Voditelj ureda ili pravni suradnik priprema dokumente za digitalno potpisivanje, određuje odgovarajuće potpisnike, šalje dokument putem platforme za e-potpisivanje i pohranjuje potpisani rezultat u sustav za upravljanje dokumentima. Na prvi pogled ovo je repetitivan, dobro pregledan niz koraka. Ipak, odgovor na pitanje može li AI to preuzeti glasi: djelomično, i samo pod određenim uvjetima.
Strukturiranost je s ocjenom 4 visoka: kod fiksnog tipa dokumenta, primjerice standardnog ugovora ili ugovora o isporuci, precizno je poznato koja polja treba popuniti, gdje se nalaze polja za potpis i kojim redoslijedom potpisnici dolaze na red. To je zadatak koji se dobro može utvrditi pravilima, i time prikladan za automatiziranu obradu. Obujam (4) potvrđuje tu sliku: tvrtke koje daju na potpis mnogo istovrsnih dokumenata imaju koristi od sustava koji preuzima taj repetitivni posao.
Ali strukturiranost vrijedi samo dok je tip dokumenta fiksan. Čim organizacija radi s promjenjivim vrstama ugovora, s dogovorenim prilozima ili s dokumentima kod kojih se potpisnik razlikuje od slučaja do slučaja, temelj za automatizaciju otpada. Tada prvo netko mora odrediti koji predložak i koji proces vrijede, a to je upravo dio koji se ne može utvrditi fiksnim postupkom.
Dvije osi koje ovu procjenu zapravo određuju su troškovi grešaka (2) i usklađenost (2), a te su nepovoljne. Proces potpisivanja utječe na pravnu valjanost dokumenta. Ako sustav pogrešno odredi osobu kao potpisnika, ako potpis dospije na pogrešnu verziju ugovora, ili ako potpisani dokument nije pravilno arhiviran, nastaju problemi koji se ne mogu riješiti jednostavnom ispravkom. Pogrešno potpisan ugovor o radu ili ugovor o isporuci s pogrešnom ovlaštenom osobom za potpisivanje mogu imati pravne posljedice koje daleko premašuju vrijeme ušteđeno automatizacijom.
Zato je uloga AI-ja ovdje ograničena na podršku: priprema dokumenta, popunjavanje standardnih polja i slanje putem platforme za e-potpisivanje mogu se izvesti pravilima i robotskom automatizacijom procesa (RPA). Ali određivanje pravog potpisnika, posebno kada su ovlaštenje za potpisivanje, funkcija ili mandat relevantni, zahtijeva procjenu koja se ne prepušta jednostavno sustavu. To je upravo dio gdje na scenu stupa druga kategorija iz taksonomije: AI može predložiti, ali čovjek mora taj prijedlog odobriti ili odbiti, s razlogom.
Hoće li automatizacija ovdje funkcionirati ovisi o dvije stvari. Prvo: postoji li fiksan proces potpisivanja po tipu dokumenta? Kod standardnog ugovora s fiksnom strukturom to je moguće automatizirati; kod dokumenata koji se sastavljaju za svaki slučaj posebno, nije. Drugo: može li se pravi potpisnik pravilno identificirati na temelju fiksnih podataka, kao što su funkcija ili uloga u sustavu? Ako je ta identifikacija jednostavna i jednoznačna, sustav može podržati taj korak. Čim ovlaštenje za potpisivanje ovisi o kontekstu, primjerice visini iznosa ugovora ili specifičnoj punomoći, potrebna je ljudska procjena.
Ovo također objašnjava zašto se ishod razlikuje po organizaciji. Tvrtka koja mjesečno daje na potpis stotine istovrsnih ugovora s dobavljačima, s fiksnom ovlaštenom osobom po tipu ugovora, može automatizirati veliki dio procesa i ograničiti ljudsku ulogu na provjeru uzoraka. Organizacija koja obrađuje uglavnom prilagođene ugovore, dokumente o fuzijama ili ugovore s promjenjivim punomoćima ima upravo malo koristi od automatizacije: tamo je svaki korak jedinstven, a rizik od skupe pogreške previsok da bi se prepustio sustavu.
Usporedba s drugim kontrolnim zadacima ovdje je razjašnjavajuća. Jednako kao kod provjere klijenata i partnera na sankcijskim popisima vrijedi: AI može generirati prijedlog ili signal, ali konačna procjena i odgovornost ostaju na čovjeku čim posljedice greške budu ozbiljne. Proces potpisivanja ima to istu svojstvo: troškovi greške dovoljno su visoki da se odbaci potpuna automatizacija, čak i ako je zadatak na papiru dobro strukturiran.
Ako se pak radi o arhiviranju već potpisanih dokumenata, slika se ipak mijenja. Pohrana i mogućnost pronalaženja potpisanih dokumenata jako nalikuje zadatku koji se obrađuje na stranici o digitalizaciji i otvaranju papirnog arhiva, a tamo su izgledi za automatizaciju znatno povoljniji nego kod određivanja potpisnika.
Napomena: ako je ovaj zadatak povezan s promjenama radnog mjesta ili rasporedom osoblja, za to vrijede posebni zakonski uvjeti; ova stranica govori isključivo o samom zadatku, ne o posljedicama za zaposlenike.
Zaključak je da se priprema i slanje standardnih dokumenata na potpisivanje mogu podržati pravilima ili RPA-om, ali da određivanje pravog potpisnika i nadzor nad rezultatom ostaju posao ljudi sve dok su troškovi grešaka i rizici usklađenosti visoki. Želite li znati kako se to odražava na vašu vlastitu organizaciju, uključujući ostale zadatke voditelja ureda ili pravnih suradnika? Besplatni quickscan na ftetoai.com daje kroz dvanaest pitanja, bez potrebe za računom, indikaciju kojeg dijela sati u vašem profilu AI danas može preuzeti. Potpuni radni scan, s detaljnijom analizom po zadatku, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.