje: společnosti, které nechávají podepisovat mnoho podobných dokumentů, mají prospěch ze systému, který jim odejme opakující se práci z rukou.
Strukturovanost však platí pouze tak dlouho, dokud je typ dokumentu pevně daný. Jakmile organizace pracuje s proměnlivými typy smluv, s vyjednanými přílohami nebo s dokumenty, u nichž se podepisující liší případ od případu, základ pro automatizaci se rozpadá. Pak musí někdo nejprve určit, jaká šablona a jaký proces se použijí, a to je přesně ta část, kterou nelze zachytit pevně danou trasou.
Dvě osy, které tento úsudek skutečně určují, jsou náklady na chyby (2) a compliance (2), a ty jsou nepříznivé. Proces podepisování se dotýká právní platnosti dokumentu. Pokud systém určí jako podepisujícího nesprávnou osobu, pokud podpis skončí na chybné verzi smlouvy nebo pokud podepsaný dokument není správně archivován, vznikají problémy, které se nedají vyřešit jednoduchou opravou. Chybně podepsaná pracovní smlouva nebo dodavatelská dohoda s nesprávnou osobou oprávněnou k podpisu může mít právní důsledky, které dalece převyšují čas ušetřený automatizací.
Proto je zde role AI omezena na podporu: příprava dokumentu, vyplnění standardních polí a odeslání prostřednictvím platformy pro elektronické podepisování lze provádět pomocí pravidel a robotické procesní automatizace (RPA). Ale určení správného podepisujícího, zejména pokud hraje roli oprávnění k podpisu, funkce nebo mandát, vyžaduje posouzení, které nelze jen tak ponechat na systému. To je přesně ta část, kde do hry vstupuje kategorie dvě z taxonomie: AI může předložit návrh, ale člověk musí tento návrh schválit nebo zamítnout, s odůvodněním.
Zda zde automatizace funguje, závisí na dvou věcech. Za prvé: existuje pevný proces podepisování pro daný typ dokumentu? U standardní smlouvy s pevnou strukturou je to automatizovatelné; u dokumentů sestavovaných případ od případu nikoli. Za druhé: lze správného podepisujícího spolehlivě identifikovat na základě pevných údajů, jako je funkce nebo role v systému? Pokud je tato identifikace jednoduchá a jednoznačná, může systém tento krok podpořit. Jakmile oprávnění k podpisu závisí na kontextu, jako je výše smluvní částky nebo konkrétní plná moc, je nutné lidské posouzení.
Toto také vysvětluje, proč se výsledek liší podle organizace. Společnost, která nechává měsíčně podepisovat stovky podobných dodavatelských smluv, s pevně danou osobou oprávněnou k podpisu podle typu smlouvy, může zautomatizovat velkou část procesu a omezit lidskou roli na namátkovou kontrolu. Organizace, která zpracovává především smlouvy na míru, fúzní dokumenty nebo smlouvy s proměnlivými plnými mocemi, má z automatizace naopak málo přínosu: tam je každý krok jedinečný a riziko nákladné chyby příliš velké na to, aby se ponechalo na systému.
Srovnání s dalšími kontrolními úkoly je zde poučné. Stejně jako u prověřování zákazníků a partnerů podle sankčních seznamů platí: AI může vygenerovat návrh nebo signál, ale konečné posouzení a odpovědnost zůstávají na člověku, jakmile jsou důsledky chyby závažné. Proces podepisování má stejnou vlastnost: náklady na chybu jsou dostatečně vysoké na to, aby bylo od úplné automatizace radno upustit, i když je úkol na papíře dobře strukturovaný.
Pokud jde o archivaci již podepsaných dokumentů, obraz se ovšem mění. Ukládání a zajišťování dohledatelnosti podepsaných dokumentů se silně podobá úkolu popsanému na stránce o digitalizaci a zpřístupnění papírového archivu, a tam jsou příležitosti pro automatizaci podstatně příznivější než u určování podepisujících.
Pozor: pokud tento úkol souvisí se změnami funkcí nebo nasazením personálu, platí pro to vlastní zákonné požadavky; tato stránka pojednává pouze o samotném úkolu, nikoli o důsledcích pro zaměstnance.
Závěr je, že přípravu a odeslání standardních dokumentů k podpisu lze podpořit pomocí pravidel nebo RPA, ale že určování správného podepisujícího a dohled nad výsledkem zůstávají prací pro lidi, dokud jsou náklady na chyby a rizika compliance vysoká. Chcete vědět, jak to dopadne pro vaši vlastní organizaci, včetně dalších úkolů office manažerů nebo právních asistentů? Bezplatný quickscan na ftetoai.com poskytuje ve dvanácti otázkách, bez nutnosti účtu, odhad toho, jakou část hodin ve vašem profilu lze dnes převzít pomocí AI. Kompletní werkscan, s podrobnější analýzou jednotlivých úkolů, se stále připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.