Офис мениджър или юридически сътрудник подготвя документи за електронно подписване, определя правилните подписващи лица, изпраща документа чрез платформа за електронно подписване и запазва подписания резултат в системата за управление на документи. На пръв поглед това е повтаряща се, лесно проследима поредица от стъпки. Все пак отговорът на въпроса дали AI може да поеме това е: отчасти, и само при определени условия.
Степента на структурираност се оценява високо с 4: при фиксиран тип документ, например стандартен договор или договор за доставка, е точно известно кои полета трябва да бъдат попълнени, къде се намират полетата за подпис и в какъв ред идват подписващите лица. Това е задача, която лесно се формализира в правила и следователно е подходяща за автоматизирана обработка. Обемът (4) подсилва тази картина: компании, които дават за подписване много сходни документи, имат полза от система, която поема повтарящата се работа.
Но структурираността важи само докато типът документ е фиксиран. Щом организация работи с различни форми на договори, с договорени приложения или с документи, при които подписващото лице се различава от случай на случай, основата на автоматизацията отпада. Тогава първо трябва някой да определи кой шаблон и какъв процес се прилага, и точно тази част не може да бъде формализирана в фиксиран маршрут.
Двете оси, които наистина определят тази преценка, са разходи за грешки (2) и съответствие (2), и те са неблагоприятни. Процесът на подписване засяга правната валидност на документ. Ако системата определи грешен човек като подписващо лице, ако подпис попадне върху грешна версия на договор, или ако подписан документ не бъде архивиран правилно, възникват проблеми, които не могат да се решат с обикновена корекция. Погрешно подписан трудов договор или договор за доставка с грешно упълномощено лице може да има правни последици, далеко надвишаващи спестеното чрез автоматизацията време.
Поради това ролята на AI тук е ограничена до подпомагане: подготовката на документа, попълването на стандартни полета и изпращането чрез платформата за електронно подписване могат да се правят с правила и роботизирана автоматизация на процеси (RPA). Но определянето на правилното подписващо лице, особено когато правото на подпис, длъжността или мандатът играят роля, изисква преценка, която не се предоставя лесно на система. Точно тук влиза в действие категория две от таксономията: AI може да направи предложение, но човек трябва да го одобри или отхвърли, с обосновка.
Дали автоматизацията работи тук, зависи от две неща. Първо: съществува ли фиксиран процес на подписване за всеки тип документ? При стандартен договор с фиксирана структура това е автоматизируемо; при документи, съставяни за всеки отделен случай — не. Второ: може ли правилното подписващо лице да бъде коректно идентифицирано на база фиксирани данни, например длъжност или роля в система? Ако тази идентификация е проста и еднозначна, система може да подпомогне тази стъпка. Щом правото на подпис зависи от контекст, например размера на сума по договор или конкретно пълномощие, е необходима човешка преценка.
Това обяснява и защо резултатът се различава по организации. Компания, която дава за подписване стотици сходни договори с доставчици на месец, с фиксирано упълномощено лице за всеки тип договор, може да автоматизира голяма част от процеса и да ограничи човешката роля до извадкови проверки. Организация, която обработва основно индивидуализирани договори, документи по сливания или договори с различни пълномощия, има малка полза от автоматизацията: там всяка стъпка е уникална и вероятността за скъпа грешка е твърде голяма, за да се остави на система.
Сравнението с други контролни задачи е тук показателно. Точно както при проверката на клиенти и партньори спрямо санкционни списъци важи: AI може да генерира предложение или сигнал, но крайната преценка и отговорност остават при човек, щом последствията от грешка са сериозни. Процесът на подписване има същото свойство: разходите за грешка са достатъчно високи, за да не се препоръчва пълна автоматизация, дори ако задачата на теория е добре структурирана.
Ако става дума за архивиране на вече подписани документи, картината обаче се променя. Съхранението и осигуряването на откриваемост на подписани документи прилича силно на задачата, разгледана на страницата за дигитализирането и предоставянето на достъп до хартиен архив, и там възможностите за автоматизация са значително по-благоприятни в сравнение с определянето на подписващи лица.
Внимание: ако тази задача е свързана с промени в длъжности или разположение на персонал, за тях важат собствени законови изисквания; тази страница разглежда само самата задача, не последствията за служителите.
Заключението е, че подготовката и изпращането на стандартни документи за подписване могат да се подпомагат с правила или RPA, но определянето на правилното подписващо лице и надзорът върху резултата остават работа за хора, докато разходите за грешки и рисковете за съответствие са високи. Искате ли да разберете как това се отразява на вашата собствена организация, включително други задачи на офис мениджъри или юридически сътрудници? Безплатният quickscan на ftetoai.com дава чрез дванадесет въпроса, без регистрация на акаунт, индикация за коя част от часовете във вашия профил може днес да бъде поета от AI. Пълният работен анализ, с задълбочен анализ по задача, е все още в процес на разработка.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.