Eine Krankmeldung zu erfassen wirkt einfach: Name, Datum, Grund, voraussichtliche Dauer, fertig im System. Genau deshalb fragen sich viele Unternehmen, ob KI dies nicht einfach übernehmen kann. Die Antwort ist: teilweise, und es ist nützlich zu wissen, warum genau dieser Teil geht und der andere Teil nicht.
Die Aufgabe, wie hier abgegrenzt -- eine Meldung mit Datum, Grund und voraussichtlicher Dauer erfassen, bis hin zur Registrierung -- ist recht strukturiert. Es gibt ein festes Format: ein Datum, ein Textfeld für den Grund, eine Einschätzung der Dauer. Das erzielt entsprechend eine hohe Punktzahl bei der Strukturiertheit. Das Volumen ist oft erheblich: Jedes Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeitern hat fortlaufend Krankmeldungen, und die summieren sich zu einer beachtlichen Anzahl an Stunden Registrierungsarbeit pro Jahr. Auch physisch ist nichts los: Dies ist reine Textarbeit, keine Handlung, die jemand vor Ort ausführen muss. Und Kundenkontakt spielt keine Rolle -- die Meldung kommt von einem Mitarbeiter oder einer Führungskraft, nicht von einem externen Kunden.
Dem steht gegenüber, dass Compliance den Ausschlag gibt, und nicht zugunsten der Automatisierung. Eine Krankmeldung ist eine medizinische Information oder grenzt direkt daran. Der Grund des Fehlens fällt oft unter besondere personenbezogene Daten, mit eigenen Regeln dafür, wer sie sehen darf, wie lange sie aufbewahrt werden und wer Zugang dazu hat. Das ist keine Frage von 'KI kann Text verarbeiten, also kann dies automatisch geschehen' -- es ist eine Frage davon, ob die Verknüpfung mit dem Krankheitsprotokoll und die Datenschutzgarantien in Ordnung sind. Ohne das abgesichert zu haben, ist eine Registrierung durch KI nicht verantwortbar, wie einfach die Aufgabe auf dem Papier auch sein mag.
Der Beurteilungsspielraum erhält daher ebenfalls eine niedrige Punktzahl: Beim Erfassen selbst ist wenig abzuwägen, aber die Sensibilität dessen, was erfasst wird, erfordert eine sorgfältige Einrichtung im Vorfeld. Und die Fehlerkosten sind nicht zu vernachlässigen: ein falsch registriertes Datum oder ein falscher Grund kann Folgen haben für den Aufbau von Fehlzeitendossiers, für die Reintegration und letztlich für Entscheidungen, auf die ein Mitarbeiter Anspruch hat.
Was KI heute bewältigen kann, ist der Text: eine Meldung, die per Nachricht, E-Mail oder Formular eingeht, in die richtigen Felder im Fehlzeitensystem umwandeln, Datum und voraussichtliche Dauer herausfiltern und ordentlich ablegen. Das erspart einem HR-Mitarbeiter oder einer Führungskraft das manuelle Abtippen jeder einzelnen Meldung. Es geht dabei um das Eintippen, nicht um die Beurteilung der Meldung, den Kontakt mit dem Mitarbeiter über den Grund oder die Einschätzung, was die Meldung für die Besetzung bedeutet. Letzteres bleibt Menschenwerk, und genau da hört die Aufgabe in der Praxis oft auf: bei einer registrierten Meldung, nicht bei den Folgeschritten.
Das Ergebnis hängt stark davon ab, wie ein Unternehmen seinen Fehlzeitenprozess eingerichtet hat. Eine Organisation mit einem Fehlzeitensystem, das bereits an das Krankheitsprotokoll gekoppelt ist und bei der die Datenschutzregeln rund um medizinische Informationen technisch abgesichert sind, kann das Eintippen von Meldungen erheblich schneller ablaufen lassen als ein Unternehmen, das noch mit losen Formularen und E-Mails arbeitet. Auch das Volumen macht einen Unterschied: Bei einem Unternehmen mit Hunderten Mitarbeitern und viel kurzfristigem Fehlen lohnt sich die Automatisierung der Eingabearbeit eher als bei einem Unternehmen mit zehn Mitarbeitern, wo eine Führungskraft die Meldung genauso schnell selbst eintippt.
Dies ist einer der vielen Punkte in einem Unternehmen, an dem dieselbe Verschiebung sichtbar wird: KI übernimmt die Eingabearbeit, Menschen behalten die Verantwortung für das, was sensibel oder unsicher ist. Dieselbe Trennlinie sehen Sie wieder bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen, wo der Antrag selbst einfach zu bearbeiten ist, die Abwägung bei Ausnahmen jedoch nicht. Auch bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung liegt der Schwerpunkt auf strukturierter Eingabe, mit menschlicher Kontrolle des Ergebnisses. Und bei der Erstellung von Dienstplänen zeigt sich eine vergleichbare Aufteilung: Die Rechenarbeit lässt sich automatisieren, die Ausnahmen und der Kontext eines Mitarbeiters nicht.
Warum das bei dem einen Unternehmen bereits so funktioniert und bei einem anderen noch nicht, hängt nicht nur von der Aufgabe ab, sondern auch von der Einrichtung der Systeme und Prozesse drumherum -- das wird weiter ausgeführt auf der Seite darüber, warum dieselbe Arbeit pro Unternehmen unterschiedlich ausfällt. Für HR-Aufgaben im weiteren Sinne, und wie diese sich beispielsweise zu IT-Arbeit verhalten, findet sich der Anknüpfungspunkt auf der Seite über Arbeit, die KI in der IT-Abteilung übernehmen kann, wo eine vergleichbare Argumentation auf einen anderen Bereich angewendet wird.
Über Personalentscheidungen, die eventuell aus einer geringeren Arbeitsbelastung bei der Krankmeldungsregistrierung folgen, trifft diese Seite keine Aussage: dafür gelten eigene gesetzliche Anforderungen, unabhängig von dem, was hier über die Aufgabe selbst festgestellt wird.
Möchten Sie wissen, wie dies für Ihren eigenen Fehlzeitenprozess liegt, dann ist der kostenlose Quickscan ein erster Schritt: zwölf Fragen, ohne Konto, mit einer Angabe, welcher Teil der Stunden in diesem Profil heute von KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der die Arbeit Ihres Unternehmens Aufgabe für Aufgabe erfasst, inklusive VZÄ-Berechnung, befindet sich noch im Aufbau und ist derzeit nicht verfügbar.
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