Un office manager o un colaborador jurídico prepara documentos para la firma digital, designa a los firmantes correctos, envía el documento a través de una plataforma de firma electrónica y guarda el resultado firmado en el sistema de gestión documental. A primera vista, se trata de una secuencia de pasos repetitiva y fácil de seguir. Sin embargo, la respuesta a la pregunta de si la IA puede asumir esto es: en parte, y solo bajo determinadas condiciones.
El grado de estructuración obtiene una puntuación alta de 4: en el caso de un tipo de documento fijo, por ejemplo un contrato estándar o un acuerdo de suministro, se sabe exactamente qué campos hay que rellenar, dónde están los recuadros de firma y en qué orden les corresponde firmar a los firmantes. Es una tarea que se puede plasmar bien en reglas y, por tanto, apta para el procesamiento automatizado. El volumen (4) refuerza esa imagen: las empresas que hacen firmar muchos documentos similares se benefician de un sistema que se encargue del trabajo repetitivo.
Pero el grado de estructuración solo es válido mientras el tipo de documento sea fijo. En cuanto una organización trabaja con formas de contrato variables, con anexos negociados o con documentos en los que el firmante varía según el caso, la base de la automatización desaparece. Entonces alguien debe determinar primero qué plantilla y qué proceso son aplicables, y eso es precisamente el elemento que no se puede plasmar en una ruta fija.
Los dos ejes que realmente determinan este juicio son el coste de los errores (2) y el cumplimiento normativo (2), y ambos son desfavorables. Un proceso de firma afecta a la validez jurídica de un documento. Si el sistema designa a la persona equivocada como firmante, si una firma acaba en la versión incorrecta de un contrato, o si un documento firmado no se archiva correctamente, surgen problemas que no se resuelven con una simple corrección. Un contrato de trabajo firmado incorrectamente o un acuerdo de suministro con el apoderado equivocado puede tener consecuencias jurídicas que superan con creces el tiempo que se ahorra con la automatización.
Por eso, el papel de la IA aquí se limita al apoyo: preparar el documento, rellenar los campos estándar y enviarlo a través de la plataforma de firma electrónica se puede hacer con reglas y automatización robótica de procesos (RPA). Pero designar al firmante correcto, especialmente cuando entran en juego la capacidad para firmar, el cargo o el mandato, requiere una valoración que no se puede dejar sin más en manos de un sistema. Ese es precisamente el elemento donde entra en juego la categoría dos de la taxonomía: la IA puede hacer una propuesta, pero una persona debe aprobar o rechazar esa propuesta, con motivos.
Que la automatización funcione aquí depende de dos cosas. En primer lugar: ¿existe un proceso de firma fijo por tipo de documento? En un acuerdo estándar con una estructura fija, esto se puede automatizar; en documentos que se componen caso por caso, no. En segundo lugar: ¿se puede identificar correctamente al firmante adecuado a partir de datos fijos, como el cargo o el rol en un sistema? Si esa identificación es sencilla e inequívoca, un sistema puede apoyar ese paso. En cuanto la capacidad para firmar depende del contexto, como el importe de un contrato o un poder específico, se necesita valoración humana.
Esto también explica por qué el resultado varía según la organización. Una empresa que hace firmar cientos de contratos de proveedores similares al mes, con un apoderado fijo por tipo de contrato, puede automatizar una gran parte del proceso y limitar el papel humano a un control por muestreo. Una organización que procesa principalmente acuerdos a medida, documentos de fusión o contratos con poderes variables tiene, en cambio, poco que ganar con la automatización: allí cada paso es único y el riesgo de un error costoso es demasiado grande para dejarlo en manos de un sistema.
La comparación con otras tareas de control resulta aquí esclarecedora. Igual que ocurre con la selección de clientes y socios en listas de sanciones, se aplica lo siguiente: la IA puede generar una propuesta o una señal, pero la valoración final y la responsabilidad siguen correspondiendo a una persona en cuanto las consecuencias de un error son graves. El proceso de firma tiene esa misma característica: el coste de un error es lo suficientemente alto como para no recomendar la automatización completa, aunque la tarea esté bien estructurada sobre el papel.
Si se trata del archivo de documentos ya firmados, el panorama cambia, sin embargo. Guardar y hacer recuperables los documentos firmados se parece mucho a la tarea que se aborda en la página sobre la digitalización y puesta a disposición de un archivo en papel, y ahí las oportunidades de automatización son considerablemente más favorables que en la designación de firmantes.
Tenga en cuenta que: si esta tarea está relacionada con cambios de función o con la asignación de personal, se aplican requisitos legales propios; esta página trata únicamente sobre la tarea en sí, no sobre las consecuencias para los empleados.
La conclusión es que la preparación y el envío de documentos estándar para su firma se pueden apoyar con reglas o RPA, pero que designar al firmante correcto y supervisar el resultado sigue siendo tarea humana mientras el coste de los errores y los riesgos de cumplimiento normativo sean altos. ¿Desea saber cómo se traduce esto para su propia organización, incluidas otras tareas de office managers o colaboradores jurídicos? El quickscan gratuito de ftetoai.com ofrece, en doce preguntas y sin necesidad de crear una cuenta, una indicación de qué parte de las horas de su perfil puede asumir hoy la IA. El workscan completo, con un análisis en profundidad por tarea, todavía está en construcción.
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