Office manažér alebo právny referent pripravuje dokumenty na digitálne podpísanie, určuje správnych podpisovateľov, odosiela dokument prostredníctvom platformy na elektronické podpisovanie a ukladá podpísaný výsledok do systému na správu dokumentov. Na prvý pohľad je to opakujúca sa, dobre sledovateľná sekvencia krokov. Napriek tomu je odpoveď na otázku, či to môže prevziať AI: čiastočne, a iba za určitých podmienok.
Štruktúrovanosť dosahuje vysoké skóre 4: pri pevnom type dokumentu, napríklad štandardnej zmluve alebo dodávateľskej dohode, je presne známe, ktoré pole treba vyplniť, kde sa nachádzajú podpisové pola a v akom poradí sú podpisovatelia na rade. Ide o úlohu, ktorú je možné dobre zachytiť do pravidiel, a teda vhodnú na automatizované spracovanie. Objem (4) tento obraz posilňuje: spoločnosti, ktoré nechávajú podpisovať veľké množstvo podobných dokumentov, majú z toho prospech, keď systém prevezme opakujúcu sa prácu.
Štruktúrovanosť však platí len pokiaľ je typ dokumentu pevne stanovený. Hneď ako organizácia pracuje s rôznymi formami zmlúv, s vyjednanými prílohami alebo s dokumentmi, kde sa podpisovateľ líši od prípadu k prípadu, základ pre automatizáciu sa vytráca. Vtedy musí niekto najprv určiť, aká šablóna a aký proces sa uplatní, a to je presne tá časť, ktorú nie je možné zachytiť do pevnej trasy.
Dve osi, ktoré tento úsudok skutočne určujú, sú náklady na chyby (2) a compliance (2), a tie sú nepriaznivé. Proces podpisovania sa dotýka právnej platnosti dokumentu. Ak systém určí za podpisovateľa nesprávnu osobu, ak sa podpis dostane na nesprávnu verziu zmluvy, alebo ak sa podpísaný dokument nesprávne archivuje, vznikajú problémy, ktoré nie je možné vyriešiť jednoduchou opravou. Nesprávne podpísaná pracovná zmluva alebo dodávateľská dohoda s nesprávnou osobou oprávnenou na podpis môže mať právne dôsledky, ktoré zďaleka prevyšujú čas ušetrený automatizáciou.
Preto je úloha AI tu obmedzená na podporu: pripravenie dokumentu, vyplnenie štandardných polí a odoslanie prostredníctvom platformy na elektronické podpisovanie sa dá vykonať pomocou pravidiel a robotickej automatizácie procesov (RPA). Určenie správneho podpisovateľa, najmä ak hrá rolu podpisové oprávnenie, funkcia alebo mandát, si však vyžaduje posúdenie, ktoré nie je možné jednoducho prenechať systému. To je presne tá časť, kde sa dostáva do hry druhá kategória z taxonómie: AI môže predložiť návrh, ale človek musí tento návrh schváliť alebo zamietnuť, s odôvodnením.
Či automatizácia tu funguje, závisí od dvoch vecí. Po prvé: existuje pevný proces podpisovania pre daný typ dokumentu? Pri štandardnej zmluve s pevnou štruktúrou je to možné automatizovať; pri dokumentoch, ktoré sa zostavujú od prípadu k prípadu, nie. Po druhé: je možné správne identifikovať podpisovateľa na základe pevných údajov, ako je funkcia alebo rola v systéme? Ak je táto identifikácia jednoduchá a jednoznačná, systém môže tento krok podporiť. Hneď ako podpisové oprávnenie závisí od kontextu, ako je výška hodnoty zmluvy alebo konkrétne splnomocnenie, je potrebné ľudské posúdenie.
Toto vysvetľuje aj to, prečo sa výsledok líši podľa organizácie. Spoločnosť, ktorá nechá podpísať stovky podobných zmlúv s dodávateľmi za mesiac, s pevne stanovenou osobou oprávnenou na podpis pre každý typ zmluvy, môže automatizovať veľkú časť procesu a obmedziť ľudskú úlohu na náhodnú kontrolu. Organizácia, ktorá spracúva najmä individuálne dohody, dokumenty pri fúziách alebo zmluvy s rôznymi splnomocneniami, má z automatizácie naopak málo úžitku: tam je každý krok jedinečný a riziko nákladnej chyby príliš veľké na to, aby sa prenechalo systému.
Porovnanie s inými kontrolnými úlohami je tu objasňujúce. Podobne ako pri preverovaní klientov a partnerov voči sankčným zoznamom platí: AI môže vygenerovať návrh alebo signál, ale konečné posúdenie a zodpovednosť zostávajú na človeku, hneď ako sú dôsledky chyby závažné. Proces podpisovania má tú istú vlastnosť: náklady na chybu sú dostatočne vysoké, aby sa neodporúčala úplná automatizácia, aj keď je úloha na papieri dobre štruktúrovaná.
Pokiaľ ide o archiváciu už podpísaných dokumentov, obraz sa mení. Uloženie a spätná dohľadateľnosť podpísaných dokumentov sa výrazne podobá úlohe, ktorá sa rieši na stránke o digitalizácii a sprístupnení papierového archívu, a tam sú príležitosti pre automatizáciu podstatne priaznivejšie než pri určovaní podpisovateľov.
Upozornenie: ak táto úloha súvisí so zmenami funkcií alebo personálnym nasadením, platia pre ne vlastné zákonné požiadavky; táto stránka sa venuje iba samotnej úlohe, nie dôsledkom pre zamestnancov.
Záver je, že pripravenie a odoslanie štandardných dokumentov na podpis je možné podporiť pravidlami alebo RPA, ale určenie správneho podpisovateľa a dohľad nad výsledkom zostávajú prácou pre ľudí, pokiaľ sú náklady na chyby a riziká súvisiace s compliance vysoké. Chcete vedieť, ako to dopadne pre vašu vlastnú organizáciu, vrátane ďalších úloh office manažérov alebo právnych referentov? Bezplatný quickscan na ftetoai.com poskytuje v dvanástich otázkach, bez potreby účtu, indikáciu toho, akú časť hodín vo vašom profile je dnes možné prevziať pomocou AI. Kompletný werkscan, s podrobnejšou analýzou za každú úlohu, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.