Achizițiile constau într-un lanț lung de sarcini: de la semnalarea unei nevoi, până la negociere, comandă, recepție și facturare. Unele dintre aceste sarcini sunt în mare parte administrative și urmează un tipar fix. Altele necesită estimare, simț relațional sau o evaluare care nu poate fi prinsă în reguli. Taxonomia noastră numără 62 de sarcini în acest domeniu, împărțite în trei categorii. Acest articol arată tiparul: ce tip de muncă se încadrează unde și de ce.
Sarcinile pe care AI le poate executa în practică de sine stătător au de obicei două caracteristici: intrarea este structurată și există un răspuns clar, verificabil, corect. Gândiți-vă la verificarea confirmării comenzii. Prețul, cantitatea și termenul de livrare de pe confirmare sunt comparate cu ceea ce s-a comandat, iar o abatere poate fi stabilită obiectiv. Nu este necesar niciun spațiu de interpretare.
Aceeași situație se aplică la plasarea comenzii la furnizor de îndată ce o cerere de achiziție a fost aprobată. Transformarea unei cereri aprobate într-o comandă oficială este o chestiune de a prelua corect datele în sistemul și formatul corect, nu de evaluare.
Și procesarea facturilor de achiziție se încadrează aici în mare parte: potrivirea facturii, comenzii și bonului de recepție este o comparație în trei sensuri cu criterii fixe. Atât timp cât documentele sunt digitale și lizibile, aceasta este o sarcină în care un sistem face potrivirea mai rapid și mai consecvent decât ar face-o un om manual. Ce au în comun aceste sarcini este faptul că sursa adevărului este deja stabilită în alte sisteme: comanda, cererea, contractul. AI compară și procesează, nu inventează nimic.
Cel mai mare grup de sarcini la departamentul de achiziții combină o propunere din partea AI cu o evaluare umană care aprobă sau respinge, motivat. Aceasta este o repartizare a muncii diferită de preluarea completă: sistemul face prima trecere, omul poartă responsabilitatea deciziei.
Solicitarea și compararea ofertelor este un bun exemplu în acest sens. Un sistem poate pune fără efort ofertele una lângă alta pe criterii de preț, condiții și termen de livrare, iar acest overzicht este valoros. Dar care furnizor se pretează cel mai bine la situație depinde și de aspecte care nu se găsesc mereu în ofertă: experiențe anterioare, importanță strategică, dispoziția de a-și asuma riscuri. Această evaluare necesită un om care poate aproba sau respinge rezultatul.
Investigarea abaterilor de preț se încadrează de asemenea în această categorie. Un sistem poate semnala că prețul de pe factură diferă de prețul convenit și poate chiar sugera o cauză probabilă. Dar rezolvarea efectivă cu furnizorul, precum și întrebarea dacă abaterea este acceptabilă, rămâne o evaluare pe care trebuie să o facă cineva cu cunoștințe despre relație și contract.
Și evaluarea performanțelor furnizorilor se încadrează aici. Datele privind termenul de livrare, calitatea și reclamațiile pot fi colectate și rezumate bine, dar judecata privind ce înseamnă acest lucru pentru continuarea relației este o decizie cu consecințe pe care un om trebuie să o poată motiva. Această categorie este în practică cea mai mare, întrucât achizițiile sunt prin excelență un domeniu în care cifrele oferă o indicație, dar nu spun toată povestea.
Un al treilea grup de sarcini nu se pretează pentru preluare, nici măcar cu supraveghere, întrucât esența muncii se rotește în jurul convingerii, construirii încrederii sau luării unei decizii cu consecințe pe termen lung care nu rezultă numai din date.
Negocierea prețurilor de achiziție este exemplul cel mai clar. Negocierea este un proces dinamic, social, în care tonul, timing-ul și încrederea reciprocă sunt cel puțin la fel de importante ca cifrele. Un sistem AI poate oferi contribuții, dar a purta discuția în sine este cu totul altceva.
Selectarea furnizorului pentru un contract important sau de lungă durată rămâne de asemenea muncă umană, mai ales atunci când alegerea depășește prețul și termenul de livrare. Dependența strategică, riscul de reputație și calitatea colaborării pe termen lung sunt factori dificil de cuantificat.
În plus, onboarding-ul furnizorului rămâne o sarcină în care este necesar control uman asupra datelor de conformitate și de plată, tocmai pentru că erorile aici presupun risc financiar. Aceasta se leagă de o temă mai largă: atunci când utilizarea AI afectează deciziile privind cine execută munca sau modul în care este organizată o companie, se aplică cerințe legale proprii, așa cum se poate citi și în regulamentul privind AI și angajații dumneavoastră.
Ce separă cele trei categorii nu este complexitatea sarcinii în sine, ci natura deciziei care se află în ea. Compararea, potrivirea și preluarea datelor deja stabilite este adecvată pentru automatizare completă. Evaluarea pe baza mai multor criterii, parțial subiective, necesită supraveghere. Convingerea, negocierea și alegerea strategică rămân muncă umană. Acest tipar nu este unic pentru achiziții: la ce muncă poate prelua AI la logistică și la sarcinile de HR, așa cum sunt descrise în ce muncă poate prelua AI la departamentul de HR, aceeași tripartiție se repetă: munca structurată în categoria 1, munca de evaluare în categoria 2, munca relațională și decizională în categoria 3.
Câte ore eliberează acest lucru în mod concret depinde puternic de dimensiunea departamentului de achiziții, de sistemele deja conectate și de numărul de furnizori și contracte. Nu se poate indica un procent general pentru aceasta fără a cunoaște situația proprie.
Clasificarea din acest articol oferă tiparul, nu situația exactă din propriul dumneavoastră departament de achiziții. Pentru o primă indicație există quickscan-ul gratuit al ftetoai: douăsprezece întrebări, fără cont, cu o indicație privind ce parte din orele din profilul dumneavoastră poate fi preluată astăzi de AI. Scanarea completă a muncii, care aprofundează sarcini și procese specifice, este încă în construcție; nu o putem oferi încă aici, dar o vom anunța de îndată ce va fi disponibilă.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.