Office manager jew impjegat legali jipprepara dokumenti għall-iffirmar diġitali, jindika l-firmatarji korretti, jibgħat id-dokument permezz ta' pjattaforma tal-e-signing u jaħżen ir-riżultat iffirmat fis-sistema tal-ġestjoni tad-dokumenti. Mal-ewwel daqqa t'għajn, din hija sekwenza ripetittiva u faċli biex tiġi segwita ta' passi. Madankollu, it-tweġiba għall-mistoqsija jekk l-IA tistax tieħu dan f'idejha hija: parzjalment, u biss taħt ċerti kundizzjonijiet.
Il-livell ta' strutturazzjoni jiskorja għoli b'4: fil-każ ta' tip ta' dokument fiss, pereżempju kuntratt standard jew ftehim ta' kunsinna, huwa magħruf eżattament liema oqsma jridu jimtlew, fejn jinsabu l-kaxxi tal-firma u f'liema ordni jmiss it-tir tal-firmatarji. Din hija kompitu li tista' tiġi definita tajjeb f'regoli, u għalhekk adattata għall-ipproċessar awtomatizzat. Il-volum (4) isaħħaħ dan ir-ritratt: kumpaniji li jħallu jiffirmaw ħafna dokumenti simili jibbenefikaw minn sistema li teħodilhom ix-xogħol ripetittiv minn idejhom.
Iżda l-istruttura tapplika biss sakemm it-tip ta' dokument jibqa' fiss. Ladarba organizzazzjoni taħdem b'forom ta' kuntratt varjabbli, b'annessi negozjati jew b'dokumenti fejn il-firmatarju jvarja skont il-każ, il-bażi għall-awtomatizzazzjoni tisparixxi. F'dak il-każ, xi ħadd irid l-ewwel jiddetermina liema mudell u liema proċess japplika, u dan huwa preċiżament il-parti li ma tistax tiġi ffissata f'rotta fissa.
iż-żewġ assi li tabilħaqq jiddeterminaw dan il-ġudizzju huma l-ispejjeż tal-iżbalji (2) u l-konformità (2), u dawn huma sfavorevoli. Proċess ta' ffirmar jaffettwa l-validità legali ta' dokument. Jekk is-sistema tindika l-persuna żbaljata bħala firmatarju, jekk firma tispiċċa fuq il-verżjoni ħażina ta' kuntratt, jew jekk dokument iffirmat ma jiġix arkivjat b'mod korrett, jinħolqu problemi li ma jistgħux jissolvew b'korrezzjoni sempliċi. Kuntratt tax-xogħol iffirmat b'mod ħażin jew ftehim ta' kunsinna b'persuna b'setgħa tal-firma żbaljata jista' jkollu konsegwenzi legali li jmorru ferm lil hinn mill-ħin li jiġi ffrankat bl-awtomatizzazzjoni.
Għalhekk, ir-rwol tal-IA hawnhekk huwa limitat għall-appoġġ: it-tħejjija tad-dokument, il-mili tal-oqsma standard u l-bgħit permezz tal-pjattaforma tal-e-signing jistgħu jsiru b'regoli u robotic process automation (RPA). Iżda l-indikazzjoni tal-firmatarju korrett, speċjalment meta s-setgħa tal-firma, il-funzjoni jew il-mandat għandhom rwol, teħtieġ evalwazzjoni li ma tistax sempliċement titħalla f'idejn sistema. Din hija preċiżament il-parti fejn tidħol it-tieni kategorija mit-tassonomija: l-IA tista' tagħmel proposta, iżda bniedem irid japprova jew jirrifjuta dik il-proposta, b'raġuni.
