Zpracování žádostí o dovolenou není jeden úkol, ale řada kroků, a tyto kroky se neposouvají všechny stejným tempem. Kontrola zůstatku a zadání žádosti do systému je dnes už často plně automatizovaná. Posouzení žádosti, která naráží na obsazenost — dva lidé ze stejného týmu, kteří chtějí volno ve stejném týdnu — zůstává rozhodnutím, které patří vedoucímu, případně s pomocí systému, který konflikt signalizuje, ale neřeší. A výjimky, jako je dovolená v souvislosti s reorganizací nebo zaměstnanec s probíhajícím řízením o nemocenské absenci, zůstávají beze sporu lidskou prací. Tato stránka vysvětluje, proč tento úkol v současnosti převážně spadá do prostředního bloku: rpa, které zpracovává většinu žádostí, s člověkem, který posuzuje zbytek.
Žádost o dovolenou má pevnou formu: zaměstnanec, období, zůstatek, norma obsazenosti. To znamená, že úkol na ose strukturovanosti dosahuje vysokého skóre. Systém může žádost ověřit vůči zůstatku a předem nastaveným pravidlům obsazenosti a na základě toho žádost schválit nebo předat člověku. To je také přesně důvod, proč zde rpa dnes už odvádí práci: pravidla lze zachytit v logice a objem žádostí je zpravidla dostatečně vysoký, aby se automatizace vyplatila. U firmy s pevnými směnami a jednoduchou politikou dovolené je tento podíl vyšší než u firmy s mnoha individuálními dohodami na míru pro každého zaměstnance, kde jsou pravidla méně jednoznačně stanovena.
Důvod, proč tento úkol nepřechází zcela na AI, se skrývá v prostoru pro úsudek. Jakmile žádost naráží na obsazenost týmu, přestává existovat pevná odpověď. Kdo má prioritu: zaměstnanec, který požádal jako první, ten s nejdelší dobou zaměstnání, nebo ten s lékařským důvodem? To je rozhodnutí, které systém může signalizovat, ale nemůže učinit, aniž by někdo dokázal vysvětlit důvod za volbou. To je také jádro schvalování s dohledem: systém předloží žádost, vedoucí schválí nebo zamítne a toto rozhodnutí umí zdůvodnit. U firmy s napjatou obsazeností a mnoha sezónními dovolenými — například ve zdravotnictví nebo v gastronomii — je tento podíl vyšší než v kancelářském prostředí s velkými personálními rezervami.
Objem žádostí o dovolenou je často vysoký: každý zaměstnanec to dělá vícekrát za rok, a u větších týmů se to nasčítá na značný tok žádostí za měsíc. Tato opakovanost dělá automatizaci atraktivní, i když jednotlivá žádost není složitá. Stejný vzorec vidíme u dalších úkolů s velkou opakovaností a pevnými pravidly, jako je výpočet přesčasů na základě odpracovaného času nebo zpracování změn rozvrhu po nahlášení nemoci nebo žádostech o výměnu. Ve všech těchto případech není důvodem k automatizaci složitost jednoho případu, ale součet mnoha podobných případů.
Chybné schválení dovolené je většinou možné vrátit zpět a nevede k přímé finanční ztrátě, což udržuje náklady na chyby na mírné úrovni. Přesto se úkol dotýká compliance: zůstatek dovolené souvisí s pracovními podmínkami a při systematickém zamítání žádostí je mohou zaměstnanci napadnout. Proto zůstává u odchylek nutný lidský krok, ne proto, že by systém nezvládl početní stránku, ale proto, že důsledky nesprávného rozhodnutí vyžadují zdůvodnitelné posouzení. Pro rozhodnutí, která sahají dál než žádost o dovolenou — například když se vzorce dovolené zohledňují v personálních rozhodnutích — platí vlastní zákonné požadavky, o kterých tato stránka nevynáší úsudek.
Rozdělení, které je zde nastíněno, neplatí všude stejně. Organizace s jasnými, jednotnými schvalovacími pravidly pro každý tým a systémem dovolené s aktuálním, propojeným zůstatkem může nechat proběhnout větší část žádostí bez zásahu. Organizace s mnoha výjimkami, manuální evidencí zůstatků nebo vzájemně odlišnými dohodami podle týmu si bude ponechávat větší část u člověka, jednoduše proto, že základní podmínky pro automatizaci — pevná pravidla a aktuální data — tam nejsou splněny. To je stejná závislost, kterou vidíte u přípravy zpracování mzdy na základě pevných položek a u tvorby rozvrhů v rámci norem obsazenosti: čím pevněji jsou pravidla stanovena předem, tím větší část může probíhat automaticky.
AI nemůže žádosti o dovolenou zpracovávat samostatně a zcela. Většinu rutinních žádostí — zůstatek v pořádku, žádný konflikt s obsazeností — může zpracovat systém. Žádosti, které narážejí na obsazenost nebo se odchylují od normy, vyžadují vedoucího, který schválí nebo zamítne se zdůvodněním. Není to přechodná fáze na cestě k plné automatizaci, ale rozdělení, které souvisí s povahou výjimek: dokud vyžadují posouzení, které musí být možné vysvětlit, zůstává tato část lidskou prací.
Abyste zjistili, jak toto rozdělení vypadá pro vaši vlastní organizaci, je užitečné podívat se na podkladová pravidla a systémy: jsou schvalovací pravidla pro každý tým stanovena a je zůstatek dovolené v systému k dispozici aktuálně. Bezplatný quickscan od FTE TO AI se skládá ze dvanácti otázek, lze jej absolvovat bez účtu a poskytuje indikaci, jakou část hodin u tohoto typu profilů lze dnes převést na AI. Kompletní pracovní scan, který rozebírá práci firmy úkol po úkolu a převádí ji na kapacitu fte, se ještě připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.