Controllers e administradores de sistemas financeiros devem conseguir demonstrar quem fez qual alteração em dados financeiros importantes, e quando. Esse registo de auditoria é a base para o controlo e a prestação de contas, tanto internamente como perante o contabilista ou a entidade reguladora. A questão é se a IA pode assumir esse registo, ou se este trabalho deve continuar a ser feito por uma pessoa.
Esta tarefa pontua alto nos três eixos determinantes, mas não da forma que talvez esperasse. Não é uma tarefa para IA generativa ou automação inteligente com capacidade de avaliação. É uma tarefa para RPA: software determinístico, orientado por regras, que regista o que acontece, sem interpretação.
Uma alteração num sistema de contabilidade ou num sistema ERP é um evento estruturado: um utilizador ajusta um montante, uma conta ou uma contraparte, num momento fixo, num campo fixo. Não há nada a interpretar. Quem fez a alteração, qual era o valor antigo e qual é o novo valor são dados concretos que o sistema já conhece no momento da mutação.
O volume é, além disso, elevado: num sistema ERP de dimensão média ocorrem diariamente dezenas a centenas de mutações, desde linhas de fatura até ajustes no livro-maior. Registar isto manualmente não é realista com esse volume, nem tão pouco necessário, pois o sistema já regista a alteração no momento em que ela ocorre. Este é exatamente o tipo de tarefa para a qual a RPA foi concebida: volume elevado, totalmente estruturada, sem necessidade de julgamento.
O eixo da compliance pontua com um 1, precisamente de forma desfavorável para uma automatização leviana, e isso é um sinal importante. Não se trata aqui de compliance que dificulta a IA, mas de compliance que exige que o registo seja à prova de falhas, inalterável e demonstravelmente fiável. Um registo de auditoria que possa ser manipulado não tem valor nenhum para um contabilista ou entidade reguladora. Isto significa que a técnica utilizada é irrelevante enquanto as condições prévias não estiverem corretas: o sistema deve registar automaticamente, e os ficheiros de registo devem ser conservados de forma inalterável, fora do alcance do utilizador que fez a alteração.
O espaço de julgamento pontua com um 4: praticamente não é necessária interpretação sobre o que se regista, quando muito um único acordo sobre quais os campos suficientemente relevantes para serem registados. O custo do erro pontua com um 3, valor médio: uma linha de registo em falta é incómoda numa auditoria, mas geralmente recuperável se o sistema registar de forma consistente. Contacto com clientes, trabalho físico e criatividade não estão aqui em causa e pontuam, por isso, todos no máximo favorável à automatização, simplesmente porque não desempenham qualquer papel nesta tarefa.
Se o seu sistema de contabilidade ou sistema ERP já dispõe de uma funcionalidade de trilho de auditoria que regista as alterações automaticamente e de forma inalterável, então esta tarefa já foi, de facto, assumida. O papel do controller ou do administrador de sistemas desloca-se então de registar por si próprio para verificar se o registo está completo e intacto, e para avaliar o conteúdo numa amostragem ou investigação. Esta última parte, a interpretação de uma alteração suspeita, continua a ser trabalho humano e está fora do âmbito desta tarefa.
Noutra empresa, este cenário pode ser diferente. Se ainda se trabalhar com um sistema antigo ou feito por medida sem trilho de auditoria incorporado, o registo terá ainda de ser configurado ou complementado com uma ferramenta separada, e isso é um projeto de implementação, não uma assunção pronta a usar. Se a ênfase não estiver no próprio registo, mas na avaliação de anomalias — por exemplo, sinalizar padrões de alteração pouco habituais que possam indicar fraude — então a tarefa desloca-se para a categoria dois: a IA ou o software podem assinalar anomalias, mas uma pessoa avalia e decide com fundamento. Essa é uma tarefa diferente do próprio registo, e merece uma avaliação própria.
A inalterabilidade do ficheiro de registo não é um detalhe técnico, mas o cerne do seu valor. No momento em que os ficheiros de registo se tornam alteráveis pelas mesmas pessoas que fazem as alterações subjacentes, a função de controlo torna-se, de facto, sem valor, independentemente do quão avançado for o registo em si. Isto tem implicações no controlo interno e possivelmente em obrigações legais de conservação de documentação financeira; para tal aplicam-se requisitos legais próprios que variam por situação e setor, e que esta página não estabelece.
Esta tarefa não está, aliás, isolada da automatização mais ampla em torno do controlo e da gestão de risco. Quem consultar Selecionar clientes e parceiros com base em listas de sanções verá um padrão semelhante: tarefas de controlo estruturadas e de elevado volume prestam-se bem à automatização, desde que o resultado permaneça demonstravelmente fiável. Também no departamento de TI o registo e a auditoria desempenham um papel importante, e as considerações aí são muitas vezes paralelas às da administração financeira.
Esta página descreve uma tarefa com base numa estimativa geral. A forma como isto se aplica à sua própria equipa depende do sistema que utiliza, do grau em que a funcionalidade de trilho de auditoria já está implementada, e do papel que o registo desempenha em relação à avaliação de anomalias. Se quiser saber que parte das horas no seu próprio perfil pode, neste momento, ser assumida pela IA, pode preencher a quickscan gratuita da ftetoai: doze perguntas, sem necessidade de conta, com uma indicação imediata. A análise de trabalho completa, que aborda funções e equipas individuais em maior profundidade, está ainda em construção.
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