KI und das Ausfüllen von Standarddokumenten auf Basis einer Vorlage

Die Frage

Ein administrativer Mitarbeiter oder eine Management-Assistenz, der oder die täglich Bescheinigungen, Verträge und Briefe auf Basis einer festen Vorlage ausfüllt, verrichtet auf den ersten Blick eine Tätigkeit, die sich sehr gut für KI zu eignen scheint. Sie ist wiederkehrend, folgt einem festen Muster, und die Eingabedaten stammen meist schon aus einem System. Trotzdem ist die Antwort nicht einfach ja. Sie lautet teilweise, und welcher Teil das ist, hängt davon ab, wie die Vorlage und die Ausgangsdaten in einem konkreten Unternehmen organisiert sind.

Warum dies teilweise automatisierbar ist

Drei Achsen bestimmen hier das Ergebnis: Strukturiertheit, Volumen und Fehlerkosten.

Die Strukturiertheit ist hoch. Eine Vorlage für eine Arbeitsbescheinigung oder einen Standardvertrag hat feste Felder an festen Stellen: Name, Datum, Betrag, Funktion. Das ist genau die Art von Textarbeit, mit der KI heute gut zurechtkommt, weil die Struktur des Dokuments bereits festgelegt ist und die Aufgabe darauf hinausläuft, Felder anhand vorhandener Daten korrekt auszufüllen.

Das Volumen ist ebenfalls günstig. Unternehmen, die viele gleichartige Dokumente erstellen, ein Zeitarbeitsunternehmen, das monatlich Hunderte von Arbeitsverträgen aufsetzt, eine Gemeinde, die immer wieder dieselbe Bescheinigung ausstellt, haben mehr davon, diesen Prozess zu straffen, als ein Unternehmen, das ein solches Dokument nur ein paar Mal im Jahr erstellt. Bei geringem Volumen steht der Aufwand für die Einrichtung des Prozesses häufig in keinem Verhältnis zu der Zeit, die letztlich eingespart wird.

Die Fehlerkosten liegen im mittleren Bereich, und genau das ist der Grund, warum es sich hier nicht um eine vollständige Übernahme handelt, sondern um eine Aufgabe mit menschlichem Toezicht. Ein falsch eingetragener Betrag in einem Vertrag, ein vertauschter Name in einer Bescheinigung, ein falsches Datum, das sind keine kosmetischen Fehler. Sie können zu rechtlicher Unklarheit führen oder dazu, dass ein Dokument neu erstellt werden muss. Deshalb bleibt ein Kontrollmoment nötig: KI füllt aus, ein Mitarbeiter genehmigt oder lehnt ab, mit Begründung.

Der Beurteilungsspielraum ist gering, was die Aufgabe gerade geeigneter für Automatisierung macht: Es ist wenig Interpretation nötig hinsichtlich dessen, was im Dokument stehen soll, das liegt bereits in der Vorlage und den Ausgangsdaten fest. Kreativität ist praktisch nicht gefragt, und auch das spricht für KI: Es wird nichts erdacht, es wird ausgefüllt. Compliance spielt eine Rolle, sobald es um Verträge oder amtliche Bescheinigungen geht, was bedeutet, dass festgelegte Genehmigungsschritte relevant bleiben, unabhängig davon, wer das Dokument erstellt.

Ein Beispiel

Eine Management-Assistenz erstellt monatlich zehn bis zwanzig Standardbriefe: Bestätigungen, Bescheinigungen, kurze Vertragsanpassungen. Die Daten liegen bereits im Personalsystem vor. Hier lässt sich der Schritt von den Daten zum Dokument gut automatisieren: KI kann den Brief anhand der Vorlage und der Ausgangsdaten erstellen, wonach die Assistenz liest, prüft und versendet. Die Zeit, die übrig bleibt, geht nicht ins Tippen von Text, sondern in dessen Beurteilung.

Bei einem anderen Unternehmen, wo jeder Vertrag individuell ausgehandelt wird und jeder Brief in Ton und Inhalt etwas anders sein muss, liegt der Fall anders. Dort ist die Strukturiertheit geringer, der Beurteilungsspielraum größer, und die Aufgabe verschiebt sich in Richtung Menschenarbeit. Dieselbe Art von Dokument, Arbeitsvertrag, Brief, Bescheinigung, kann also im einen Unternehmen weitgehend automatisierbar sein und im anderen vor allem Handarbeit bleiben. Der Unterschied liegt nicht im Dokumenttyp, sondern darin, wie standardisiert die Vorlage ist und ob die Ausgangsdaten schon irgendwo in einem System vorliegen, oder noch nachgeschlagen oder erfragt werden müssen.

Wo dies heute schon so funktioniert und wo nicht

Die Verschiebung liegt nicht in einem zukünftigen Zeitpunkt, an dem dies „fertig“ ist. Sie liegt schon jetzt in der Frage, ob eine Organisation ihre Vorlagen standardisiert und ihre Ausgangsdaten geordnet hat. Ein Unternehmen, in dem jeder Mitarbeiter seine eigene Version eines Vertrags führt, mit eigener Formatierung und eigenen Varianten, kann diesen Prozess nicht einfach der KI überlassen, auch nicht teilweise. Ein Unternehmen mit einer festgelegten Vorlage pro Dokumenttyp und Daten, die bereits strukturiert gepflegt werden, steht anders da.

Diese Dokumenten-Ausfüllarbeit hängt oft mit anderen administrativen Aufgaben zusammen, die im selben Büro erledigt werden. Wer sich ansieht, wie ein eingehendes Papierarchiv digitalisiert und durchsuchbar gemacht wird, stößt oft auf dieselbe Frage: Liegen die Daten schon strukturiert vor, oder müssen sie erst aus Papier gewonnen werden. Auch das Sortieren und Verteilen eingehender Post berührt dieses Thema, weil viele Standardbriefe eine Reaktion auf etwas Eingehendes sind. Und die Art, wie ein allgemeines E-Mail-Postfach trianiert wird, bestimmt oft, welche Dokumente überhaupt erstellt werden müssen, und auf Basis welcher Daten.

Über Personalfolgen dieser Verschiebung äußern wir uns nicht: Wenn freigewordene Stunden Anlass zu einer Entscheidung über Personal geben, gelten dafür eigene gesetzliche Anforderungen, unabhängig von dieser Analyse.

Was Sie jetzt tun können

Ob dies für Ihre Organisation einen kleinen oder einen substanziellen Teil der administrativen Stunden betrifft, hängt davon ab, wie viele Ihrer Dokumente bereits auf festen Vorlagen basieren und wie viele der Ausgangsdaten schon in einem System vorliegen statt auf Papier oder verteilt über einzelne Dateien. Das ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden, und genau deshalb reicht eine allgemeine Aussage hier nicht aus.