AI и попълването на стандартни документи въз основа на шаблон

Въпросът

Административен служител или административен асистент, който всеки ден попълва декларации, договори и писма въз основа на фиксиран шаблон, върши работа, която на пръв поглед изглежда много подходяща за AI. Тя е повтаряща се, следва фиксирана схема, а входните данни обикновено вече идват от система. И все пак отговорът не е просто да. Той е частично, и коя част зависи от това как шаблонът и изходните данни са организирани в конкретна компания.

Защо това е частично автоматизируемо

Три оси определят тук резултата: структурираност, обем и разходи за грешки.

Структурираността е висока. Шаблон за трудова декларация или стандартен договор има фиксирани полета на фиксирани места: име, дата, сума, длъжност. Това е точно видът текстова работа, с която AI днес се справя добре, защото структурата на документа вече е зададена и задачата се свежда до правилно попълване на полета въз основа на наличните данни.

Обемът също е благоприятен. Компании, които произвеждат много от едни и същи документи, агенция за временна заетост, която изготвя стотици трудови договори месечно, община, която издава едно и също удостоверение отново и отново, имат по-голяма полза от рационализирането на този процес, отколкото компания, която изготвя такъв документ само няколко пъти годишно. При нисък обем времето, необходимо за настройка на процеса, често не е пропорционално на времето, което в крайна сметка се спестява.

Разходите за грешки са по средата и точно това е причината това да не е пълно поемане на задачата, а задача с човешки надзор. Грешно попълнена сума в договор, разменено име в декларация, неправилна дата, това не са козметични грешки. Те могат да доведат до правна неяснота или до документ, който трябва да бъде изготвен отново. Затова остава необходим момент на проверка: AI попълва, служител одобрява или отхвърля, с основание.

Пространството за преценка е малко, което прави задачата още по-подходяща за автоматизация: необходима е малко интерпретация относно това какво трябва да съдържа документът, тъй като това вече е зададено в шаблона и изходните данни. Творчеството практически липсва, и това също работи в полза на AI: не се измисля нищо, а само се попълва. Комплайънсът играе роля, когато става дума за договори или официални декларации, което означава, че установените стъпки за одобрение остават релевантни, независимо от това кой изготвя документа.

Пример

Административен асистент изготвя месечно между десет и двадесет стандартни писма: потвърждения, декларации, кратки промени в договори. Данните вече са в системата за персонал. Тук стъпката от данни до документ може добре да се автоматизира: AI може да изготви писмото въз основа на шаблона и изходните данни, след което асистентът чете, проверява и изпраща. Времето, което остава, не отива в писане на текст, а в неговата оценка.

В друга компания, където всеки договор се договаря индивидуално и всяко писмо трябва да е малко по-различно по тон и съдържание, положението е различно. Там структурираността е по-ниска, пространството за преценка е по-голямо, и задачата се измества към човешка работа. Един и същи вид документ, трудов договор, писмо, декларация, може следователно в едната компания да бъде до голяма степен автоматизируем, а в другата да остане предимно ръчна работа. Разликата не е в типа документ, а в това колко стандартизиран е шаблонът и дали изходните данни вече се намират някъде в система, или все още трябва да бъдат търсени или запитвани.

Къде това работи вече днес и къде не

Промяната не е в някакъв бъдещ момент, в който това ще бъде „готово“. Тя се крие вече сега във въпроса дали дадена организация е стандартизирала своите шаблони и има ли изходните си данни в ред. Компания, в която всеки служител поддържа своя собствена версия на договор, със собствено форматиране и собствени варианти, не може просто така да прехвърли този процес на AI, дори частично. Компания с един установен шаблон за всеки тип документ и данни, които вече се поддържат структурирано, е в различно положение.

Тази работа по попълване на документи често е свързана с други административни задачи, извършвани в същия офис. Който разгледа как входящ хартиен архив се дигитализира и прави достъпен за търсене, често вижда, че се връща същият въпрос: дали данните вече са структурирани, или първо трябва да бъдат извлечени от хартия. Също и сортирането и разпределянето на входяща поща засяга тази тема, защото много стандартни писма са отговор на нещо входящо. А начинът, по който се извършва триаж на общ имейл входящ пощенски кутия, често определя кои документи изобщо трябва да бъдат изготвени и въз основа на какви данни.

Относно последиците за персонала от тази промяна ние не правим изявление: ако освободените часове са повод за решение относно персонала, за това важат собствени законови изисквания, независимо от този анализ.

Какво можете да направите сега

Дали това засяга малка или съществена част от административните часове във вашата организация, зависи от това колко от вашите документи вече работят на фиксирани шаблони и колко от изходните данни вече се намират в система, вместо на хартия или разпръснати по отделни файлове. Това е различно за всяка компания, и точно затова общо твърдение тук не е достатъчно.