En officemanager eller juridisk medarbetare förbereder dokument för digital signering, utser rätt undertecknare, skickar dokumentet via en e-signeringsplattform och sparar det signerade resultatet i dokumenthanteringssystemet. Vid första anblick är detta en repetitiv, väl följbar sekvens av steg. Ändå är svaret på frågan om AI kan ta över detta: delvis, och endast under villkor.
Struktureringsgraden får en hög poäng med en 4: vid en fast dokumenttyp, till exempel ett standardkontrakt eller ett leveransavtal, är det exakt känt vilka fält som ska fyllas i, var signeringsfälten finns och i vilken ordning undertecknarna kommer på tur. Det är en uppgift som lätt kan fastställas i regler, och därmed lämplig för automatiserad hantering. Volymen (4) förstärker den bilden: företag som låter många liknande dokument signeras har nytta av ett system som tar över det repetitiva arbetet.
Men struktureringsgraden gäller endast så länge dokumenttypen är fast. Så snart en organisation arbetar med varierande avtalsformer, med förhandlade bilagor eller med dokument där undertecknaren skiljer sig från fall till fall, faller grunden för automatiseringen bort. Då måste någon först avgöra vilken mall och vilken process som gäller, och det är just den del som inte kan fastställas i en fast rutin.
De två axlar som verkligen avgör detta omdöme är felkostnader (2) och regelefterlevnad (2), och de ligger ofördelaktigt. En signeringsprocess påverkar ett dokuments rättsgiltighet. Om systemet utser fel person som undertecknare, om en signatur hamnar på fel version av ett kontrakt, eller om ett signerat dokument inte arkiveras korrekt, uppstår problem som inte kan lösas med en enkel korrigering. Ett felaktigt signerat anställningsavtal eller ett leveransavtal med fel firmatecknare kan få juridiska konsekvenser som vida överstiger den tid som sparas genom automatisering.
Därför är AI:s roll här begränsad till stöd: att förbereda dokumentet, fylla i standardfält och skicka det via e-signeringsplattformen kan göras med regler och robotic process automation (RPA). Men att utse rätt undertecknare, särskilt när firmateckningsrätt, befattning eller mandat spelar roll, kräver en bedömning som inte helt enkelt kan lämnas till ett system. Det är just den del där kategori två i taxonomin kommer in i bilden: AI kan lägga fram ett förslag, men en människa måste godkänna eller avslå det förslaget, med skäl.
Om automatisering fungerar här beror på två saker. Först: finns det en fast signeringsprocess per dokumenttyp? Vid ett standardavtal med en fast struktur går det att automatisera; vid dokument som sammanställs från fall till fall, inte. För det andra: kan rätt undertecknare identifieras korrekt utifrån fasta uppgifter, såsom befattning eller roll i ett system? Om den identifieringen är enkel och entydig kan ett system stödja det steget. Så snart firmateckningsrätten beror på sammanhang, såsom storleken på ett kontraktsbelopp eller en specifik fullmakt, krävs mänsklig bedömning.
Detta förklarar även varför utfallet skiljer sig mellan organisationer. Ett företag som låter hundratals liknande leverantörskontrakt signeras varje månad, med en fast firmatecknare per kontraktstyp, kan automatisera en stor del av processen och begränsa den mänskliga rollen till stickprovskontroll. En organisation som främst hanterar skräddarsydda avtal, fusionsdokument eller kontrakt med varierande fullmakter har däremot liten nytta av automatisering: där är varje steg unikt och risken för ett kostsamt fel för stor för att lämna åt ett system.
Jämförelsen med andra kontrollerande uppgifter är belysande här. Precis som vid screening av kunder och partners mot sanktionslistor gäller: AI kan generera ett förslag eller en signal, men den slutliga bedömningen och ansvaret ligger kvar hos en människa så snart konsekvenserna av ett fel är allvarliga. Signeringsprocessen har samma egenskap: kostnaden för ett fel är hög nog för att avråda från fullständig automatisering, även om uppgiften på pappret är väl strukturerad.
Gäller det arkivering av redan signerade dokument, förändras bilden dock. Att lagra och göra redan signerade handlingar sökbara liknar starkt uppgiften som behandlas på sidan om digitalisering och tillgängliggörande av ett pappersarkiv, och där är möjligheterna för automatisering betydligt mer gynnsamma än vid att utse undertecknare.
Observera: om denna uppgift hänger samman med förändringar av befattningar eller personalinsats gäller egna lagkrav för detta; denna sida handlar endast om uppgiften i sig, inte om konsekvenserna för medarbetare.
Slutsatsen är att förberedelse och utskick av standarddokument för signering kan stödjas med regler eller RPA, men att utseendet av rätt undertecknare och tillsynen av resultatet förblir mänskligt arbete så länge felkostnaderna och regelefterlevnadsriskerna är höga. Vill ni veta hur detta slår ut för er egen organisation, inklusive andra uppgifter för officemanagers eller juridiska medarbetare? Den kostnadsfria snabbanalysen på ftetoai.com ger med tolv frågor, utan konto, en indikation på vilken del av timmarna i er profil som idag kan tas över av AI. Den fullständiga arbetsanalysen, med en fördjupad analys per uppgift, är fortfarande under uppbyggnad.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.