Größtenteils ja, mit Vorbehalt. Das Erstellen eines Protokolls oder einer Beschlussliste nach einer Besprechung, einschließlich der Erkennung von Aktionspunkten und deren Weitergabe an die Beteiligten, ist eine Aufgabe, die KI heute größtenteils bewältigen kann, sofern eine Aufnahme oder ein brauchbarer Bericht der Besprechung vorliegt. Was übrig bleibt, ist die Kontrolle auf Richtigkeit: Wurde im Text korrekt wiedergegeben, wer was beschlossen hat und wer welche Aktion übernimmt.
Drei Achsen geben den Ausschlag: Strukturiertheit, Beurteilungsspielraum und Volumen.
Die Strukturiertheit erhält eine 3. Eine Besprechung hat eine feste Form — Tagesordnungspunkte, Sprecher, Beschlüsse, Aktionen —, aber der Inhalt unterscheidet sich jedes Mal. KI erkennt das Muster (wer sagt was, was wird vereinbart) gut, muss aber jedes Mal neu bestimmen, was relevant ist, um festgehalten zu werden, und was Nebengeräusch war.
Der Beurteilungsspielraum erhält ebenfalls eine 3. Es ist eine Entscheidung nötig: Ist eine Bemerkung ein Beschluss, ein Vorschlag oder nur ein Gedanke, den niemand aufgreift? Wer schon einmal an einer Besprechung teilgenommen hat, in der drei Personen durcheinanderreden und jemand seinen Standpunkt auf halbem Weg ändert, weiß, dass diese Unterscheidung nicht immer selbstverständlich ist. Ein Sprachmodell kann dies anhand des Kontexts meist gut einschätzen, aber nicht fehlerfrei.
Das Volumen erhält eine 4. Unternehmen mit einer Besprechungskultur — wöchentliche Teambesprechungen, Projekt-Updates, Lenkungsausschüsse — produzieren viele solcher Protokolle. Genau dieses Volumen macht es attraktiv zu automatisieren: dieselbe Art von Aufgabe, immer wieder, mit begrenzter inhaltlicher Variation in der Form.
Kundenkontakt und physische Anwesenheit erhalten beide eine 5, den günstigsten Punkt auf der Skala. Das liegt nicht daran, dass KI dies unbedingt mühelos bewältigt, sondern daran, dass diese Aufgabe keines von beiden erfordert. Ein Protokoll wird nach der Besprechung erstellt, nicht während dieser; es ist keine Live-Interaktion mit einem Kunden und keine physische Handlung erforderlich. Das macht die Aufgabe im Prinzip überall einsetzbar, wo eine Besprechung aufgenommen oder zusammengefasst wird.
Kreativität erhält eine 2, den ungünstigsten Punkt in diesem Profil. Protokollführung besteht größtenteils aus Wiedergeben, nicht aus Erfinden. Es gibt wenig Raum und auch wenig Bedarf für einen eigenen Stil oder eine eigene Interpretation — im Gegenteil, ein Protokollant, der zu viel eigenen Input hinzufügt, verschlechtert damit gerade seine Arbeit. Genau deshalb eignet sich diese Aufgabe gut für KI: Das gewünschte Ergebnis ist eine akkurate Wiedergabe, kein origineller Text.
Fehlerkosten und Compliance erhalten beide eine 3, eine mittlere Position. Ein falsch festgehaltener Aktionspunkt kostet Zeit zur Korrektur und kann zu Verwirrung darüber führen, wer etwas tun sollte, führt aber selten zu direkt messbarem Schaden. In manchen Branchen liegt das anders: Bei einer Beschlussliste, die als formeller Nachweis dient — zum Beispiel in einem Mitbestimmungsgremium oder bei einem Audit — wiegen Fehler schwerer und ist eine genaue Kontrolle jedes Wortes erforderlich. Dort verschiebt sich die Achse Compliance in Richtung eines höheren Wertes, und die Rolle des Menschen, der genehmigt, wird schwerer, nicht leichter.
Ein Managementteam tagt wöchentlich eine Stunde. Eine Aufnahme oder ein Transkript geht an ein System, das eine Beschlussliste erstellt: wer war anwesend, welche Beschlüsse wurden gefasst, wer übernimmt welche Aktion mit welcher Frist. Dieser Entwurf wird automatisch über die Kollaborationsplattform des Teams geteilt. Ein Teilnehmer — oft derjenige, der die Besprechung leitete — liest ihn durch und genehmigt ihn oder schickt ihn mit einer Korrektur zurück. Dieser letzte Schritt, die Beurteilung der Wiedergabe, bleibt Menschenwerk. Dieselbe Logik gilt bei der Managementberichterstattung für Geschäftsführung oder Aktionäre: KI erstellt eine erste Fassung, ein Mensch prüft den Inhalt, bevor er nach außen geht.
Bei einem Unternehmen ohne Aufnahme- oder Berichtskultur — wo Besprechungen informell ablaufen und niemand mitschreibt — fehlt die Grundlage, auf der KI arbeiten kann. Die Rahmenbedingung ist explizit: eine Aufnahme oder ein klarer Bericht der Besprechung. Ohne diesen Input gibt es nichts zusammenzufassen. Auch bei Besprechungen mit viel Fachjargon, stark wechselnden Sprechern durcheinander oder Beschlüssen, die nur implizit gefasst werden, ohne dass jemand sie ausspricht, steigt die Gefahr von Fehlinterpretationen, und die menschliche Kontrolle wird wichtiger als bei einer Besprechung mit einer straffen Tagesordnung.
Was sich ändert, ist nicht, dass die Protokollführung verschwindet, sondern dass der erste Entwurf nicht mehr von einem Menschen getippt wird, während er zuhört. Diese Zeit wird frei für etwas anderes: aktive Teilnahme an der Besprechung selbst, oder die Überwachung der Nachverfolgung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die an ein Team delegiert werden. Die Kontrolle über das Ergebnis bleibt, und bei manchen Besprechungen — wo Beschlüsse juristisches oder finanzielles Gewicht haben — bleibt diese Kontrolle genauso schwer wie zuvor. Wie sich diese Verschiebung in einer bestimmten Branche auswirkt, hängt davon ab, wie viel Besprechungsstruktur bereits vorhanden ist; siehe zum Beispiel was KI im Großhandel übernehmen kann für ein Branchenbild, in dem Besprechungsvolumen und Dokumentationspflicht eine Rolle spielen.
Ob Protokollführung in Ihrem Unternehmen eine Aufgabe ist, die sich leicht verschieben lässt, hängt davon ab, wie Ihre Besprechungen heute schon festgehalten werden und wie schwer die dabei gefassten Beschlüsse wiegen. Verwandte Aufgaben wie die Überwachung des Projektfortschritts anhand eines Zeitplans oder die Organisation und Planung eines Beurteilungszyklus weisen eine vergleichbare Mischung aus Struktur und menschlichem Urteil auf. Der kostenlose Quickscan von FTE TO AI besteht aus zwölf Fragen, erfordert kein Konto und gibt einen Hinweis darauf, welcher Anteil der Stunden in Ihrem Profil heute von KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der die Arbeit eines ganzen Unternehmens Aufgabe für Aufgabe in Vollzeitäquivalent-Kapazität umrechnet, befindet sich noch im Aufbau.
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