Ofitsihaldur või juriidiline töötaja valmistab dokumendid ette digitaalseks allkirjastamiseks, määrab õiged allkirjastajad, saadab dokumendi e-allkirjastamise platvormi kaudu ja salvestab allkirjastatud tulemuse dokumendihaldussüsteemi. Esmapilgul on see korduv ja hästi jälgitav sammude jada. Ent vastus küsimusele, kas AI saab selle üle võtta, on: osaliselt, ja seda ainult teatud tingimustel.
Struktureeritus saab hindeks 4, mis on kõrge: kindla dokumendityübi puhul, näiteks standardlepingu või tarnelepingu korral, on täpselt teada, milliseid välju tuleb täita, kus asuvad allkirjaväljad ja millises järjekorras allkirjastajad tegutsevad. See on ülesanne, mida saab hästi reeglitesse valada ja mis sobib seega automatiseeritud töötlemiseks. Mahtu (4) toetab seda pilti: ettevõtted, kes lasevad allkirjastada palju sarnaseid dokumente, saavad kasu süsteemist, mis võtab korduva töö nende käest üle.
Struktureeritus kehtib aga vaid seni, kuni dokumendityüp on fikseeritud. Niipea kui organisatsioon töötab varieeruvate lepinguvormidega, läbiräägitud lisadega või dokumentidega, kus allkirjastaja erineb juhtumipõhiselt, kaob automatiseerimise aluspõhi. Siis peab kõigepealt keegi määrama, milline mall ja milline protsess kehtib, ja see on täpselt see osa, mida ei saa fikseeritud rajale panna.
Kaks telge, mis siin hinnangut tegelikult määravad, on veakulud (2) ja vastavus (2), ja need on ebasoodsad. Allkirjastamisprotsess mõjutab dokumendi õiguslikku kehtivust. Kui süsteem määrab allkirjastajaks vale isiku, kui allkiri jõuab lepingu valele versioonile või kui allkirjastatud dokumenti ei arhiveerita korrektselt, tekivad probleemid, mida lihtsa korrektuuriga lahendada ei saa. Valesti allkirjastatud töölepingul või tarnelepingul, kus on vale allkirjaõiguslik isik, võivad olla õiguslikud tagajärjed, mis ületavad kaugelt automatiseerimisega säästetud aja.
Seetõttu piirdub AI roll siin toetusega: dokumendi ettevalmistamist, standardväljade täitmist ja saatmist e-allkirjastamise platvormi kaudu saab teha reeglite ja robootilise protsessiautomaatika (RPA) abil. Kuid õige allkirjastaja määramine, eriti kui mängus on allkirjaõigus, ametikoht või mandaat, eeldab hinnangut, mida ei saa niisama süsteemile üle jätta. See on täpselt see osa, kus tulevad mängu taksonoomia kategooria kaks: AI saab teha ettepaneku, kuid inimene peab selle ettepaneku heaks kiitma või tagasi lükkama, tuues põhjuse.
Kas automatiseerimine siin toimib, sõltub kahest asjast. Esiteks: kas on olemas fikseeritud allkirjastamisprotsess dokumendityübi kohta? Kindla struktuuriga standardlepingu puhul on see automatiseeritav; juhtumipõhiselt koostatavate dokumentide puhul ei ole. Teiseks: kas õiget allkirjastajat saab tuvastada fikseeritud andmete, näiteks ametikoha või rolli alusel süsteemis? Kui see tuvastamine on lihtne ja üheselt mõistetav, saab süsteem seda sammu toetada. Niipea kui allkirjaõigus sõltub kontekstist, näiteks lepingusumma suurusest või konkreetsest volituskirjast, on vajalik inimlik hinnang.
See selgitab ka, miks tulemus erineb organisatsioonilt organisatsioonile. Ettevõte, kes laseb kuus allkirjastada sadu sarnaseid tarnijalepinguid, kus igal lepingutüübil on kindel allkirjaõiguslik isik, saab automatiseerida suure osa protsessist ja piirata inimese rolli pistelise kontrolliga. Organisatsioon, kes töötleb peamiselt kohandatud lepinguid, ühinemisdokumente või lepinguid varieeruvate volitustega, saab automatiseerimisest vähe kasu: seal on igal sammul iseärasusi ja kalli vea tõenäosus on liiga suur, et see süsteemile üle jätta.
Võrdlus teiste kontrollivate ülesannetega on siin valgustav. Nagu ka klientide ja partnerite sanktsiooniloendite alusel kontrollimisel kehtib: AI saab luua ettepaneku või signaali, kuid lõplik hinnang ja vastutus jäävad inimese kanda niipea, kui vea tagajärjed on tõsised. Allkirjastamisprotsessil on samasugune omadus: vea maksumus on piisavalt kõrge, et täielikku automatiseerimist ei soovitata, ehkki ülesanne on paberil hästi struktureeritud.
Kui aga jutt on juba allkirjastatud dokumentide arhiveerimisest, muutub pilt küll. Allkirjastatud dokumentide salvestamine ja leitavaks tegemine sarnaneb suuresti ülesandega, mida käsitletakse lehel paberarhiivi digitaliseerimise ja avamise ülevõtmise kohta, ja seal on automatiseerimise võimalused märkimisväärselt soodsamad kui allkirjastajate määramisel.
Pange tähele: kui see ülesanne on seotud ametikohtade muutumisega või personali kasutamisega, kehtivad selle jaoks eraldi seadusest tulenevad nõuded; see lehekülg käsitleb üksnes ülesannet ennast, mitte selle tagajärgi töötajatele.
Järeldus on, et standarddokumentide ettevalmistamist ja saatmist allkirjastamiseks saab toetada reeglite või RPA abil, kuid õige allkirjastaja määramine ja tulemuse üle järelevalve teostamine jäävad inimeste tööks seni, kuni veakulud ja vastavusriskid on kõrged. Soovite teada, kuidas see teie oma organisatsiooni jaoks välja kukub, kaasa arvatud teised ofitsihaldurite või juriidiliste töötajate ülesanded? ftetoai.com tasuta kiirtest annab kaheteistkümne küsimuse põhjal, kontot loomata, hinnangu selle kohta, kui suure osa teie profiili tundidest saab AI juba täna üle võtta. Täielik töötest, koos süvaanalüüsiga igale ülesandele, on veel valmimisel.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.