Controlorii financiari și administratorii de sistem trebuie să poată demonstra cine a făcut ce modificare în date financiare importante și când. Acel jurnal de audit este baza pentru control și responsabilizare, intern și către auditor sau autoritatea de supraveghere. Întrebarea este dacă AI poate prelua această înregistrare, sau dacă acest lucru trebuie să rămână muncă umană.
Această sarcină obține un scor ridicat pe cele trei axe care sunt decisive, dar nu în modul în care v-ați putea aștepta. Nu este o sarcină pentru AI generativă sau automatizare inteligentă cu capacitate de evaluare. Este o sarcină pentru RPA: software determinist, condus de reguli, care înregistrează ce se întâmplă, fără interpretare.
O modificare într-un sistem contabil sau ERP este un eveniment structurat: un utilizator ajustează o sumă, un cont sau o contraparte, la un moment fix, într-un câmp fix. Nu este nimic de interpretat. Cine a făcut modificarea, care a fost valoarea veche și care este valoarea nouă sunt date exacte pe care sistemul le cunoaște deja în momentul mutației.
Mai mult, volumul este mare: într-un sistem ERP de dimensiune medie au loc zilnic zeci până la sute de mutații, de la linii de facturi până la ajustări ale registrului general. Înregistrarea manuală nu este realistă la acest volum și nici nu este necesară, deoarece sistemul înregistrează deja modificarea în momentul în care aceasta se produce. Acesta este exact tipul de sarcină pentru care a fost conceput RPA: volum ridicat, complet structurat, fără nevoie de judecată.
Axa conformității obține un scor de 1, ceea ce este nefavorabil pentru automatizarea superficială, și acesta este un semnal important. Nu este vorba aici de conformitate care face AI dificil, ci de conformitate care impune ca înregistrarea să fie impenetrabilă, imodificabilă și demonstrabil de încredere. Un jurnal de audit care poate fi el însuși manipulat nu are valoare pentru un auditor sau o autoritate de supraveghere. Aceasta înseamnă că tehnologia nu contează atâta timp cât condițiile de bază nu sunt corecte: sistemul trebuie să înregistreze automat, iar fișierele de jurnal trebuie păstrate imodificabil, în afara accesului utilizatorului care a făcut modificarea.
Marja de judecată obține un scor de 4: este nevoie de foarte puțină interpretare privind ce anume înregistrați, cel mult un acord punctual privind ce câmpuri sunt suficient de relevante pentru a fi înregistrate. Costul erorilor obține un scor de 3, mediu: o linie de jurnal omisă este neplăcută în cadrul unui control, dar de obicei reparabilă dacă sistemul înregistrează consecvent. Contactul cu clienții, munca fizică și creativitatea nu sunt relevante aici și, prin urmare, obțin toate scorul maxim favorabil automatizării, pur și simplu pentru că nu joacă niciun rol în această sarcină.
Dacă sistemul dvs. contabil sau ERP are deja o funcție de audit trail care înregistrează modificările automat și imodificabil, atunci această sarcină este de fapt deja preluată. Rolul controlorului financiar sau al administratorului de sistem se deplasează astfel de la înregistrarea propriu-zisă la verificarea dacă înregistrarea este completă și neafectată, precum și la evaluarea conținutului în cazul unui eșantion sau al unei investigații. Acest din urmă aspect, interpretarea unei modificări suspecte, rămâne muncă umană și nu face parte din această sarcină.
La o altă companie, situația poate fi diferită. Dacă se lucrează încă cu un sistem vechi sau personalizat, fără audit trail integrat, atunci înregistrarea trebuie încă instituită sau completată cu un instrument separat, iar acesta este un proiect de implementare, nu o preluare deja pregătită. Dacă accentul nu se pune pe înregistrarea propriu-zisă, ci pe evaluarea abaterilor — de exemplu semnalarea unor modele neobișnuite de modificare care pot indica fraudă — atunci sarcina se deplasează spre categoria a doua: AI sau software poate marca abaterile, dar un om evaluează și decide cu motivație. Aceasta este o sarcină diferită de înregistrarea propriu-zisă și merită o evaluare proprie.
Imodificabilitatea fișierului de jurnal nu este un detaliu tehnic, ci esența valorii acestuia. De îndată ce fișierele de jurnal pot fi ajustate de aceleași persoane care fac modificările subiacente, funcția de control este practic lipsită de valoare, indiferent cât de avansată este înregistrarea în alte privințe. Acest lucru privește controlul intern și eventual obligațiile legale de păstrare a documentelor financiare; pentru acestea se aplică cerințe legale proprii care diferă în funcție de situație și sector, și pe care această pagină nu le stabilește.
De altfel, această sarcină nu este izolată de automatizarea mai amplă legată de control și gestionarea riscurilor. Cei care se uită la Verificarea clienților și partenerilor pe liste de sancțiuni văd un model similar: sarcinile de control structurate, de volum mare, se prestează bine pentru automatizare, atâta timp cât rezultatul rămâne demonstrabil de încredere. Și la departamentul IT înregistrarea și auditarea joacă un rol important, iar considerațiile de acolo sunt frecvent paralele cu cele din administrația financiară.
Această pagină descrie o sarcină pe baza unei estimări generale. Modul în care aceasta se aplică propriei dvs. echipe depinde de sistemul pe care îl utilizați, de măsura în care funcționalitatea de audit trail este deja instituită și de rolul pe care îl joacă înregistrarea alături de evaluarea abaterilor. Dacă doriți să aflați ce parte din orele din propriul dvs. profil poate fi preluată în acest moment de AI, puteți completa scanarea rapidă gratuită de la ftetoai: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație imediată. Scanarea completă a activității, care aprofundează funcțiile și echipele individuale, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.