Zaznamenat nahlášení nemoci se zdá jednoduché: jméno, datum, důvod, očekávaná délka trvání, hotovo v systému. Právě proto se mnoho firem ptá, zda by to AI prostě nemohla převzít. Odpověď zní: částečně, a je užitečné vědět, proč právě tato část ano a druhá ne.
Úkol tak, jak je zde vymezen -- zaznamenání hlášení s datem, důvodem a očekávanou dobou trvání, až po samotnou registraci -- je poměrně strukturovaný. Existuje pevný formát: datum, textové pole pro důvod, odhad doby trvání. Skóruje tedy vysoko na strukturovanosti. Objem je často značný: každá firma s více než hrstkou zaměstnanců má průběžně nahlášení nemoci, a ty se sčítají na pěkný počet hodin registrační práce ročně. Ani z hlediska fyzické náročnosti není problém: jde čistě o textovou práci, ne o úkon, který by musel někdo vykonat na místě. A kontakt se zákazníkem zde nehraje roli -- hlášení přichází od zaměstnance nebo nadřízeného, ne od externího zákazníka.
Proti tomu ovšem stojí dodržování předpisů, které je rozhodující, a to ne ve prospěch automatizace. Nahlášení nemoci je zdravotní informace, nebo se jí přímo dotýká. Důvod absence často spadá pod zvláštní kategorie osobních údajů, s vlastními pravidly pro to, kdo to smí vidět, jak dlouho se to uchovává a kdo k tomu má přístup. Nejde o to, že „AI umí zpracovávat text, takže se to dá zautomatizovat" -- jde o to, zda je propojení s protokolem o absenci a záruky ochrany soukromí v pořádku. Bez toho zajištění není registrace pomocí AI odpovědná, ať už je úkol na papíře sebejednodušší.
Prostor pro úsudek je proto rovněž nízký: při samotném zaznamenávání se toho příliš nezvažuje, ale citlivost toho, co se zaznamenává, vyžaduje pečlivé nastavení předem. A náklady na chybu nejsou zanedbatelné: nesprávně zaznamenané datum nebo důvod může mít dopad na vedení dokumentace o absencích, na reintegraci a nakonec i na rozhodnutí, na která má zaměstnanec nárok.
Co AI dnes zvládne, je text: hlášení, které přijde prostřednictvím zprávy, e-mailu nebo formuláře, převést do správných polí v systému evidence absencí, vyfiltrovat z něj datum a očekávanou dobu trvání a úhledně je uložit. To ušetří personalistovi nebo nadřízenému ruční přepisování každého hlášení. Jde přitom o zapsání, ne o posouzení hlášení, kontakt se zaměstnancem ohledně důvodu nebo odhad toho, co hlášení znamená pro obsazenost. To poslední zůstává lidskou prací, a je to přesně tam, kde úkol v praxi často končí: u zaevidovaného hlášení, ne u navazujících kroků.
Výsledek silně závisí na tom, jak má firma nastavený proces řešení absencí. Organizace se systémem evidence absencí, který je již propojen s protokolem o absenci a kde jsou pravidla ochrany soukromí týkající se zdravotních informací technicky zajištěna, může zapisování hlášení výrazně urychlit oproti firmě, která ještě pracuje s volnými formuláři a e-maily. Rozdíl dělá i objem: u firmy se stovkami zaměstnanců a velkým množstvím krátkodobých absencí se automatizace zadávání dat vyplatí spíše než u firmy s deseti zaměstnanci, kde si nadřízený hlášení stejně rychle zapíše sám.
Toto je jedno z mnoha míst ve firmě, kde je vidět stejný posun: AI přebírá práci se zadáváním dat, lidé si podržují odpovědnost za to, co je citlivé nebo nejisté. Stejnou dělicí čáru vidíte i u zpracování žádostí o dovolenou, kde je samotná žádost snadná ke zpracování, ale posouzení výjimek nikoli. I u přípravy zpracování mezd leží těžiště na strukturovaném zadávání dat, s lidskou kontrolou výsledku. A u sestavování rozvrhů hraje roli obdobné rozdělení: výpočetní práci lze automatizovat, výjimky a kontext zaměstnance nikoli.
Proč to v jedné firmě už funguje takto a v druhé zatím ne, nezávisí jen na úkolu samotném, ale i na nastavení systémů a procesů kolem něj -- to je dále rozpracováno na stránce o tom, proč stejná práce dopadá v každé firmě jinak. Pro personální úkoly v širším smyslu, a to, jak se vztahují například k práci na IT oddělení, je výchozí bod k nalezení na stránce o práci, kterou může AI převzít na IT oddělení, kde je obdobná úvaha aplikována na jinou oblast.
Ohledně personálních rozhodnutí, která případně vyplynou z nižší pracovní zátěže při evidenci absencí, tato stránka nezaujímá stanovisko: pro ta platí vlastní zákonné požadavky, nezávisle na tom, co je zde stanoveno o samotném úkolu.
Chcete-li vědět, jak je to s vaším vlastním procesem řešení absencí, je bezplatný quickscan prvním krokem: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s indikací toho, jakou část hodin v tomto profilu lze dnes převést na AI. Kompletní pracovní scan, který zmapuje práci vaší firmy úkol po úkolu včetně výpočtu fte, se ještě připravuje a v tuto chvíli není k dispozici.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.