Jekk l-awtomatizzazzjoni taħdem hawn tiddependi minn żewġ affarijiet. L-ewwel: hemm proċess ta' ffirmar fiss għal kull tip ta' dokument? Fil-każ ta' ftehim standard bi struttura fissa, dan jista' jiġi awtomatizzat; fil-każ ta' dokumenti kkompilati każ b'każ, le. It-tieni: il-firmatarju korrett jista' jiġi identifikat b'mod korrett fuq il-bażi ta' data fissa, bħall-funzjoni jew ir-rwol f'sistema? Jekk dik l-identifikazzjoni hija sempliċi u ċara, sistema tista' tappoġġa dak il-pass. Ladarba s-setgħa tal-firma tiddependi mill-kuntest, bħall-ammont ta' kuntratt jew prokura speċifika, hija meħtieġa evalwazzjoni umana.
Dan jispjega wkoll għaliex ir-riżultat ivarja minn organizzazzjoni għal oħra. Kumpanija li ġġiegħel mijiet ta' kuntratti simili ta' fornituri jiġu ffirmati kull xahar, b'persuna b'setgħa tal-firma fissa għal kull tip ta' kuntratt, tista' tawtomatizza parti kbira mill-proċess u tillimita r-rwol uman għal kontroll bil-kampjun. Organizzazzjoni li tipproċessa l-aktar ftehimiet imfassla apposta, dokumenti ta' fużjoni jew kuntratti b'prokuri varjabbli, ftit li xejn tibbenefika mill-awtomatizzazzjoni: hemmhekk kull pass huwa uniku u l-probabbiltà ta' żball għali hija kbira wisq biex titħalla f'idejn sistema.
It-tqabbil ma' kompiti oħra ta' kontroll huwa illuminanti hawn. Bħalma jgħodd għal l-iskrinjar ta' klijenti u sħab kummerċjali fuq listi ta' sanzjonijiet: l-IA tista' tiġġenera proposta jew sinjal, iżda l-evalwazzjoni finali u r-responsabbiltà jibqgħu f'idejn bniedem hekk kif il-konsegwenzi ta' żball ikunu serji. Il-proċess tal-iffirmar għandu l-istess karatteristika: l-ispejjeż ta' żball huma għoljin biżżejjed biex ma tiġix rakkomandata awtomatizzazzjoni sħiħa, anki jekk il-kompitu fuq il-karta jkun strutturat tajjeb.
Jekk jidħol l-arkivjar ta' dokumenti diġà ffirmati, ir-ritratt jinbidel madankollu. Il-ħażna u t-titjib tal-possibbiltà ta' sejba tal-atti ffirmati jixbah ħafna lill-kompitu ttrattat fil-paġna dwar id-diġitalizzazzjoni u l-ftuħ ta' arkivju tal-karta, u hemmhekk l-opportunitajiet għall-awtomatizzazzjoni huma konsiderevolment aktar favorevoli milli fil-każ tal-indikazzjoni tal-firmatarji.
Attenzjoni: jekk din il-kompitu tkun konnessa ma' bidliet fil-funzjoni jew l-impjieg tal-persunal, japplikaw għaliha rekwiżiti legali speċifiċi; din il-paġna tittratta biss il-kompitu nnifsu, mhux il-konsegwenzi għall-impjegati.
Il-konklużjoni hija li t-tħejjija u l-bgħit ta' dokumenti standard għall-iffirmar jistgħu jiġu appoġġati b'regoli jew RPA, iżda li l-indikazzjoni tal-firmatarju korrett u s-superviżjoni tar-riżultat jibqgħu xogħol tal-bniedem sakemm l-ispejjeż tal-iżbalji u r-riskji ta' konformità jkunu għoljin. Tridu tkun tafu kif dan jgħodd għall-organizzazzjoni tagħkom stess, inklużi kompiti oħra ta' office managers jew impjegati legali? L-iskannjar rapidu bla ħlas ta' ftetoai.com jagħti, permezz ta' tnax-il mistoqsija, mingħajr kont, indikazzjoni ta' liema parti mis-sigħat fil-profil tagħkom tista' tinħataf illum mill-IA. L-iskannjar tax-xogħol sħiħ, b'analiżi aktar fil-fond għal kull kompitu, għadu qed jinbena.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.